Service Manager

Un logiciel de prise de rendez-vous coaching qui réserve la séance et la visio en même temps

Vos clients, où qu'ils soient, choisissent une séance dans vos heures libres, la voient à leur heure, acceptent vos conditions et reçoivent une confirmation avec le lien de la réunion. Vous coachez au lieu d'échanger des messages pour caler un agenda.

Essai gratuit de 14 jours Voir comment ça marche
  • Annulez à tout moment
  • Sans engagement
  • 14 jours gratuits
Un logiciel de prise de rendez-vous coaching qui réserve la séance et la visio en même temps

À quoi ça ressemble au quotidien

  1. Lundi, 8 h : trois appels découverte pendant la nuit

    Des personnes de deux continents ont réservé un appel découverte gratuit sur votre page. Chacune attend sous « Awaiting confirmation », et vous confirmez celles qui correspondent à votre pratique. Les autres reçoivent un e-mail d'annulation poli, dans leur langue.

  2. Mardi, 15 h : une cliente dans un autre fuseau horaire

    Votre cliente à Toronto voit le créneau à 9 h chez elle, à côté de votre 15 h. Elle réserve sans avoir à demander de quelle heure vous parlez. Votre page a fait la conversion pour vous deux.

  3. Mercredi : la séance change de jour

    Une cliente lit l'e-mail de rappel la veille et a besoin de jeudi à la place. Elle clique sur le bouton de cet e-mail et déplace la séance elle-même. Pas de fil de messages, et son ancien horaire redevient libre sur votre page.

  4. Jeudi, 18 h : directement dans l'appel

    Meeting Hub fonctionne dans votre espace de travail : la séance devient une réunion en visio. Le lien figurait dans l'e-mail de confirmation, donc le client clique et vous commencez. Après l'appel, vous marquez la séance comme terminée et le tableau de bord la compte.

Un logiciel de prise de rendez-vous coaching doit faire plus qu'afficher un calendrier. Il doit séparer vos séances, respecter vos soirées, montrer à chaque client la bonne heure où qu'il vive et le faire entrer dans l'appel à l'heure. Service Manager transforme vos offres en prestations : un appel découverte sans prix, une séance de soixante minutes, un intensif de quatre-vingt-dix minutes, chacun avec un temps tampon pour vos notes. Votre page de réservation n'affiche que les heures que vous avez définies, avec le délai de préavis et la fenêtre de réservation de votre choix, et chaque créneau indique l'heure du client à côté de la vôtre.

Quand la séance a lieu en ligne, ajoutez à votre espace de travail les réunions vidéo dans le navigateur de Meeting Hub. Les modèles d'e-mail contiennent un champ pour le lien de réunion, et la confirmation donne donc directement accès à l'appel. Les nouveaux clients acceptent vos conditions de coaching et votre texte de confidentialité avant que la réservation ne soit validée, et vous rédigez chaque e-mail une seule fois par langue, avec vos propres mots. Ajoutez une automatisation de rappel (formules Professional et Enterprise) et activez les notifications par e-mail : chaque client reçoit alors un e-mail avant la séance, aux heures que vous avez définies, avec le lien visio pour les séances en ligne et un bouton pour annuler ou reporter. Les appels oubliés deviennent rares, et un client empêché vous rend le créneau au lieu de vous laisser seul dans la salle de réunion. Votre agenda personnel peut aussi bloquer la page : connectez-le une fois, et un rendez-vous chez le dentiste ou un atelier animé ailleurs n'apparaît jamais comme un créneau libre. Consultants en entreprise, coachs de carrière et mentors utilisent le même fonctionnement. L'application complète est présentée sur la page Service Manager.

Ce que vous obtenez

  • L'heure du client sur chaque créneau

    Les créneaux affichent votre fuseau horaire et celui du client, côte à côte. Les clients à l'international réservent la bonne heure du premier coup. La page nomme les deux fuseaux au-dessus des créneaux.

