Un recordatorio de impago es un mensaje que informa al cliente de que una factura está próxima a vencer o ya ha vencido; el calendario que mejor funciona es un breve aviso unos días antes del vencimiento, un primer recordatorio en los tres días posteriores y seguimientos más firmes a intervalos fijos hasta un aviso final en torno al día 30.
La mayoría de las pequeñas empresas aciertan aproximadamente con la redacción y fallan claramente con los plazos. El primer recordatorio sale cuando alguien por fin se da cuenta, a menudo con semanas de retraso, y para entonces la factura ha pasado de "olvidada" a "problemática". Con un margen de beneficio del 10%, una factura incobrable de 6.000 € elimina el beneficio de 60.000 € en ventas normales, como muestran las cifras de qué ocurre cuando una factura queda impagada. El calendario de recordatorios es donde se evita esa pérdida.
Un calendario de recordatorios que funciona
El calendario siguiente es para clientes empresariales con condiciones de pago a 30 días. Ajústelo para plazos más cortos o más largos, pero mantenga el ritmo.
| Cuándo | Fase | Tono | Canal |
|---|---|---|---|
| 3 a 5 días antes del vencimiento | Aviso de cortesía | Neutro, de servicio | Correo electrónico |
| 1 a 3 días después del vencimiento | Primer recordatorio | Amable, asume un descuido | Correo electrónico |
| 10 a 14 días después | Segundo recordatorio | Claro, pide una fecha de pago | Correo electrónico y llamada telefónica |
| 21 a 30 días después | Aviso final | Firme, indica consecuencias y un plazo | Correo electrónico y carta si desea dejar constancia escrita |
| Tras el plazo final | Siguiente paso | Decidido de antemano | Agencia de cobros, procedimiento monitorio o plan de pagos |
Dos principios detrás de la tabla:
- Pronto y con regularidad supera a tarde y con enfado. Un recordatorio el día 2 se percibe como buena administración. El mismo recordatorio el día 40 se percibe como una queja.
- Cada fase tiene una fecha. Si las fases dependen del ánimo o la carga de trabajo de alguien, los clientes aprenden que su fecha de vencimiento es una sugerencia.
Para calcular la fecha de vencimiento y las fechas de recordatorio de una factura concreta, la calculadora de fecha de vencimiento de pago le da la fecha de vencimiento a partir de la fecha de la factura y las condiciones; el resto del calendario se deriva de ella.
Por qué el primer mensaje sale antes del vencimiento
El aviso de cortesía es el mensaje más eficaz de toda la secuencia y el que la mayoría de las empresas omiten. Detecta los problemas que de otro modo solo saldrían a la luz después del vencimiento:
- La factura fue a una bandeja de entrada general que nadie lee.
- El equipo de contabilidad del cliente necesita un número de pedido que falta.
- La dirección, el número fiscal o el importe son incorrectos y la factura está en la pila de "pendiente de consulta" de alguien.
Cada uno de estos problemas cuesta días de resolver después del vencimiento. Antes, cuestan una sola respuesta.
Qué decir en cada fase
Mantenga cada mensaje breve. El cliente necesita cuatro datos: número de factura, importe, fecha de vencimiento y cómo pagar. Adjunte la factura o enlace a ella, siempre, para que nadie tenga que buscarla.
Aviso de cortesía (antes del vencimiento)
Asunto: Factura INV-2026-0148 con vencimiento el 2 de octubre
Hola, Sra. Novak:
Un breve aviso para informarle de que la factura INV-2026-0148 por 2.450,00 € vence el 2 de octubre de 2026. Le adjuntamos de nuevo la factura para su comodidad, con nuestros datos bancarios. Si algo debe corregirse, solo tiene que responder a este correo.
Un cordial saludo
Primer recordatorio (1 a 3 días después)
Asunto: Recordatorio: factura INV-2026-0148, vencimiento 2 de octubre
Hola, Sra. Novak:
Según nuestros registros, la factura INV-2026-0148 por 2.450,00 €, con vencimiento el 2 de octubre, sigue pendiente. Si ya ha realizado el pago, gracias, y por favor ignore este mensaje. En caso contrario, le agradeceríamos el pago en los próximos días. Le adjuntamos la factura.
