Una cena de gala de Nochevieja es la única noche en que un restaurante o un hotel vende un paquete completo: una plaza en una mesa, un menú cerrado, bebidas, música y la cuenta atrás a medianoche, todo por un único precio pagado por adelantado. Planifícala como un pequeño evento, no como un sábado de mucho trabajo: unas pocas decisiones que tomes ahora determinan si la sala estará llena el 31 de diciembre y si la noche será rentable.
Aquí las tienes en el orden en que las necesitas, con un ejemplo de cálculo de precio. Si lees esto a finales de octubre o en noviembre, aún estás a tiempo; el calendario cuenta hacia atrás desde la propia noche.
Decide primero el formato
La mayoría de los locales acaban eligiendo uno de estos tres formatos:
- Solo cena. Un menú largo y a casa después de medianoche. Fácil de gestionar, limitado por el número de plazas.
- Cena y baile. La cena de gala y, después, se apartan las mesas y una banda o un DJ toca hasta tarde. La opción habitual en hoteles y restaurantes grandes.
- Cena más entradas solo para la fiesta. Primero se sientan los comensales; a partir de las 22:30 o las 23:00 llega un segundo grupo solo para la fiesta. Así la sala vuelve a llenarse cuando la cocina ya ha terminado.
El formato determina los tipos de entrada: una entrada de cena y una entrada posterior para la fiesta son dos productos con dos precios, de modo que nadie se presenta a las 20:00 con una entrada de fiesta.
Calcula cuánto debe costar una plaza
Una entrada de gala soporta dos tipos de costes:
- Costes fijos de la noche: banda o DJ, decoración y flores, personal extra, seguridad, el cava de medianoche.
- Costes por invitado: el menú, el paquete de bebidas, la copa de bienvenida, el resopón.
Un ejemplo para una sala de 20 mesas de diez. Los costes fijos son 4.500 EUR (banda 2.000, DJ después de medianoche 600, decoración 700, personal extra 1.200). La comida y la bebida cuestan 60 EUR por invitado. Planificas con el 90 % de las 200 plazas vendidas, es decir, 180 invitados, y un 3 % de comisiones de pago.
- Cada invitado cubre 4.500 / 180 = 25 EUR de costes fijos más 60 EUR de comida y bebida: 85 EUR.
- Tras el 3 % de comisiones de pago, te quedan 97 céntimos de cada euro, así que el precio de equilibrio es 85 / 0,97 = 87,63 EUR.
- Si quieres que la noche te deje 3.000 EUR, el precio sube a 104,81 EUR.
- Con un precio previsto de 120 EUR, alcanzas el punto de equilibrio con 80 entradas, el 40 % de la sala.
Aquí se ha dejado fuera el IVA para que las cuentas se vean claras. En la calculadora de precio de entradas, añade el tipo de IVA que corresponda a tus entradas (consulta a tu asesor fiscal) y tu comisión de pago real, y el resultado se ajusta en consecuencia.
En la noche con las entradas más caras del año, una comisión porcentual por entrada duele más de lo habitual; la calculadora de comisiones por entrada muestra cuánto suman las comisiones según tu número de invitados.
¿Plazas sueltas o mesas completas?
En Nochevieja reservan parejas y grupos de amigos, y pocos quieren compartir una mesa de diez con desconocidos. Tres opciones:
- Vender por plaza. Lo más flexible, pero acabas con mesas de tres, cuatro y tres que tienes que combinar.
- Vender mesas completas. Fácil de planificar, pero una pareja no puede reservar.
- Ambas, con un mínimo. Las mesas grandes se venden completas o por plaza con un número mínimo de plazas por reserva, y se dejan algunas mesas para dos en el plano para las parejas.
En Event Ticket Hub, la app de venta de entradas de KIMISUITE, dibujas la sala a partir de la plantilla de restaurante con mesas redondas o cuadradas. Para cada mesa decides si se vende por plaza, como mesa completa o de ambas formas, con una reserva mínima, y los invitados eligen su mesa en el plano. Más información sobre cómo dibujar una sala en venta online de entradas con asiento asignado.