  • Séance et appel vidéo réunis

    Avec Meeting Hub dans l'espace de travail, les séances en ligne deviennent des réunions vidéo, et le lien est inséré dans vos e-mails. Les clients se connectent depuis le navigateur, sans rien installer.

  • Des appels découverte sans prix

    Proposez un appel d'introduction gratuit, sans prix, et vos séances payantes avec le leur. Une seule page pour tout le parcours. Les visiteurs voient d'un coup d'œil ce qui est gratuit à essayer et ce qui est payant.

  • Vous choisissez qui vous coachez

    Désactivez la confirmation automatique. Chaque nouvelle réservation arrive comme une demande, et vous la confirmez en un clic. Utile pour les coachs qui n'acceptent que les clients qui leur conviennent.

  • Des e-mails dans votre voix

    Rédigez les e-mails de confirmation, de report et d'annulation par langue, avec des champs pour le nom, la date, l'heure et le lien de réunion. Envoyez-vous un exemple de chaque e-mail avant de l'activer.

  • Votre propre agenda reste maître

    Connectez l'adresse iCal de l'agenda que vous utilisez déjà. Dîners, trajets scolaires et rendez-vous clients pris ailleurs bloquent ces heures sur votre page, en général dans les quinze minutes qui suivent leur ajout.

Transformez votre offre en séances réservables

Créez un appel découverte, une séance et un intensif, définissez vos heures, et voyez comment un client à l'étranger les réserverait. La plupart des coachs ont une page opérationnelle en un après-midi, et l'appel découverte peut être mis en ligne en premier pendant que vous rédigez le reste.

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Ce qu'une séance de coaching occupe dans votre journée

Un exemple : utilisez vos propres durées. Le calculateur de taux horaire vous aide à fixer le prix d'une séance pour que la préparation et le suivi soient aussi rémunérés.

Calculez-le pour votre événement

Relire les notes de la dernière séance
10 minutes, réglées comme préparation
Séance de coaching
60 minutes, la durée de la prestation
Compte rendu et suivi
15 minutes, réglées comme suivi
Temps de répit avant le client suivant
10 minutes, réglées comme temps tampon

Comment démarrer

  1. Configurez votre logiciel de prise de rendez-vous coaching

    Activez Service Manager dans votre espace de travail, partez sans modèle si aucun ne convient, et renommez « Client » selon votre vocabulaire si besoin : ici, Customer devient Client.

  2. Créez vos types de séances

    Ajoutez un appel découverte, des séances régulières et des intensifs avec leurs durées, leurs temps tampons et leurs prix, ou sans prix si vous préférez.

  3. Connectez la visio et rédigez vos e-mails

    Ajoutez Meeting Hub pour les séances en ligne, insérez le lien de réunion dans votre e-mail de confirmation, dans chaque langue où vous coachez, et créez une automatisation de rappel pour que vos clients reçoivent un message avant chaque séance.

  4. Partagez la page

    Choisissez vos couleurs et un modèle, donnez à la page un lien court avec votre nom, et placez-la sur votre site web, dans votre signature d'e-mail et sur vos profils de réseaux sociaux.

Tarifs

Service Manager démarre à un prix mensuel fixe (voir les tarifs) pour votre espace de travail, que vous coachiez seul ou avec des collaborateurs. Chaque formule inclut la synchronisation Calendar ; les e-mails de rappel avant chaque séance fonctionnent comme une automatisation avec Professional ou Enterprise. Les séances en visio nécessitent Meeting Hub dans le même espace de travail. Avec Enterprise, les collaborateurs ont des fiches de personnel et un lien d'agenda privé qui affiche leurs séances confirmées, liens d'hôte pour les appels vidéo inclus.

Deux semaines pour l'essayer avec vos vraies séances, sans durée minimale.

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Est-ce fait pour vous ?

