Este checklist para planificar las cenas de Navidad de empresa está pensado para el local: el hotel, restaurante o espacio de eventos que vende noches de fiesta compartidas en diciembre. En esas noches, varias empresas y grupos reservan plazas en la misma fiesta: cena de tres platos, una copa de bienvenida, DJ y baile hasta tarde. Pueden llenar una docena de viernes y sábados seguidos, y generan más consultas, cambios de menú y facturas que cualquier otro mes.
El checklist recorre la temporada desde el primer paso de planificación hasta la última noche e incluye lo que necesita de ti la persona que organiza la cena en la oficina, porque es ella quien decide adónde irá su equipo el año que viene. ¿Empiezas tarde? Más abajo encontrarás una versión de cuatro semanas.
¿Noches compartidas o alquiler en exclusiva?
La mayoría de los locales ofrecen dos productos, y se planifican de forma distinta:
- Noches de fiesta compartidas. Tú fijas las fechas, el menú y el precio por persona. Grupos de distintas empresas reservan plazas, desde un par de compañeros hasta un departamento entero, y se sientan en mesas propias o compartidas.
- Alquiler en exclusiva. Una sola empresa reserva todo el salón para una noche. Normalmente se trata de un contrato con un consumo mínimo, no de una venta de entradas.
El resto de este checklist trata de las noches compartidas.
De tres a cuatro meses antes: prepara la temporada
- Elige las fechas. Normalmente todos los viernes y sábados desde finales de noviembre hasta poco antes de Navidad, más algunos jueves si hay mucha demanda.
- Fija el aforo por noche. Cuenta los asientos con las mesas en disposición de fiesta, no con la distribución habitual del restaurante.
- Define el paquete. Copa de bienvenida, tres platos con elección de principal, café y DJ hasta una hora fija. Deja por escrito lo que no está incluido.
- Fija el precio por persona. Consulta el apartado siguiente.
- Redacta tus condiciones. Señal o pago completo, fecha límite para el número definitivo de asistentes y la elección de menú, y qué ocurre si un grupo se reduce. Publícalas antes de la primera reserva.
En Event Ticket Hub, la app de venta de entradas de KIMISUITE, toda una temporada es un único evento con una serie semanal de fechas (hasta 120). Cada noche tiene su propio número de plazas, su propia lista de asistentes y sus propias cifras de ventas.
Precio por persona: calcúlalo por noche
Cada noche de fiesta tiene costes fijos (DJ, personal adicional, decoración) y costes por invitado (comida, copa de bienvenida). Un ejemplo para una noche:
- Costes fijos de 900 EUR, comida y bebida a 32 EUR por invitado, 120 plazas
- Planificas con un 75 % de plazas vendidas, es decir, 90 invitados
- 900 / 90 = 10 EUR de costes fijos por invitado, más 32 EUR: 42 EUR
- Con una comisión de pago supuesta del 3 %, el precio de equilibrio es 42 / 0,97 = 43,30 EUR
- Para obtener 600 EUR de beneficio por noche: 50,17 EUR
- Con un precio previsto de 49 EUR, alcanzas el punto de equilibrio a partir de 58 invitados
Este ejemplo no incluye IVA. Haz tus propios cálculos en la calculadora de precio de entradas con tu comisión de pago y el tipo de IVA de tus entradas, y pon precio aparte a las noches más flojas: un jueves al 50 % necesita un precio distinto que un sábado con todo vendido.
En doce noches, las pequeñas comisiones por entrada se van sumando. La calculadora de comisiones por entrada muestra cuánto suponen las comisiones de venta de entradas en toda la temporada.
De dos a tres meses antes: abre la venta
- Precio de reserva anticipada. Asígnale un periodo de venta que termine en la fecha que tú elijas, para que después se aplique automáticamente el precio normal.
- Límite por pedido. Fija un máximo por pedido para que una sola empresa no se quede con todas las plazas del sábado de más demanda.
