Document Sign

Firmare il contratto di lavoro online e riaverlo prima del primo giorno

Il nuovo assunto inizia lunedì e il contratto è ancora in viaggio per posta. Invialo oggi, riavrai stasera la firma fatta dal suo telefono, e lascia la carta ai pochi documenti per cui la legge la richiede.

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Quanti giorni lavorativi mancano all'arrivo del tuo nuovo assunto? Contali con il calcolatore dei giorni lavorativi e invia il contratto in tempo.

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Assunti a distanza o che si trasferiscono
due lettere e i giorni che ci mettono, all'andata e al ritorno
Firma mancante il primo giorno
un nuovo assunto che inizia a lavorare prima che le condizioni siano firmate
Inseguire le carte
telefonate ed email per sapere se il contratto è arrivato ed è stato firmato
Con Document Sign
un solo invio, uno stato per ogni persona, un PDF sigillato quando tutti hanno firmato

Firmare il contratto di lavoro online significa riavere le condizioni del nuovo assunto firmate prima del primo giorno di lavoro, con una documentazione da archiviare. Carichi il contratto definitivo in PDF, aggiungi il nuovo assunto e chi firma per l'azienda, posizioni i campi di firma, sigla e data, e invii. Il dipendente firma nel browser, da telefono o computer, senza account, ed entrambi ricevete un PDF sigillato con un certificato di firma che elenca nomi, orari, indirizzi IP, dispositivi e ogni passaggio. Il flusso di firma permette al responsabile di firmare solo dopo il dipendente, e Document Sign raccoglie i documenti di ogni nuovo assunto in un unico progetto.

Meglio essere chiari su che cosa sia questa firma. Document Sign offre una firma elettronica semplice ai sensi del Regolamento UE eIDAS. Secondo eIDAS, a una firma elettronica non possono essere negati effetti giuridici né l'ammissibilità come prova per il solo fatto di essere elettronica, ma solo la firma elettronica qualificata ha lo stesso effetto giuridico di una firma autografa. Alcuni documenti di lavoro richiedono di più. In Germania, ad esempio, la clausola del termine in un contratto a tempo determinato richiede la forma scritta, che una firma elettronica sostituisce solo se qualificata, e un licenziamento o una risoluzione consensuale non si possono firmare elettronicamente in nessun caso. Altri Paesi hanno regole proprie. Questa pagina non è una consulenza legale: verifica le regole del tuo Paese e del tuo tipo di contratto, e leggi la differenza tra firma semplice, avanzata e qualificata.

Cosa ottieni

  • Firmare il contratto di lavoro online da qualsiasi telefono

    Il nuovo assunto apre il link dall'email, scorre le pagine, compila i campi uno dopo l'altro e firma con il dito o digitando il proprio nome. Nessun account e nessuna app.

  • Prima il dipendente, poi l'azienda

    Con la firma in sequenza attiva, l'amministratore viene invitato solo dopo che il dipendente ha firmato. Vede sulle pagine i dati inseriti dal dipendente, in sola lettura.

  • Una copia per le buste paga

    Aggiungi il tuo commercialista o il consulente del lavoro come destinatario che riceve solo una copia. Non firma, ma fa parte del documento.

  • Tutto il pacchetto di benvenuto in un progetto

    Contratto, accordo di riservatezza e regolamento informatico come documenti separati in un progetto per ogni nuovo assunto, con la data di inizio come scadenza e una barra di avanzamento.

  • Nuovi assunti che leggono un'altra lingua

    Scegli per ogni destinatario la lingua delle email e della pagina di firma tra 16 lingue, mentre il contratto resta nella lingua in cui l'hai scritto.

  • Una documentazione da archiviare

    Ogni pagina porta un timbro con il numero del documento. Il certificato di firma, il sigillo digitale, le impronte SHA-256 e una marca temporale indipendente rendono visibile ogni modifica successiva.

Provalo con il prossimo contratto che invii

Scegli un documento per cui nel tuo Paese basta una firma elettronica semplice, come una proposta di assunzione o un regolamento informatico, e invialo con Document Sign. Lascia su carta ciò che la legge riserva alla carta.

Scopri come funzionaVedi tutti i piani

Come iniziare

  1. Verifica quale forma richiede il documento

    Controlla se il tuo Paese richiede la forma scritta o una firma qualificata per questo contratto o questa clausola. Usa Document Sign per i documenti per cui basta una firma elettronica semplice.

