CRM para agencias: de la propuesta a la factura

Cómo se ve en el día a día

La propuesta de la campaña de la semana pasada
Llega un briefing por el formulario de contacto de tu web. Entra como lead con los valores de campaña y UTM adjuntos, recibe una puntuación y se asigna al siguiente account manager en la rotación.
Alcance, extras y aprobación
La propuesta detalla el trabajo principal, con una segunda ronda de revisiones y un vídeo de lanzamiento como extras opcionales. El cliente firma online y la factura del anticipo está lista antes de la llamada de arranque.
Revisión de presupuesto del viernes
El jefe de proyecto abre el proyecto: horas por miembro del equipo, costes, lo facturado y cuánto presupuesto se ha consumido. Un rediseño web que se desvía se nota el viernes, no al final del trimestre.
Freelancers, licencias y costes de medios
La factura del ilustrador y las licencias de stock entran como facturas de proveedor y gastos facturables en el proyecto del cliente. A fin de mes pasan a la factura del cliente en lugar de quedarse en tu margen.

Un CRM para agencias tiene que seguir el dinero más allá de la venta: desde la primera propuesta hasta la última factura de la iguala, con todas las horas intermedias. CRM Business Hub reúne leads, oportunidades, propuestas, contratos, proyectos, tiempo y facturas en una sola ficha de cliente, de modo que el account manager, el jefe de proyecto y quien envía las facturas miran las mismas cifras. Los leads llegan desde los formularios de tu web con sus valores de campaña, reciben una puntuación y llegan a la persona adecuada por rotación. Las oportunidades avanzan por tus propios pipelines con previsión ponderada, como muestra el pipeline de ventas.

Cuando el cliente firma, el trabajo empieza en el mismo sitio. Crea el proyecto con presupuesto, tarifa por hora e hitos, o parte de una plantilla de proyecto con todas las fechas desplazadas al nuevo arranque. El equipo registra el tiempo en las tareas, la vista Gantt muestra qué bloquea a qué, y el proyecto se factura como tarifa fija, por horas de proyecto o por horas de tarea. Las igualas viven como contratos con duración, ciclo de facturación y renovación automática, junto a una factura recurrente. Más información sobre la gestión de proyectos con control de tiempo, y comprueba cuán ocupado está realmente tu equipo con la calculadora de utilización del personal.

Lo que obtienes

Leads con su campaña asociada
Los formularios web llevan los valores de campaña y UTM a cada lead. Las reglas de puntuación los valoran de 0 a 100, la IA añade una puntuación con motivos y un siguiente paso, y las reglas de asignación los reparten según el origen.
Propuestas con extras opcionales y firma online
Redacta el alcance con elementos opcionales, envía el enlace y deja que el cliente acepte con nombre, firma y consentimiento. Al aceptar, se puede crear al instante la factura o una factura de anticipo.
Proyectos que conocen su presupuesto
Cada proyecto muestra tareas abiertas, horas, costes y lo ya facturado, con horas por miembro e hitos. Guarda un buen proyecto como plantilla y empieza el siguiente a partir de ella.
Tiempo en cada tarea, facturable o no
Los miembros del equipo inician un temporizador en la tarea en la que trabajan o añaden las horas después. El tiempo facturable espera hasta que facturas el proyecto, y la vista Gantt con dependencias muestra qué retrasa el lanzamiento.
Contratos de iguala y facturas recurrentes
Los contratos incluyen valor, duración, ciclo de facturación y renovación automática, y los clientes los aceptan online. El resumen muestra el valor de los contratos activos, los que terminan en treinta días y los que aún esperan firma.
Un CRM para agencias que muestra el beneficio por proyecto
El informe de rentabilidad de proyectos contrapone los importes facturados a los costes y las horas. Fija objetivos por equipo o persona, como propuestas aceptadas u horas reservadas, y envía por email informes guardados de forma programada.

Lleva un cliente activo a CRM Business Hub

Añade la app a un espacio de trabajo gratuito, importa tu lista de clientes y gestiona ahí la próxima propuesta y el próximo proyecto. Invita al equipo de cuentas y a los diseñadores durante la prueba de catorce días, para que la primera hoja de horas sea real.