- Pregunta de menú por invitado. Una pregunta de selección obligatoria con tus entrantes y principales se traduce en cifras exactas por noche. Añade una segunda pregunta sobre alergias y dietas.
- Transferencia bancaria. Muchas empresas pagan por transferencia. Si la activas, tus datos bancarios se envían con la reserva y las plazas quedan bloqueadas hasta la fecha de vencimiento del pago.
- Datos de la empresa. Quien organiza introduce el nombre de la empresa, la dirección y el NIF al finalizar la compra, de modo que la factura sale correcta a la primera.
- Primero, tus clientes anteriores. Escribe a los organizadores del año pasado antes de anunciarte. Un código de descuento puede desbloquear una entrada anticipada oculta solo para ellos.
Lo que necesita de ti quien organiza en la oficina
Piensa en la persona de contabilidad o de RR. HH. a la que le han pedido que "se encargue de la cena de Navidad". Necesita:
- Un precio por persona que pueda incluir en un presupuesto, con lo que está incluido
- Un solo pedido para todo el equipo, no 14 pagos separados
- Una factura a nombre de la empresa
- Tiempo para recoger nombres y menús, y una fecha límite clara para el número definitivo
- Una confirmación que pueda reenviar a sus compañeros
En Event Ticket Hub, quien organiza reserva todas las plazas en un solo pedido e indica la elección de menú de cada entrada. Con entradas nominativas, los nombres pueden cambiarse en la página del pedido hasta la fecha límite que tú fijes, algo útil cuando alguien se pone enfermo. Quien organiza puede volver a consultar la reserva en cualquier momento con el número de pedido y su dirección de correo electrónico.
Un mes antes: mantén las cifras en orden
- Sigue las ventas de cada noche y da más visibilidad a las noches flojas en tu marketing.
- Recuerda a los organizadores la fecha límite del menú.
- Pasa a cocina un primer recuento por noche y planifica el personal con las cifras reales.
- Registra a mano las reservas telefónicas: tú mismo creas el pedido, pagado o con el pago pendiente, y las entradas se envían por correo electrónico.
Si empiezas tarde: la versión de cuatro semanas
Si la primera noche de fiesta está a solo unas semanas, reduce la lista a lo que protege la velada:
- Publica las fechas, el paquete y un único precio por persona. Prescinde del precio anticipado.
- Haz obligatorias por entrada las preguntas de menú y alergias desde la primera reserva.
- Fija la fecha límite del menú unos diez días antes de cada noche e inclúyela en tus condiciones.
- Llama tú mismo a los organizadores del año pasado y registra sus reservas como pedidos manuales.
- Vincula los móviles de control de acceso antes de la primera noche.
Las noches de fiesta
- Antes de cada noche: imprime la lista de asistentes con las entradas y los menús elegidos, o expórtala a Excel para tu plano de mesas.
- En la entrada: los grupos llegan con pocos minutos de diferencia. Tu equipo escanea las entradas con el móvil, busca por nombre cuando alguien ha olvidado la suya y registra a un grupo entero de una vez.
- Después de cada noche: el informe de ventas por fecha muestra las ventas brutas, los reembolsos y los check-ins, para que sepas qué noches conviene repetir.
Enero: planifica el próximo año
- Anota qué noches se agotaron primero y cuáles necesitaron descuentos.
- Pregunta a algunos organizadores qué les facilitó o dificultó la reserva.
- Guarda sus datos de contacto para los envíos del año que viene. Si tienes Contacts en tu espacio de trabajo, los compradores de Event Ticket Hub se guardan allí sin duplicados.
El checklist de un vistazo
- Fechas, aforo, paquete y precio por noche fijados
- Condiciones con señal, fecha límite y cambios publicadas
- Límite por pedido configurado, preguntas de menú y alergias obligatorias por entrada
- Transferencia bancaria y datos de empresa en el pago activados
- Organizadores del año pasado contactados en primer lugar
- Lista de asistentes por noche impresa para cocina y sala
- Móviles de acceso vinculados, búsqueda de invitados lista
