Uma app de check-in para eventos lê o código QR de cada bilhete à entrada, confirma que é válido para este evento e esta data e marca-o como utilizado, para que não possa entrar duas vezes. Bem feita, transforma uma fila de 400 pessoas num fluxo constante de poucos segundos por convidado. Mal feita, é um telemóvel bloqueado, uma rede Wi-Fi em baixo e uma fila até à rua.
O Event Ticket Hub, a app de bilhética do KIMISUITE, inclui um leitor que funciona em qualquer smartphone, continua a trabalhar sem ligação e não precisa de ser descarregado de nenhuma loja de apps. Este artigo explica como funciona o check-in e como preparar a entrada para uma noite sem sobressaltos.
Do que a equipa da entrada precisa realmente
Pergunte a quem já trabalhou numa entrada e a lista é curta:
- Leituras rápidas, um convidado a cada poucos segundos
- Respostas claras: verde significa entrar, tudo o resto diz porque não
- Nenhuma dependência do Wi-Fi do recinto, que falha sempre quando a sala está cheia
- Uma forma de ajudar convidados que não têm o bilhete no telemóvel
- Números em tempo real, para que o organizador saiba quantas pessoas estão lá dentro
O leitor de bilhetes do Event Ticket Hub foi concebido precisamente em torno destes pontos.
Configure um leitor num minuto
O leitor funciona no browser do telemóvel, por isso os seus voluntários podem usar os próprios telemóveis. Não há nada para instalar.
- No Event Ticket Hub, cria um dispositivo e recebe um código de emparelhamento de 8 caracteres ou um código QR. O código é válido durante uma hora.
- No telemóvel, a equipa da entrada abre a página do leitor e introduz ou lê o código.
- O telemóvel fica emparelhado como leitor de entrada para os seus eventos.
Pode emparelhar quantos telemóveis precisar, em todos os planos. Se um telemóvel se perder ou um voluntário sair, revoga esse dispositivo com um clique. Também pode voltar a emparelhar um dispositivo mais tarde, por exemplo para o próximo fim de semana de festival.
A leitura à entrada
Cada leitura mostra um resultado claro em letras grandes, com som e vibração, para que a equipa não tenha de estar sempre a olhar para o ecrã:
| Resultado | O que significa |
|---|---|
| Válido | O convidado pode entrar |
| Check-in já efetuado | Este bilhete já foi utilizado |
| Data errada | O bilhete é para outra data do mesmo evento |
| Entrada errada | O bilhete pertence a outra entrada |
| Inválido | O código foi alterado ou não é um dos seus bilhetes |
| Demasiado cedo | As portas ainda não abriram |
Um botão de lanterna ajuda em átrios escuros, e a equipa pode introduzir o código do bilhete à mão se o ecrã de um telemóvel estiver partido.
Funciona sem ligação
Cada código QR de bilhete é assinado, por isso o leitor consegue distinguir um bilhete verdadeiro de uma cópia sem consultar o servidor. Se a ligação cair, a leitura simplesmente continua. As leituras ficam guardadas no telemóvel e são enviadas assim que a ligação regressa.
Para si, isto significa que pode fazer o check-in de convidados num palco ao ar livre, numa discoteca em cave ou num recinto desportivo com rede móvel instável, sem ter de esperar que a rede aguente.
Quando o bilhete não está no telemóvel
Nem todos os convidados chegam com o código QR pronto. Uns esqueceram-se de descarregar o PDF, outros têm a bateria descarregada, outros compraram para a família inteira num só telemóvel. Para estes casos, a equipa da entrada pode pesquisar a lista de convidados por nome ou encomenda e fazer o check-in de um único bilhete ou da encomenda inteira de uma só vez.
Os compradores podem sempre voltar aos seus bilhetes na página "Consultar reserva" com o número da encomenda e o endereço de e-mail. Vale a pena imprimir isto num pequeno aviso à entrada.
Várias entradas, as pessoas certas em cada uma
Os recintos maiores raramente têm uma só porta. No Event Ticket Hub, pode definir entradas, por exemplo "Entrada principal", "VIP" e "Backstage", e decidir:
- que tipos de bilhete podem usar cada entrada
- quando abre cada entrada
- se os convidados podem sair e voltar a entrar, com leituras de entrada e saída
Nos planos maiores, também pode atribuir a equipa da entrada por evento, por data ou por entrada. O voluntário da entrada principal de sábado vê exatamente isso e mais nada.
Durante o evento, o organizador vê os números de check-in em tempo real por entrada. Depois do evento, o relatório de check-in mostra quem veio, e a lista de participantes pode ser exportada para Excel. Saiba mais sobre os relatórios de eventos.
Proteção extra para eventos muito procurados
Para eventos com muita procura, em que as capturas de ecrã circulam, o Event Ticket Hub oferece duas ferramentas adicionais:
- Um código QR rotativo. O código na página da encomenda do comprador muda a cada 15 segundos, por isso uma captura de ecrã enviada a um amigo deixa de funcionar à entrada.
- Uma sala de espera. Quando abre uma grande venda, os compradores entram na loja por vagas e veem a sua posição e o tempo de espera, em vez de todos chegarem ao checkout ao mesmo tempo.
Ambas estão disponíveis no plano maior ou como extensão nos restantes.
Lugares de época à entrada
Os titulares de lugar de época recebem por e-mail um bilhete para cada data, para o lugar que ocupam durante toda a época. À entrada, esse bilhete é lido como qualquer outro, e "Data errada" deteta o titular que traz por engano o bilhete da semana passada. Saiba mais sobre os lugares de época.
Uma checklist para o seu próximo evento
- Emparelhe todos os telemóveis da entrada na véspera, não à porta
- Teste uma leitura por entrada com um bilhete da equipa
- Carregue os telemóveis e leve um power bank
- Coloque um pequeno aviso: "Encontre os seus bilhetes: Consultar reserva"
- Tenha à entrada uma pessoa que possa pesquisar a lista de convidados
- Acompanhe os números em tempo real e envie reforços para a entrada mais movimentada
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O Event Ticket Hub faz parte do seu espaço de trabalho KIMISUITE. Os dispositivos de leitura são ilimitados em todos os planos, e o KIMISUITE é faturado por espaço de trabalho, não por utilizador. Crie o seu espaço de trabalho gratuito e experimente-o com um período de teste gratuito.
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