Segundo recordatorio (10 a 14 días después)
Asunto: Segundo recordatorio: factura INV-2026-0148, ahora con 12 días de retraso
Hola, Sra. Novak:
La factura INV-2026-0148 por 2.450,00 € venció el 2 de octubre y sigue impagada. ¿Podría indicarnos antes del viernes cuándo podemos esperar el pago? Si hay algún problema con la factura o con el trabajo, háganoslo saber y lo resolveremos rápidamente.
Acompañe el segundo recordatorio con una llamada telefónica. Una llamada obtiene lo que el correo no consiguió: un motivo, un nombre y una fecha.
Aviso final (21 a 30 días después)
Asunto: Aviso final: factura INV-2026-0148
Hola, Sra. Novak:
La factura INV-2026-0148 por 2.450,00 € está vencida desde el 2 de octubre a pesar de dos recordatorios. Por favor, abone el importe completo antes del 30 de octubre de 2026. Si el pago no ha llegado para entonces, [cederemos el crédito a una agencia de cobros / aplicaremos los intereses legales y la compensación fija por costes de cobro / suspenderemos los trabajos pendientes] según lo establecido en nuestras condiciones.
Mencione únicamente la consecuencia que vaya a ejecutar realmente. Una amenaza que nunca se cumple enseña al cliente a esperar a la siguiente.
Reglas de tono válidas en todas las fases
| Hacer | No hacer |
|---|---|
| Indicar hechos: número, importe, fecha | Disculparse por pedir que le paguen |
| Hacer una única pregunta clara ("¿cuándo podemos esperar el pago?") | Escribir largas explicaciones sobre su propia tesorería |
| Ofrecer corregir errores rápidamente | Acusar al cliente de algo en los dos primeros mensajes |
| Mantener el mismo remitente y el mismo patrón de asunto | Cambiar de persona y de canal al azar |
| Indicar el plazo como una fecha | Escribir "lo antes posible" |
Intereses y recargos en el aviso final
Para clientes empresariales en la UE, la Directiva sobre morosidad (2011/7/UE) le da derecho a intereses legales de al menos el tipo de referencia más 8 puntos porcentuales, y a una compensación fija de 40 € por factura vencida en concepto de costes de cobro, desde el día siguiente a la fecha de vencimiento acordada, sin necesidad de enviar antes un recordatorio. La legislación nacional puede ir más lejos: en Alemania, el tipo B2B es de 9 puntos porcentuales sobre el tipo básico.
Cobrarlo o no es una decisión empresarial. Muchas empresas lo mencionan solo en el aviso final, como motivo de que el plazo sea serio. Los consumidores están protegidos de forma distinta en cada país: antes de añadir intereses o recargos al recordatorio de un cliente particular, compruebe qué permite su legislación nacional.
Los errores que dañan la relación
- Recordar a un cliente que ya ha pagado. El error más común y el más irritante. Compruebe el banco antes de enviar cada recordatorio o, mejor, concilie los pagos con las facturas antes de la tanda de recordatorios.
- Recordar a un cliente en plena disputa. Si el trabajo está en discusión, pause los recordatorios de esa factura hasta que se resuelva.
- Recordar en el idioma equivocado. Un recordatorio en el idioma de los documentos del cliente se lee y se reenvía. Uno en el idioma equivocado se deja de lado.
- No recordar en absoluto a los clientes "buenos". Los clientes fiables suelen ser los que más agradecen el aviso de cortesía, porque ahorra una consulta a su equipo de contabilidad.
Dejar que el calendario funcione solo
El calendario solo funciona si se ejecuta siempre, no únicamente en las semanas en que alguien tiene tiempo para ello. En CRM Business Hub lo configura una sola vez: un aviso de vencimiento antes de la fecha, y después un recordatorio de impago simple con su propio intervalo y repetición, o niveles de reclamación con recargos. Los recordatorios se ejecutan automáticamente o con un clic, y puede pausarlos para una factura concreta cuando hay una disputa o un plan de pagos. Las plantillas de correo existen por idioma, de modo que cada cliente recibe el recordatorio en el idioma de sus documentos.
Para evitar recordar a clientes que ya han pagado, puede importar su extracto bancario como CSV. CRM Business Hub sugiere qué pago corresponde a qué factura, concilia automáticamente las coincidencias seguras por encima de un nivel de confianza que usted establece, y la factura pasa a estar parcialmente pagada o pagada antes del siguiente recordatorio.
CRM Business Hub funciona dentro de su espacio de trabajo KIMISUITE, con facturación por espacio de trabajo y no por usuario. Cancele cuando quiera · Sin permanencia mínima · 14 días gratis.