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Cómo empezar

Crea tu espacio de trabajo gratuito e invita al equipo
Regístrate, añade CRM Business Hub e invita a account managers, jefes de proyecto y administración. Los roles deciden quién ve qué.
Configura pipelines, orígenes y formularios
Nombra las fases de tus oportunidades con sus probabilidades, añade tus orígenes de leads y reglas de asignación, y coloca un formulario web en tu página con su código de inserción.
Envía la primera propuesta
Convierte el lead cualificado en cliente y oportunidad, redacta la propuesta con elementos opcionales y envía el enlace para la firma online.
Gestiona el proyecto y factúralo
Crea el proyecto desde una plantilla, registra el tiempo en las tareas, repercute los gastos y factura el proyecto o inicia la factura recurrente de la iguala.

Precios

CRM Business Hub empieza en un precio mensual fijo (ver precios) para todo el espacio de trabajo, no por usuario. El account manager, los diseñadores con el temporizador y el freelancer que incorporas para una campaña trabajan en él al mismo precio mensual.

Esto importa sobre todo en los meses en que una agencia crece: una nueva incorporación o un equipo de propuesta no cambia la factura, así que puedes dar un acceso a cada persona en lugar de compartir uno.

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¿Es lo que necesitas?

Encaja si

Agencias pequeñas creativas, web, de contenidos y de marketing
Agencias que trabajan con igualas, tarifas por proyecto u horas facturables
Agencias que repercuten a los clientes el trabajo de freelancers, licencias y costes de medios
Account managers y jefes de proyecto que quieren el pipeline y la entrega en un solo lugar

No encaja si

Agencias cuyos clientes esperan un acceso para revisar cada entregable: propuestas, facturas y tickets se abren cada uno desde su propio enlace
Agencias que quieren cobrar las igualas automáticamente a la tarjeta del cliente: la factura recurrente se envía y el cliente la paga cada mes
Equipos que quieren que todos los emails de clientes de Gmail o Outlook se registren solos en el CRM
Agencias que quieren enviar encuestas de satisfacción a clientes o gestionar un centro de ayuda desde el CRM

Preguntas frecuentes

¿Qué diferencia a un CRM para agencias de un CRM de ventas?

Un CRM de ventas termina cuando se cierra la venta. Una agencia necesita la propuesta, el contrato, las horas del proyecto y la factura de la iguala en el mismo cliente, y CRM Business Hub los mantiene juntos.

¿Cómo llegan los nuevos leads al account manager adecuado?

Las reglas de asignación funcionan por origen del lead, ya sea en rotación o a una persona fija. Además, cada lead lleva sus valores de campaña, así que sabes qué campaña lo trajo.

¿Podemos facturar una tarifa fija y aun así registrar las horas?

Sí. El proyecto se factura como tarifa fija mientras el equipo sigue registrando el tiempo, y el informe de rentabilidad muestra si la tarifa cubrió las horas dedicadas.

¿Cómo evitamos que el trabajo extra quede sin facturar?

Incluye los extras en la propuesta como elementos opcionales, registra las horas adicionales como tiempo facturable y marca los costes de freelancers o medios como gastos facturables. Todo está listo cuando facturas.

¿Podemos iniciar nuevos proyectos de cliente desde una plantilla?

Sí. Guarda un proyecto con sus tareas e hitos como plantilla y crea el siguiente a partir de ella. Las fechas se desplazan a la nueva fecha de inicio.

¿Podemos programar videollamadas con clientes desde el CRM?

Sí, con Meeting Hub en el mismo espacio de trabajo. Planifica una reunión desde un lead, una oportunidad o un cliente, y el enlace se guarda como actividad en la ficha.

¿Cuestan algo extra los freelancers que incorporamos para una campaña?

No. El precio es por espacio de trabajo, así que los freelancers se unen al tuyo durante la campaña y el precio mensual sigue igual.

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Un CRM para agencias que acompaña a cada cliente desde la propuesta hasta la factura de la iguala

Cómo se ve en el día a día

La propuesta de la campaña de la semana pasada

Alcance, extras y aprobación

Revisión de presupuesto del viernes

Freelancers, licencias y costes de medios

Lo que obtienes

Leads con su campaña asociada

Propuestas con extras opcionales y firma online

Proyectos que conocen su presupuesto

Tiempo en cada tarea, facturable o no

Contratos de iguala y facturas recurrentes

Un CRM para agencias que muestra el beneficio por proyecto