  2. Carica il contratto definitivo

    Carica il contratto come PDF fino a 25 MB con un titolo chiaro e inseriscilo in un progetto dedicato al nuovo assunto.

  3. Aggiungi firmatari e campi

    Aggiungi il dipendente e chi firma per l'azienda, attiva la firma in sequenza, aggiungi chi gestisce le buste paga come destinatario in copia e posiziona i campi di firma, sigla e data.

  4. Invia e archivia

    Aggiungi un breve messaggio di benvenuto e una data entro cui firmare, prima del primo giorno di lavoro. Se serve, invia un promemoria con un clic, poi scarica il PDF sigillato per il fascicolo del personale.

Prezzi

Document Sign parte da un prezzo mensile fisso (vedi prezzi) per workspace, non per dipendente né per firma. I dipendenti non pagano mai e non hanno bisogno di un account.

Ogni piano stabilisce quanti documenti puoi inviare e quanto spazio hai per i file firmati.

Vedi tutti i piani

Fa al caso tuo?

Fa per te se

  • Piccoli datori di lavoro che assumono poche persone all'anno e vogliono i contratti firmati prima del primo giorno
  • Negozi, agenzie e uffici con personale in più sedi
  • Datori di lavoro che assumono persone all'estero o che lavorano da remoto
  • Responsabili d'ufficio che devono far firmare anche regolamenti, accordi di riservatezza e prese visione del manuale del personale

Non fa per te se

  • Documenti che il tuo Paese richiede in forma scritta o con firma elettronica qualificata, come la clausola del termine in un contratto a tempo determinato in Germania
  • Licenziamenti e risoluzioni consensuali per cui la legge esclude la forma elettronica, come in Germania
  • Datori di lavoro che vogliono modelli di contratto che inseriscono da soli nomi e stipendi: Document Sign fa firmare documenti già pronti
  • Aziende che si aspettano che i contratti firmati finiscano in automatico in un sistema HR o paghe

Domande frequenti

Posso firmare il contratto di lavoro online con Document Sign?

In molti casi sì. Document Sign permette al dipendente e all'azienda di firmare con una firma elettronica semplice ai sensi di eIDAS e produce un PDF sigillato con la traccia della firma. Se basti dipende dal Paese e dalla clausola, quindi verifica le regole prima di inviare.

Quando una firma elettronica semplice non basta per i documenti di lavoro?

Quando la legge richiede la forma scritta e non accetta quella elettronica, oppure la accetta solo come firma qualificata. In Germania la clausola del termine in un contratto a tempo determinato richiede la forma scritta, che solo una firma elettronica qualificata sostituisce, e i licenziamenti non si possono firmare elettronicamente in nessun caso.

Document Sign offre una firma elettronica qualificata?

La firma che Document Sign dà a ogni firmatario di questi documenti è la firma elettronica semplice. Se nel tuo Paese un contratto o una clausola richiede una firma qualificata, firmalo con un prestatore di servizi fiduciari qualificato o su carta.

Che cosa vede il dipendente quando firma?

Il tuo messaggio, le pagine del contratto, i campi da compilare e un contatore di quanto manca. Prima di concludere conferma di accettare la firma elettronica. Può anche rifiutare indicando un motivo.

Il personale può confermare di aver letto il manuale o un regolamento?

Sì. Carica il manuale o il regolamento in PDF, aggiungi accanto al campo firma una casella obbligatoria come "Ho letto e compreso questo regolamento" e invialo a ogni dipendente. Il certificato registra quando ciascuno ha firmato.

Il Nachweisgesetz tedesco consente di fornire la comunicazione delle condizioni in PDF?

Il Nachweisgesetz consente la comunicazione delle condizioni essenziali in forma testuale, inviata elettronicamente, se il dipendente può salvarla e stamparla e tu chiedi una conferma di ricezione. In settori come edilizia, alberghi e ristorazione, pulizia di edifici, parrucchieri ed estetica questa strada è chiusa: la comunicazione deve essere su carta e firmata a mano.

I contratti firmati vengono condivisi fuori dal nostro workspace?

No. I documenti restano nel tuo workspace KIMISUITE e non vengono condivisi con altri workspace. La schermata di caricamento lo dice chiaramente: il tuo file resta privato in questo workspace.

Questa è una consulenza legale?

No. Questa pagina spiega che cosa fa Document Sign e cita come esempio alcune norme tedesche, tratte dal testo di legge pubblicato su gesetze-im-internet.de. Il diritto del lavoro cambia da Paese a Paese: nel dubbio rivolgiti a un avvocato giuslavorista.

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