Una firma elettronica è un dato in forma elettronica, accluso oppure connesso tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzato dal firmatario per firmare, come definito dal regolamento europeo eIDAS.
La definizione è ampia: un nome digitato, una firma tracciata su un telefono e una firma basata su certificato da smart card rientrano tutte nella definizione. Ciò che le distingue è quanto riescono a provare circa l'identità del firmatario e l'eventuale modifica del documento dopo la firma.
I tre livelli previsti da eIDAS
Le regole derivano dal Regolamento (UE) n. 910/2014, noto come eIDAS, che si applica direttamente in ogni Stato membro dell'UE. È stato modificato nel 2024 dal Regolamento (UE) 2024/1183, principalmente per introdurre il portafoglio europeo di identità digitale; i tre livelli di firma restano invariati.
| Livello | Definizione giuridica (eIDAS) | Cosa richiede in pratica | Effetto giuridico |
|---|---|---|---|
| Firma elettronica semplice (SES) | Art. 3(10): dati in forma elettronica acclusi oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati, utilizzati dal firmatario per firmare | Nulla di specifico. Una firma tracciata o digitata, un clic su "Accetto", una firma scansionata incollata in un file | Non può essere negata come prova solo perché elettronica (Art. 25(1)); il suo valore è valutato caso per caso |
| Firma elettronica avanzata (AdES) | Art. 3(11) e Art. 26: connessa unicamente al firmatario, idonea a identificarlo, creata con dati di cui il firmatario ha il controllo esclusivo e collegata ai dati in modo da rendere rilevabile ogni modifica successiva | Di norma una firma basata su certificato in cui il firmatario controlla la chiave | Come sopra, con una prova molto più solida dell'identità del firmatario e dell'integrità del documento |
| Firma elettronica qualificata (QES) | Art. 3(12): una firma avanzata creata con un dispositivo di creazione di firma qualificato e basata su un certificato qualificato | Un certificato qualificato rilasciato da un prestatore di servizi fiduciari qualificato, utilizzato su un dispositivo certificato come smart card, token USB o un servizio di firma remota qualificato | Effetto giuridico equivalente a una firma autografa (Art. 25(2)); riconosciuta in tutti gli Stati membri (Art. 25(3)) |
In primo luogo, nessun livello è "invalido". L'articolo 25(1) stabilisce che a una firma elettronica non possono essere negati gli effetti giuridici e l'ammissibilità come prova in giudizio solamente perché è elettronica o non qualificata. Ciò che cambia è quanto sia facile provarla in caso di controversia.
In secondo luogo, solo la firma qualificata equivale automaticamente a una firma autografa in tutta l'UE. Le altre due vengono valutate come prova, ed è per questo che una buona traccia di audit è così importante per loro.
Cosa rende solida una firma semplice
Poiché una firma elettronica semplice non ha una prova incorporata, le evidenze devono arrivare dal contesto. In pratica, questo significa:
- chi è stato invitato, con quale indirizzo email e se è stato usato un controllo aggiuntivo come un codice via email
- quando il documento è stato aperto e firmato, con il fuso orario
- da dove, sotto forma di indirizzo IP e dispositivo
- che il file non è cambiato, dimostrato da un'impronta (hash) della versione originale e di quella firmata e da un sigillo sul PDF finale
- una marca temporale indipendente, ad esempio una marca temporale RFC 3161 emessa da un'autorità di marcatura temporale, così che l'ora della firma non dipenda dall'orologio del proprio server
- il consenso esplicito del firmatario a firmare elettronicamente
Una firma semplice con questa documentazione è una prova molto più solida di una firma scansionata e incollata in un file Word senza alcun registro, anche se sulla carta entrambe sono "semplici".