Elección de menú y necesidades dietéticas
Un menú cerrado para 180 invitados exige cifras exactas. Recógelas cuando los invitados reservan, no por teléfono a finales de diciembre:
- una pregunta obligatoria por entrada sobre alergias y dietas
- una pregunta de selección si ofreces elegir el plato principal
- una fecha límite clara a partir de la cual el menú queda cerrado
En Event Ticket Hub, las preguntas de reserva pueden hacerse por pedido o por entrada y marcarse como obligatorias. Las respuestas aparecen en el pedido y en la lista de asistentes, que puedes imprimir o exportar a Excel para la cocina.
Un paquete de bebidas o una plaza de aparcamiento pueden añadirse como extra durante la reserva. Los extras nunca se venden por separado, así que nadie se queda con el aparcamiento y sin cena.
Un calendario que todavía funciona
- De ocho a diez semanas antes: fija el formato y el precio, dibuja la sala y abre la venta. Si hay tiempo para un precio de reserva anticipada, da a esa entrada su propio periodo de venta para que el precio normal entre en vigor automáticamente, o haz que el precio suba tras un número determinado de entradas vendidas.
- De seis a ocho semanas antes: avisa primero a tus clientes habituales. Un código de descuento puede desbloquear una entrada oculta que solo ellos, o los huéspedes de tu hotel, pueden ver.
- Tres semanas antes: cierra la elección de menús, pasa las cifras a la cocina y planifica el personal.
- La última semana: gestiona a mano las reservas telefónicas. Event Ticket Hub te permite crear tú mismo un pedido, marcado como pagado o con el pago pendiente, y las entradas se envían al instante por email.
- 31 de diciembre: haz el check-in de los invitados con el móvil y vende las últimas entradas de fiesta en la puerta.
Pago y cancelaciones
Con Event Ticket Hub, los invitados pagan a través de tu propia cuenta de Stripe, PayPal o Bankart, o por transferencia bancaria, de modo que el dinero llega directamente a tu cuenta. KIMISUITE no cobra comisión por entrada. Si añades tus propios gastos de gestión, siempre están incluidos en el precio que ven los invitados.
Las empresas que reservan una mesa introducen sus datos fiscales para la factura al pagar. Si pagan por transferencia, tus datos bancarios se envían con la reserva y las plazas quedan bloqueadas hasta la fecha de vencimiento del pago.
Incluye tus condiciones de cancelación en tus términos antes de abrir la venta, también si se pueden cambiar los nombres de las entradas. Con entradas nominativas, los invitados cambian el nombre ellos mismos hasta la fecha límite que fijes. Si se agotan las entradas, una lista de espera ofrece las entradas devueltas a quienes pidieron ser avisados, por orden de inscripción.
Para hoteles: cena con alojamiento
Los clientes suelen buscar una cena de gala con alojamiento. La noche de habitación se gestiona en tu sistema hotelero; la cena puede venderse igualmente como entrada. Una forma limpia de hacerlo es una entrada de cena oculta que solo se desbloquea con un código de descuento que entregas a los huéspedes que han reservado habitación. Así mantienes un único plano de mesas y una única lista de cocina para todos.
La propia noche
El escáner de Event Ticket Hub verifica códigos QR firmados incluso cuando falla el wifi, y la taquilla vende las últimas entradas de fiesta en efectivo o con tarjeta y cierra el turno con un informe Z. Más información en la guía de taquilla.
Lista de comprobación
- Formato y tipos de entrada decididos, precio comprobado en la calculadora
- Sala dibujada: por plaza, mesa completa o ambas
- Preguntas de alergias y menú obligatorias por entrada
- Condiciones publicadas, fecha límite de menú fijada
- Móviles de la puerta vinculados el día anterior
