Una factura impagada cuesta más que su valor nominal: inmoviliza efectivo que ya ha ganado, consume horas de su equipo en reclamaciones y, si nunca se paga, hay que reponerla con ventas nuevas por un importe muchas veces superior.
La calculadora de fecha de vencimiento de pago le da una fecha por factura. Este artículo trata del día siguiente a esa fecha, cuando el dinero no ha llegado, y de ponerle una cifra a lo que eso cuesta realmente.
Una factura, seguida desde el vencimiento hasta la cancelación
Tomemos un ejemplo realista: una pequeña agencia factura a un cliente empresarial 6.000 € a 30 días. La fecha de vencimiento pasa. Esto es lo que suele ocurrir después, y lo que significa.
| Día tras el vencimiento | Qué suele ocurrir | Qué significa para usted |
|---|---|---|
| 1 | La factura está vencida. En el comercio B2B de la UE, desde este día se pueden reclamar intereses de demora legales y una compensación de 40 €, sin necesidad de recordatorio | Legalmente le deben más. En la práctica, nadie se ha dado cuenta todavía |
| 3 a 7 | Se envía un recordatorio amistoso, si alguien se acuerda | El primer coste: alguien revisa la cuenta bancaria y escribe un correo |
| 14 a 21 | Segundo recordatorio, a menudo una llamada | El cliente menciona que falta un número de pedido o que la dirección de la factura es incorrecta |
| 30 | Aviso final con plazo firme, intereses y gastos indicados | La relación se tensa; el trabajo para este cliente suele pausarse |
| 45 a 60 | Agencia de cobros o procedimiento monitorio | Costes externos y un cliente que muy probablemente ha perdido |
| 90 y después | La deuda se da por perdida | El importe íntegro se convierte en pérdida |
La mayoría de las facturas nunca pasan de la segunda fila. Ese es precisamente el punto: el coste del retraso en el pago se decide en las dos primeras semanas tras el vencimiento, no en la agencia de cobros.
Coste 1: el dinero que está financiando
Hasta que el cliente paga, usted le está prestando 6.000 € sin intereses. Si esa brecha se cubre con su póliza de crédito al 9 % anual, 45 días de retraso cuestan 66,58 €:
6.000 € × 9 % × 45 / 365 = 66,58 €
En una sola factura parece inofensivo. En todo un negocio no lo es. Los equipos financieros lo miden como días de ventas pendientes de cobro (DSO): cuántos días de ingresos están inmovilizados de media en facturas impagadas.
Para un negocio con 720.000 € de ingresos anuales, un día de ingresos son unos 1.973 €. Por tanto:
| Los clientes pagan de media... | Efectivo inmovilizado en cuentas por cobrar |
|---|---|
| 10 días más tarde de lo acordado | unos 19.700 € |
| 30 días más tarde de lo acordado | unos 59.200 € |
| 45 días más tarde de lo acordado | unos 88.800 € |
Es dinero que no puede gastar en salarios, proveedores o existencias, y por el que quizá esté pagando intereses mientras tanto. Cobrar diez días antes libera el mismo efectivo que un pequeño préstamo bancario, sin el préstamo.
Coste 2: el tiempo dedicado a reclamar
Cada factura vencida genera trabajo que nadie había planificado: revisar el extracto bancario, localizar la factura, escribir el recordatorio, llamar al equipo de cuentas del cliente, reenviar una copia corregida, anotar quién prometió qué.
Supongamos tres horas a lo largo de la vida de una factura vencida, a un coste interno de 40 € la hora. Son 120 € por factura vencida, antes de que nadie haya hecho trabajo facturable. Con diez facturas vencidas al mes, está pagando un puesto a tiempo parcial cuyo único trabajo es pedir dinero que ya le deben.
El coste menos visible es el trabajo que no se hizo en esas horas, y la atención del propietario, que tiende a ir al único cliente que no ha pagado en lugar de a los diez que podrían comprar.
Coste 3: la factura que nunca se paga
Si los 6.000 € se dan por perdidos, la pérdida no son 6.000 € de ingresos. Son 6.000 € de beneficio, porque usted ya pagó el trabajo, los materiales y el tiempo. Para recuperar ese beneficio, tiene que vender mucho más de 6.000 €.
Ventas necesarias para compensar una deuda incobrable = deuda incobrable / margen de beneficio neto
| Su margen de beneficio neto | Ventas nuevas necesarias para compensar 6.000 € |
|---|---|
| 5 % | 120.000 € |
| 10 % | 60.000 € |
| 15 % | 40.000 € |
| 20 % | 30.000 € |
| 30 % | 20.000 € |
Con un margen del 10 %, una factura impagada de 6.000 € anula el beneficio de 60.000 € de actividad normal. Esa es la cifra que conviene recordar al decidir cuándo enviar el primer recordatorio.