Quale livello serve per un documento?
eIDAS definisce i livelli e i loro effetti. Se un documento richieda una forma particolare è stabilito dal diritto nazionale, e questo varia da Paese a Paese. Alcuni schemi generali:
| Situazione | Livello tipico | Nota |
|---|---|---|
| Offerte, conferme d'ordine, preventivi | Semplice | Nessun requisito di forma nella maggior parte dei Paesi; l'obiettivo è provare l'accordo |
| Contratti di servizio, contratti con liberi professionisti e fornitori | Semplice, a volte avanzata | La maggior parte dei contratti commerciali può essere conclusa in qualsiasi forma |
| Consensi dei clienti, moduli di onboarding, approvazioni interne | Semplice | Conservare il registro insieme al documento |
| Contratti di locazione, contratti di lavoro | Dipende dal Paese e dalla clausola | Alcune clausole possono essere soggette alla forma scritta secondo il diritto nazionale |
| Qualsiasi caso in cui la legge prescriva la forma scritta | Qualificata, dove la forma elettronica è ammessa | In Germania, ad esempio, la forma scritta prevista dalla legge può essere sostituita elettronicamente solo con una QES (§ 126a BGB) |
| Documenti per cui la legge esclude la forma elettronica | Solo cartaceo | In Germania, il recesso da un contratto di lavoro deve avvenire su carta; la forma elettronica è esclusa (§ 623 BGB) |
| Atti notarili, molti trasferimenti immobiliari | Notaio | Al di fuori di ciò che qualsiasi strumento di firma può sostituire |
La regola pratica onesta: la maggior parte dei documenti aziendali quotidiani non richiede una forma particolare, e una firma semplice ben documentata è sufficiente. Dove la legge richiede la forma scritta, verifichi se la forma elettronica è consentita e, in caso affermativo, utilizzi una firma qualificata. Nel dubbio, consulti un avvocato nel Paese la cui legge disciplina il contratto.
Cosa non è una firma elettronica
- Non è un sigillo elettronico. Un sigillo elettronico (Art. 3(25)) è creato da una persona giuridica, come un'azienda, per attestare l'origine e l'integrità di un documento. Una firma è apposta da una persona fisica. Una piattaforma di firma spesso sigilla il PDF finale così che le modifiche diventino visibili, ma quel sigillo non sostituisce la firma del firmatario.
- Non è una marca temporale. Una marca temporale prova che dei dati esistevano a una certa ora. Rafforza una firma, ma non è una firma.
- Non è la stessa cosa di "firma digitale". Il termine descrive di solito la tecnica crittografica (chiavi e certificati) alla base delle firme avanzate e qualificate. Una firma elettronica semplice spesso non ne utilizza alcuna.
Un esempio concreto
Un piccolo hotel con 12 camere firma circa 40 documenti al mese: 25 conferme di eventi e prenotazioni di gruppo, 10 contratti con fornitori e cinque documenti relativi al personale.
- Le 25 conferme di prenotazione e i 10 contratti con fornitori non hanno requisiti di forma. Una firma elettronica semplice con un registro completo è adeguata.
- Dei cinque documenti relativi al personale, la maggior parte può essere firmata allo stesso modo, a seconda del diritto nazionale. In Germania il recesso da un contratto di lavoro deve avvenire su carta.
- Una volta all'anno il titolare firma un patto parasociale per il quale il suo avvocato richiede una firma qualificata. Quel singolo documento richiede una QES.
Quindi in un mese normale praticamente tutto funziona al livello semplice. Le eccezioni sono rare e prevedibili: il documento occasionale che la legge mantiene su carta e l'unico contratto all'anno per cui viene richiesto un certificato qualificato. Questo schema è tipico per le piccole imprese.
Come funziona in KIMISUITE
Document Sign utilizza come standard una firma elettronica semplice ai sensi di eIDAS. I destinatari firmano senza creare un account, ogni firmatario conferma di accettare di firmare elettronicamente e il documento finale è un unico PDF sigillato con un registro di firma (nomi, orari, IP, dispositivo, cronologia) e una marca temporale indipendente RFC 3161. Dove è richiesta una firma qualificata, a partire dal piano Business un firmatario può firmare con il certificato presente sul proprio token USB o smart card, utilizzando KIMISUITE Signer per Windows.
Il flusso di lavoro passo dopo passo è descritto in Document Sign è disponibile: invii un PDF per la firma dal Suo workspace.
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