Un restaurante puede gestionar las reservas de mesa de dos formas básicas. Un portal de reservas muestra tus mesas libres dentro de una app de tipo marketplace y las confirma al instante, según las reglas de capacidad que tú definas allí. Una solicitud de mesa llega a través de tu propia web, y tu equipo la acepta o la rechaza, normalmente en cuestión de minutos. Ambas funcionan. Resuelven problemas distintos, y muchos restaurantes que buscan una alternativa a su portal de reservas en realidad se están preguntando cuál de las dos necesitan.
Este artículo compara ambas opciones con honestidad y te ofrece unas pocas preguntas para decidir.
Lo que hace bien un portal de reservas
Los portales son, ante todo, marketplaces y, en segundo lugar, sistemas de reservas. Sus puntos fuertes:
- Te encuentran clientes nuevos. La gente navega por la app, filtra por zona y tipo de cocina y descubre restaurantes que no conocía. Para un restaurante recién abierto o en una zona turística, esa visibilidad puede valer mucho.
- Confirmación inmediata. El cliente elige una hora y recibe la confirmación sin esperar.
- Reglas de capacidad. Tú defines el tamaño de las mesas, la duración de cada turno y los comensales por franja; el sistema llena la sala.
- Reseñas y programas de fidelización dentro de la app.
El precio suele ser doble: una tarifa (por comensal reservado, una cuota mensual o ambas, según el portal y tu contrato; consulta su lista de precios actual) y la relación con el cliente. El cliente reservó "a través de la app", a menudo recibe después su publicidad y puede que la próxima vez reserve en el restaurante de al lado desde la misma pantalla.
Lo que hace bien una solicitud de mesa
Una solicitud es un formulario de reserva en tu propia web, con tu propio diseño y tus propias reglas:
- El cliente es tuyo. Te encontró a ti, reservó en tu web y sus datos se quedan contigo.
- Tú decides cada reserva. Una mesa de ocho un sábado de mucho movimiento, un grupo que quiere la terraza, un cliente habitual: tu equipo lo revisa antes de decir que sí.
- Sin comisiones por comensal a terceros en las reservas que llegan a través de tu propia web.
- Espacio para peticiones especiales. Un campo de comentarios, una zona preferida, un cumpleaños.
La contrapartida es que el cliente espera tu respuesta y nadie nuevo te descubre a través de un marketplace. Además, la solicitud solo funciona si alguien responde rápido: una solicitud sin respuesta durante tres horas es una mesa perdida.
Cinco preguntas para decidir
- ¿De dónde vienen hoy tus clientes? Si la mayoría ya te conoce, porque pasan por delante, porque repiten o por tu propia web y redes sociales, un formulario de solicitud en tu web los capta sin intermediarios. Si dependes de que te descubran, un portal te trae gente a la que de otro modo no llegarías.
- ¿Cuánto movimiento tienes en las horas punta? Una sala que se llena sola cada viernes necesita más reglas de capacidad que visibilidad. Una sala con mesas vacías los martes necesita más visibilidad que reglas.
- ¿Puede alguien responder en pocos minutos durante el horario de apertura? Si es así, las solicitudes resultan casi tan rápidas como la reserva inmediata. Si nadie vigila la bandeja de entrada, usa la reserva inmediata en algún sitio.
- ¿De qué tamaño son tus mesas y grupos? Los grupos grandes o mixtos, los espacios privados y los menús cerrados se gestionan mejor como solicitudes.
- ¿Cuánto te cuesta un no-show? Introduce tus cifras en la calculadora del coste de los no-shows y compara ese importe con lo que te costaría un portal por las mismas reservas.
Muchos restaurantes combinan ambas opciones: un portal para darse a conocer y unas pocas mesas, y su propia web para los habituales, los grupos y todos los que ya los conocen. Lo importante entonces es tener un único lugar donde se reúnan todas las reservas, para que ninguna mesa se venda dos veces.
Qué hace que las solicitudes funcionen en la práctica
- Muestra tu horario real, con la comida y la cena como franjas separadas y los días especiales.
- Fija una antelación mínima y un tamaño máximo de grupo para las reservas online, para que nadie pida una mesa para doce dentro de veinte minutos.
- Recibe avisos al instante en el móvil, no por email al final del día.
- Confirma o rechaza indicando el motivo, para que el cliente sepa a qué atenerse.
- Da al cliente una forma de cancelar, para que te llegue la cancelación en lugar de una mesa vacía.
- Planifica la sala por días, para ver qué mesas están ocupadas antes de confirmar.
Cómo gestiona Restaurant Hub las solicitudes de mesa
En Restaurant Hub, la app de carta y reservas de KIMISUITE, los clientes reservan a través de un widget de reserva de mesas en tu propia web, creado con Widget Creator. Cada reserva llega como una solicitud que tu equipo aprueba o rechaza, y el motivo se envía al cliente. Restaurant Hub no acepta reservas automáticamente según la capacidad; el restaurante siempre confirma.
Lo que puedes configurar y consultar:
- Reglas de reserva: antelación mínima, número máximo de comensales por reserva online y la franja horaria; el servidor comprueba el horario de apertura, los días de cierre, la antelación y el tamaño del grupo antes de aceptar una solicitud
- Horario de apertura con dos franjas por día de la semana y horarios especiales o días de cierre por fecha
- Zonas y mesas, por ejemplo comedor y terraza, y un plano de mesas por día que muestra las mesas libres y ocupadas
- Avisos instantáneos en Telegram para cada nueva solicitud y para las cancelaciones de los clientes, cada miembro del equipo en su propio chat
- Un enlace para el cliente en el email de confirmación para ver o cancelar la reserva o guardarla en su calendario; cuando un cliente cancela, el restaurante recibe un email
- Reservas manuales para las reservas telefónicas, y listados imprimibles y tarjetas de mesa plegables por reserva
Más información sobre la función en reservas de mesa para restaurantes, y sobre los precios sin comisiones por comensal en reservas sin comisiones por comensal.