En muchos países puede corregir el IVA que ya pagó por una factura definitivamente incobrable. Las condiciones varían de un país a otro, así que consúltelas con su asesor antes de dar nada por perdido.
La factura completa del ejemplo
| Concepto de coste | 45 días de retraso, luego pagada | Nunca pagada |
|---|---|---|
| Financiación al 9 % | 66,58 € | 66,58 € y en aumento |
| Tiempo del personal | 120 € | 200 € o más |
| Cobro externo | ninguno | los honorarios varían, a menudo un porcentaje del importe |
| Beneficio perdido | ninguno | 6.000 € |
| Ventas necesarias para recuperarlo con un margen del 10 % | ninguna | 60.000 € |
Qué puede reclamar
Para clientes empresariales en la UE, la Directiva sobre morosidad (2011/7/UE) le da dos cosas en el momento en que pasa la fecha de vencimiento acordada, sin necesidad de enviar antes un recordatorio:
- Intereses de demora legales de al menos el tipo de referencia más 8 puntos porcentuales anuales. Alemania los fija en 9 puntos por encima de su tipo básico para B2B.
- Una compensación fija de 40 € por los costes de cobro, más los costes razonables que superen esa cantidad.
Solo a modo ilustrativo: si el tipo de referencia fuera del 2 %, el mínimo de la UE sería del 10 % anual, y 45 días sobre 6.000 € supondrían unos 73,97 € de intereses más 40 €. Eso cubre aproximadamente el coste de financiación. No cubre el tiempo del personal, y no hace nada por una deuda dada por perdida.
La mayoría de las pequeñas empresas nunca lo reclaman, porque quieren conservar al cliente. Es una decisión legítima. Indicar los intereses y los 40 € en sus condiciones generales sigue siendo útil: muestra al cliente que su fecha de vencimiento es una fecha en serio, y le da algo a lo que remitirse en un aviso final si alguna vez se llega a eso.
Los consumidores reciben un trato distinto en cada país. No aplique los intereses B2B ni los 40 € a clientes particulares sin comprobar antes su normativa nacional.
Por qué las facturas quedan realmente impagadas
Pocas facturas vencidas son de mala fe. La mayoría entran en un puñado de categorías corrientes, y cada una tiene una solución distinta.
| Motivo | Frecuencia | Solución |
|---|---|---|
| La factura llegó a la persona o al buzón equivocado | muy frecuente | Pida la dirección del departamento de cuentas a pagar al recibir el pedido |
| Falta el número de pedido o la referencia | muy frecuente, con clientes grandes | Pídalo antes de facturar, no después |
| Un error en la factura (importe, dirección, número fiscal) | frecuente | Corrija los datos en la ficha del cliente, una única fuente para cada factura |
| El cliente paga en ciclos mensuales y se saltó uno | frecuente | Alinee sus condiciones con su ciclo, o facture antes |
| Una disputa sobre el trabajo | ocasional | Aclárela en pocos días, abone la parte disputada y consiga que se pague el resto |
| Problemas reales de tesorería | ocasional | Acuerde un plan de pagos pronto y deje de ampliar el crédito |
Cuatro de esos seis se resuelven antes incluso de enviar la factura. El resto se resuelve detectándolo rápido.
Qué reduce de verdad el coste
- Acuerde condiciones claras y ponga la fecha de vencimiento en la factura como fecha. "A 30 días" deja margen de interpretación; "vencimiento 2 de octubre de 2026" no. Cómo funcionan las condiciones habituales, incluido lo que realmente le cuesta un descuento por pronto pago, se explica en condiciones de pago explicadas.
- Envíe una nota breve antes del vencimiento. Detecta el buzón equivocado y el número de pedido que falta mientras aún hay tiempo.
- Haga el seguimiento al día siguiente, no al mes siguiente. Cada fila de la cronología anterior sale más cara que la anterior.
- Pida un anticipo en trabajos grandes y a clientes nuevos.
- Mantenga una única lista de lo pendiente. No en la cabeza de alguien, ni en una hoja de cálculo actualizada los viernes.
Ver lo pendiente, todos los días
El último punto es con el que más luchan la mayoría de las pequeñas empresas, porque las facturas viven en un sitio, el extracto bancario en otro y los recordatorios en el calendario de alguien. En CRM Business Hub, cada factura muestra si está impagada, parcialmente pagada, pagada o vencida, los pagos parciales se registran contra ella y los recordatorios de pago pueden enviarse automáticamente, de modo que una factura vencida se detecta el primer día y no el trigésimo. Funciona dentro de su espacio de trabajo KIMISUITE, con facturación por espacio de trabajo y no por usuario. Cancele cuando quiera · Sin permanencia mínima · 14 días gratis.