Idéal si

  • Coachs de vie, de carrière et d'affaires avec des séances individuelles
  • Consultants et mentors qui proposent des appels découverte avant une mission payante
  • Coachs avec des clients dans plusieurs pays et fuseaux horaires
  • Coachs qui font la plupart de leurs séances en ligne, certaines en présentiel, et gardent un agenda privé à côté de leur activité
  • Coachs qui veulent filtrer leurs nouveaux clients avant de confirmer la première séance
  • Coachs qui perdent des séances à cause de clients qui oublient l'heure et souhaitent qu'un e-mail parte avant

Pas adapté si

  • Coachs dont les clients attendent un SMS avant chaque séance ; le rappel est un e-mail
  • Coachs qui vendent des forfaits de séances, des programmes ou des abonnements
  • Coachs qui ont besoin de questionnaires d'admission dans le formulaire de réservation
  • Coachs qui veulent que les clients choisissent un coach nommé sur la page de réservation
  • Coachs qui ont besoin de factures créées à partir de chaque réservation ; c'est le rôle de CRM Business Hub
  • Coachs qui veulent une synchronisation bidirectionnelle qui modifie leur propre agenda ; Service Manager lit les plages occupées et propose un lien d'agenda en lecture seule

Questions fréquentes

Que doit gérer un logiciel de prise de rendez-vous coaching pour des clients internationaux ?

Les fuseaux horaires et la langue. Service Manager affiche chaque créneau à l'heure du client à côté de la vôtre et propose la page et les e-mails dans jusqu'à seize langues.

Puis-je proposer un appel découverte gratuit à côté de séances payantes ?

Oui. Créez l'appel découverte comme une prestation à part et désactivez son prix. Les séances payantes affichent leur prix et leur durée. Les clients voient tout de suite quelle offre est gratuite à essayer.

Comment les séances en ligne obtiennent-elles un lien vidéo ?

Ajoutez Meeting Hub au même espace de travail. Les séances en ligne deviennent des réunions vidéo, et les modèles d'e-mail contiennent un champ pour le lien de réunion.

Puis-je n'accepter les réservations qu'après les avoir examinées ?

Oui. Désactivez la confirmation automatique : les nouvelles réservations arrivent comme des demandes. Vous confirmez chacune d'un clic.

Un client peut-il déplacer une séance ?

Oui, de deux façons. L'e-mail de rappel avant la séance propose un bouton pour annuler ou reporter, ce qui lui permet de la déplacer lui-même. Vous pouvez aussi reporter depuis la fiche de réservation, soit à partir des créneaux libres, soit en saisissant une heure, et le client reçoit votre e-mail de report. La fiche conserve un historique, de la demande à la confirmation.

Mes collaborateurs coûtent-ils un supplément ?

Non, il n'y a pas de prix par personne. Les fiches de personnel pour les collaborateurs sont incluses avec Enterprise, qui reste facturé par espace de travail. Chaque collaborateur peut avoir ses propres heures hebdomadaires sur la même page de réservation.

Mon agenda actuel peut-il bloquer des créneaux sur ma page de réservation ?

Oui, dans un seul sens. Collez l'adresse iCal de votre agenda dans la synchronisation Calendar. Tout ce qui y est occupé disparaît de votre page de réservation, y compris les événements récurrents et ceux de toute la journée. Vos séances ne sont pas réécrites dans cet agenda ; avec Enterprise, vous pouvez en revanche vous abonner à un lien privé qui les liste.

Puis-je faire certaines séances en présentiel et d'autres en ligne ?

Oui. Créez les séances en présentiel et en ligne comme des prestations distinctes. Les séances en présentiel peuvent nommer une salle comme ressource, les séances en ligne se déroulent en réunions vidéo via Meeting Hub.

À lire ensuite

Prêt quand vous l'êtes

Configurez-le dans votre propre workspace et voyez comment il fonctionne avec vos données.

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