Service Manager

Prise de rendez-vous cabinet d'avocat pour les premières consultations, au cabinet ou en visio

Les nouveaux clients réservent une première consultation dans les heures libres d'un avocat, sans attendre d'être rappelés. Chaque réservation bloque l'avocat et, pour un rendez-vous au cabinet, la salle de réunion. L'accueil confirme chaque demande.

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  • Sans engagement
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Prise de rendez-vous cabinet d'avocat pour les premières consultations, au cabinet ou en visio

À quoi ça ressemble au quotidien

  1. Lundi, 8 h 30 : des demandes, pas des messages vocaux

    Pendant le week-end, trois personnes ont demandé une première consultation sur votre page. Elles attendent sous Awaiting confirmation, et l'accueil confirme chaque demande après un rapide examen. Les autres reçoivent un e-mail d'annulation avec un court motif.

  2. Mardi : la bonne durée pour chaque type de rendez-vous

    Une première consultation sur un nouveau dossier dure quarante-cinq minutes, un suivi sur un dossier ouvert trente. Étant deux prestations distinctes, elles ne se disputent jamais le même créneau court. Chaque type affiche sa durée sur la page, et chacun choisit le bon.

  3. Mercredi, 11 h : la salle de réunion est prise

    Deux avocats veulent l'unique salle de réunion. Comme les consultations au cabinet désignent la salle comme ressource, le second créneau n'est proposé que lorsqu'elle est libre. Les consultations en visio n'ont pas besoin de la salle.

  4. Jeudi : un client à l'étranger

    Un client installé à Vienne réserve une consultation en visio en allemand. Comme Meeting Hub fonctionne dans votre espace de travail, l'e-mail de confirmation contient déjà le lien de la réunion.

La prise de rendez-vous en cabinet d'avocat tourne souvent au jeu de rappels : un nouveau client appelle, l'avocat est à l'audience, l'accueil promet de rappeler. Avec Service Manager, vos futurs clients réservent une première consultation sur la page de réservation de votre cabinet, dans les heures libres de chaque avocat. Chaque type de consultation a sa durée et un temps tampon pour la note de dossier, et les rendez-vous au cabinet indiquent la salle de réunion nécessaire. Connectez l'agenda de chaque avocat : une audience ou un déjeuner client qui y figure ferme ces heures sur la page. Si la confirmation automatique est désactivée, chaque réservation arrive comme une demande, et l'accueil ou l'avocat décide avant que l'horaire ne soit définitif. Avant le rendez-vous, une automatisation Reminder envoie un e-mail au client aux moments que vous choisissez, avec l'offre Professional ou Enterprise et les notifications par e-mail activées. Un bouton dans cet e-mail permet au client d'annuler ou de reporter : une première consultation qui n'aura pas lieu libère l'heure de l'avocat pour d'autres tâches, au lieu de laisser une chaise vide de l'autre côté du bureau.

Renommez les libellés avec les mots de votre cabinet, par exemple Client et Consultation, et affichez les consultations avec ou sans prix. Les personnes cochent votre politique de confidentialité et vos conditions avant de réserver, et vous décidez du contenu de vos e-mails, pour chaque langue dans laquelle vous travaillez. Pour les consultations en visio, intégrez les réunions vidéo dans le navigateur via Meeting Hub et placez le lien dans la confirmation. Service Manager gère la réservation du rendez-vous ; les dossiers, documents et honoraires restent dans les outils que vous utilisez pour cela. Plus de détails sur la page Service Manager.

Ce que vous obtenez

  • Des demandes que l'accueil peut examiner

    Avec la confirmation automatique désactivée, les nouvelles réservations restent en statut Requested. Un clic confirme chacune, donc aucun horaire n'est définitif sans vous. Les personnes voient que leur demande a bien été reçue, pas qu'un horaire est fixé.

  • Une durée par type de consultation

    Premières consultations, suivis et réunions de stratégie plus longues ont chacun leur durée et leur temps tampon. Une réunion de stratégie peut bloquer deux heures, un bref suivi trente minutes.

  • L'avocat et la salle de réunion ensemble

    Les consultations au cabinet désignent la salle de réunion comme ressource. Les horaires ne sont proposés que si l'avocat et la salle sont libres. Deux avocats ne peuvent jamais réserver l'unique salle en même temps.

  • Consultations en visio

    Avec Meeting Hub dans l'espace de travail, une consultation en visio reçoit son propre lien de réunion, que votre e-mail de confirmation contient. Les clients se connectent depuis le navigateur, sans rien installer.

  • Texte de confidentialité avant la réservation

    Ajoutez votre politique de confidentialité et vos conditions par langue. Personne ne peut réserver sans avoir coché les deux cases. Rédigez-les une fois pour chaque langue dans laquelle vous conseillez.

  • Les audiences bloquent les heures de consultation

    Connectez l'agenda de chaque avocat via son adresse iCal. Les audiences et rendez-vous clients qui y figurent disparaissent de la page de réservation. Seules les heures de début et de fin sont enregistrées, jamais les titres ni les noms de clients.

Mettez votre première consultation en ligne

Créez une première consultation et un suivi, définissez les heures libres de chaque avocat et découvrez la page depuis laquelle un nouveau client réserverait. Une première consultation et les heures d'un avocat suffisent pour commencer ; ajoutez la salle de réunion et les consultations en visio dès les premières demandes.

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Ce que bloque une première consultation

Simple exemple : réglez les minutes dont vos avocats ont besoin. Le calculateur de coût de réunion montre ce que vaut une heure du temps de l'équipe.

