Peppol è una rete internazionale e un insieme di standard per lo scambio elettronico di documenti aziendali come le fatture, in cui ogni partecipante si collega una sola volta tramite un fornitore di servizi certificato e può poi raggiungere tutti gli altri partecipanti.
Il nome in origine stava per "Pan-European Public Procurement On-Line", un progetto cofinanziato dalla Commissione Europea avviato nel 2008. Dal 2012 la rete è gestita da OpenPeppol, un'associazione internazionale senza scopo di lucro di diritto belga con sede a Bruxelles. Oggi Peppol è utilizzato ben oltre l'Europa e ben oltre gli appalti pubblici.
Come funziona Peppol: il modello a quattro angoli
Prima di Peppol, le reti di fatturazione elettronica erano per lo più chiuse. Acquirente e fornitore dovevano usare lo stesso provider, quindi un fornitore con molti clienti finiva spesso su molti portali. Peppol ha sostituito tutto questo con il modello a quattro angoli:
| Angolo | Chi | Ruolo |
|---|---|---|
| 1 | Mittente (fornitore) | Crea la fattura nel proprio software |
| 2 | Access point del mittente | Un fornitore di servizi certificato Peppol che invia il documento nella rete |
| 3 | Access point del destinatario | Il fornitore di servizi certificato del destinatario, che accetta il documento |
| 4 | Destinatario (cliente) | Riceve la fattura nel proprio software |
OpenPeppol descrive il principio come "connect once, reach all": ogni mittente si collega a un fornitore di servizi e può raggiungere ogni destinatario, e viceversa. Funziona come le reti telefoniche, dove si può chiamare qualcuno su una rete diversa senza passare a quella rete.
Tre ulteriori elementi costitutivi rendono possibile tutto questo:
- Peppol ID. Ogni partecipante ha un identificativo, spesso basato su un numero di partita IVA o di registro imprese nazionale, con un codice di schema anteposto.
- SML e SMP. Un registro centrale, il Service Metadata Locator, punta al Service Metadata Publisher dove sono memorizzati i dati di ciascun partecipante: quale access point riceve per loro e quali tipi di documento accettano. Il software di invio lo cerca automaticamente, proprio come un browser trova un sito web tramite il suo nome di dominio.
- Sicurezza. I messaggi tra gli access point viaggiano su un'infrastruttura a chiave pubblica, così mittente e destinatario possono avere la certezza che un documento sia autentico e non modificato.
Cosa invia Peppol: Peppol BIS Billing 3.0
Una rete da sola non basta; entrambe le parti devono anche comprendere il contenuto. Per fatture e note di credito, Peppol utilizza Peppol BIS Billing 3.0. Secondo la specifica Peppol, si tratta di una core invoice usage specification (CIUS) dello standard europeo EN 16931, e i documenti conformi ad essa sono conformi anche alla EN 16931.
La EN 16931 deriva a sua volta dalla Direttiva 2014/55/UE, che impone alle amministrazioni aggiudicatrici pubbliche dell'UE di ricevere ed elaborare fatture elettroniche conformi allo standard. Le amministrazioni centrali hanno dovuto farlo dal 18 aprile 2019, mentre gli Stati membri potevano concedere alle amministrazioni sub-centrali tempo fino al 18 aprile 2020. Per questo la fatturazione verso il settore pubblico è stato il primo grande utilizzo di Peppol.
Chi lo governa
OpenPeppol stabilisce le regole e certifica i fornitori di servizi. Nei singoli Paesi può delegare questo ruolo a una Peppol Authority, di solito un ente governativo, che supervisiona la rete nella propria giurisdizione e può aggiungere regole nazionali. È così che una rete internazionale può tenere conto dei requisiti locali.
Dove Peppol è obbligatorio
Peppol è volontario in molti Paesi e obbligatorio in alcuni. Un esempio: in Belgio, le fatture elettroniche strutturate tra aziende belghe registrate ai fini IVA sono obbligatorie dal 1° gennaio 2026 e, secondo l'autorità fiscale belga, vengono inviate tramite la rete Peppol, con Peppol BIS come formato di riferimento.
Altri Paesi seguono strade diverse. Alcuni gestiscono piattaforme statali centrali attraverso cui passa ogni fattura, altri accettano qualsiasi formato strutturato inviato via email. La Germania, ad esempio, consente la libera scelta del canale di trasmissione per la sua fatturazione elettronica B2B, come spieghiamo in Fatturazione elettronica in Germania: cosa vale nel 2025, 2027 e 2028.
Cosa Peppol non è
- Non è un sistema dell'autorità fiscale. Peppol trasporta documenti tra aziende. Nei Paesi con clearing statale, le fatture devono anche essere comunicate o approvate dall'autorità, e Peppol da solo non lo fa.
- Non è un formato che si sceglie al posto della legge. Se una fattura inviata tramite Peppol soddisfi i Suoi obblighi dipende dalle regole del Suo Paese.
- Non è email. Un PDF allegato a un'email non è un documento Peppol, anche se il PDF sembra uguale.
- Non è solo per le grandi aziende. Tramite un fornitore di servizi o un software di fatturazione, un'azienda con 20 clienti può usarlo tanto quanto una con 20.000.
Un esempio concreto
Una società di consulenza fattura a 30 clienti aziendali al mese. Cinque di loro sono grandi aziende che richiedono ciascuna le fatture tramite il proprio portale fornitori. Ogni mese qualcuno accede a cinque portali, ridigita o carica ogni fattura e verifica se è stata accettata: circa 15 minuti per fattura, quindi poco più di un'ora al mese, e di più quando un portale cambia le proprie regole.
Se quei cinque clienti possono ricevere tramite Peppol, la società di consulenza invia la fattura dal proprio software ai loro Peppol ID. Il software mostra se ogni fattura è stata consegnata. Il lavoro sui portali scompare, e i restanti 25 clienti possono essere aggiunti uno alla volta man mano che si registrano a Peppol.
Peppol in KIMISUITE
CRM Business Hub può inviare fatture e note di credito tramite la rete Peppol in Peppol BIS Billing 3.0. Colleghi il Suo workspace una sola volta con il Suo Paese, indirizzo elettronico e partita IVA, verifichi il Peppol ID di un cliente nella scheda cliente e invii dalla fattura. La fattura mostra poi il suo stato: in coda, in invio, consegnata o non riuscita. Il numero di documenti Peppol al mese dipende dal Suo piano.
Cosa significhi per i Suoi obblighi dipende da dove hanno sede Lei e i Suoi clienti, quindi verifichi le regole del Suo Paese prima di affidarsi a un unico canale.
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