Calculez-le pour votre événement

Lire la demande avant
10 minutes, définies comme préparation
Première consultation
45 minutes, la durée de la prestation
Note de dossier après
15 minutes, définies comme suivi
Intervalle avant le rendez-vous suivant
10 minutes, définies comme temps tampon

Comment démarrer

  1. Mettre en place la prise de rendez-vous du cabinet

    Ouvrez Service Manager dans l'espace de travail du cabinet, partez de zéro et renommez les libellés en Client et Consultation.

  2. Créer les types de consultation

    Ajoutez les premières consultations, les suivis et les consultations en visio, chacun avec sa durée, un temps tampon et un prix seulement si vous le publiez.

  3. Ajouter les avocats, la salle de réunion et les horaires

    Donnez à chaque avocat un planning hebdomadaire avec ses heures de consultation, connectez leurs agendas pour que les audiences bloquent la page, ajoutez la salle de réunion et définissez un délai minimum de réservation.

  4. Ajouter vos textes et publier

    Rédigez votre politique de confidentialité et vos conditions, désactivez la confirmation automatique, ajoutez une automatisation Reminder avec les notifications par e-mail activées, choisissez un modèle sobre comme Minimal et placez un lien vers la page sur le site de votre cabinet.

Tarifs

Service Manager démarre à un prix mensuel fixe (voir les tarifs) pour l'ensemble du cabinet, et non par avocat. Réserver des avocats et des salles de réunion comme ressources nécessite Professional ou supérieur, et Enterprise ajoute les fiches collaborateurs, les rôles, le portail collaborateurs et un lien d'agenda privé par avocat. La lecture des plages occupées dans les agendas des avocats est comprise dans chaque offre, et les consultations en visio passent par Meeting Hub, ajouté au même espace de travail.

Quatorze jours pour configurer vos types de consultation et voir arriver les premières demandes ; sans durée minimale d'engagement.

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Est-ce fait pour vous ?

Idéal si

  • Cabinets d'avocats petits et moyens qui reçoivent de nouveaux clients en première consultation
  • Cabinets dont les avocats ont des heures de consultation fixes et un agenda d'audiences chargé
  • Cabinets qui reçoivent leurs clients au cabinet comme en visio
  • Cabinets dont les clients parlent différentes langues

Pas adapté si

  • Cabinets qui ont besoin de vérification des conflits d'intérêts, de gestion des dossiers ou de traitement des documents dans l'outil de réservation
  • Cabinets qui ont besoin d'honoraires, de suivi du temps ou de factures issues des consultations ; la facturation relève de CRM Business Hub
  • Cabinets qui veulent des rappels de consultation par SMS ; le rappel part par e-mail
  • Cabinets dont l'équipe d'accueil a besoin du logiciel lui-même dans sa langue ; seules la page destinée aux clients et les e-mails sont multilingues

Questions fréquentes

Comment fonctionne la prise de rendez-vous de cabinet d'avocat avec Service Manager ?

Les nouveaux clients choisissent un type de consultation et un horaire libre sur la page de votre cabinet, saisissent leurs coordonnées et cochent votre texte de confidentialité. La réservation arrive comme une demande que vous confirmez.

Les clients reçoivent-ils un rappel avant leur consultation ?

Oui, par e-mail. Créez une fois une automatisation Reminder, ce qui nécessite Professional ou Enterprise, choisissez les moments d'envoi, par exemple un jour et cinq heures avant, et activez les notifications par e-mail. Chaque envoi part une seule fois par consultation. L'e-mail contient un bouton pour annuler ou reporter et, pour les consultations en visio, le lien de la réunion : l'accueil apprend ainsi qu'un rendez-vous tombe à l'eau avant que l'avocat ne l'attende.

Les clients peuvent-ils choisir entre le cabinet et un appel vidéo ?

Créez les deux comme types de consultation. Les rendez-vous au cabinet bloquent la salle de réunion ; les consultations en visio passent par Meeting Hub dans le même espace de travail. L'e-mail de confirmation peut contenir le lien de la réunion pour les consultations en visio.

Peut-on ne pas afficher les prix sur la page de réservation ?

Oui. Désactivez le prix pour chaque type de consultation. Le nom, la description et la durée restent affichés. Vous pouvez expliquer dans la description comment les honoraires sont fixés.

Service Manager voit-il le contenu de l'agenda d'un avocat ?

Aucun détail. Il lit l'agenda via son adresse iCal et ne conserve que l'heure de début et de fin de chaque entrée. Les titres, descriptions et noms de clients ne sont pas enregistrés, et l'adresse elle-même est conservée chiffrée et n'est plus jamais affichée.

Remplace-t-il notre logiciel de gestion de cabinet ?

Non. Il réserve les consultations. Les dossiers, documents et factures restent là où ils sont ; la facturation dans KIMISUITE relève de CRM Business Hub. Les clients et contacts qui réservent en ligne sont conservés dans la liste de contacts propre à l'application.

Chaque avocat peut-il garder ses propres heures de consultation ?

Oui. Chaque avocat est une ressource avec un planning hebdomadaire, des horaires coupés et des pauses personnelles. Les jours d'audience n'ont pas besoin d'heures de consultation, et les audiences figurant dans l'agenda d'un avocat bloquent la page dès que cet agenda est connecté.

Les clients peuvent-ils nous indiquer l'objet de la consultation ?

Demandez un sujet en une ligne dans le champ de notes, par exemple litige locatif ou contrat de travail, et précisez sur votre page de réservation que les détails confidentiels sont à donner lors du rendez-vous, pas dans le formulaire. Le sujet apparaît dans la fiche de réservation, et l'avocat connaît ainsi le domaine avant la réunion.

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Prêt quand vous l'êtes

Configurez-le dans votre propre workspace et voyez comment il fonctionne avec vos données.

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