La prise de rendez-vous en ligne permet à un client de choisir un créneau libre sur votre page de réservation, de le confirmer et de recevoir un lien de visio pour cette séance, sans que vous ayez rien à envoyer manuellement. Pour les coachs, consultants et thérapeutes qui travaillent à distance, elle remplace l'enchaînement bien connu : les e-mails « quel horaire vous convient ? », l'invitation d'agenda, un lien de visio séparé et le rappel que vous avez oublié d'envoyer.
Ce guide présente ce dont un bon parcours réservation-visio a besoin, là où il coince généralement, et comment le configurer pour que la séance ait lieu, tout simplement.
Là où l'organisation habituelle coince
La plupart des coachs commencent avec trois outils distincts : un lien de prise de rendez-vous, un service de visio et un agenda. Chacun fonctionne bien de son côté. Le problème se situe entre les trois :
- Le lien n'est pas rattaché à la réservation. Vous reportez la séance, mais l'ancien lien de visio reste dans la boîte de réception du client.
- Les annulations laissent des réunions orphelines. La réservation est annulée, la réunion existe toujours, et un client se retrouve seul dans une salle vide.
- Les fuseaux horaires sèment la confusion. Votre 10 h correspond à 9 h pour votre client, et l'un de vous deux se présente avec une heure de décalage.
- Les règles restent dans votre tête. Vous ne prenez pas de réservations pour le lendemain matin, vous demandez une semaine de délai pour une première séance et vous voulez que les clients acceptent d'abord vos conditions. Rien de tout cela n'apparaît sur la page de réservation.
L'objectif est un parcours unique dans lequel la réservation et la réunion ne font qu'un : vous la créez, la déplacez ou l'annulez une seule fois, et le lien de visio suit.
Ce que les clients attendent de la page de réservation
Un client potentiel qui hésite à réserver une première séance recherche :
- Vos prestations avec leur durée et leur prix, par exemple un appel découverte de 30 minutes et une séance de 60 minutes.
- Des horaires affichés dans son propre fuseau horaire.
- Des conditions claires : combien de temps à l'avance il peut réserver, votre politique d'annulation, votre politique de confidentialité.
- Une confirmation qui contient le lien, pour qu'il ne se demande pas comment se connecter.
- La possibilité de rejoindre la séance sans créer de compte, dans le navigateur, sur n'importe quel appareil.
S'il manque l'un de ces éléments, les questions vous reviennent par e-mail.
Définir vos règles de réservation
Avant de publier une page de réservation, fixez quatre règles :
- Délai minimum. Jusqu'à quand on peut encore réserver avant une séance : deux heures, un jour, ou davantage pour les premières séances.
- Fenêtre de réservation. Jusqu'où votre agenda est ouvert, par exemple 30 jours.
- Durée des séances et battements. Prévoyez du temps après chaque séance pour vos notes, afin que les appels qui s'enchaînent ne se chevauchent pas.
- Confirmation manuelle ou automatique. La confirmation automatique est plus rapide pour les clients existants ; la confirmation manuelle vous permet d'examiner d'abord une nouvelle demande.
Si vous travaillez avec des clients à l'étranger, comparez vos horaires proposés avec leur journée de travail grâce au convertisseur de fuseaux horaires gratuit avant de les fixer. Pour la séance elle-même, un ordre du jour succinct aide un premier appel à rester cadré ; le générateur d'ordre du jour de réunion gratuit vous en propose un à adapter.
Comment fonctionne le parcours avec Service Manager et Meeting Hub
Dans KIMISUITE, deux applications d'un même espace de travail couvrent ce parcours : Service Manager prend la réservation, et Meeting Hub gère la séance en visio. L'espace de travail a besoin des deux applications.
La page de réservation. Service Manager vous fournit une page de réservation publique avec huit modèles, vos prestations classées par catégorie avec prix et durée, et des textes dans les langues de votre choix. Les clients voient chaque horaire dans votre fuseau horaire et dans le leur (« Votre heure »). Vous définissez un délai minimum et une fenêtre de réservation, et lorsque vos conditions et votre politique de confidentialité sont activées, les clients doivent cocher les deux avant de réserver. Votre politique d'annulation est accessible depuis la page. Si la confirmation automatique est désactivée, les nouvelles réservations attendent dans une file de confirmation sur votre tableau de bord jusqu'à ce que vous cliquiez sur Confirmer.
La réunion est créée pour vous. Dans Service Manager, vous activez l'intégration Meeting Hub et indiquez quelles prestations sont des réunions en ligne. Lorsqu'une telle réservation est confirmée, une réunion est créée dans Meeting Hub avec le client invité, et l'e-mail de confirmation est envoyé. La fiche de réservation affiche le lien du client, un bouton « Rejoindre en tant qu'hôte » et des options pour renvoyer les liens ou régénérer le lien hôte.
Les modifications suivent la réservation. Reportez la réservation, et la réunion est déplacée avec elle. Annulez la réservation, et la réunion est annulée elle aussi ; le lien du client indique alors que la réunion a été annulée.
La séance elle-même. Les clients se connectent depuis le lien dans leur navigateur en saisissant simplement leur nom, sans compte. Une salle d'attente vous permet de les faire entrer quand vous êtes prêt, et une réunion peut être protégée par un mot de passe. Pendant l'appel, vous disposez du partage d'écran, d'un tableau blanc, du chat et de sous-titres en direct. Après la réunion, vous pouvez télécharger la transcription ; avec les formules Pro et Enterprise, vous recevez en plus par e-mail un résumé par IA avec les actions à mener et les décisions clés. Avec la formule Starter, les réunions s'arrêtent au bout de 120 minutes, ce qui compte si vous animez des ateliers plus longs.
Vos propres e-mails. Service Manager propose des modèles d'e-mail pour chaque événement (création, confirmation, annulation, report, etc.) dans chaque langue, et ils peuvent inclure le lien de la réunion sous forme de variable.
Une première configuration simple
- Créez deux prestations : un court appel découverte et votre séance standard, toutes deux marquées comme réunions en ligne.
- Définissez vos horaires de travail, un délai minimum et une fenêtre de réservation.
- Ajoutez vos conditions, votre politique de confidentialité et votre politique d'annulation.
- Choisissez un modèle de page de réservation et ajoutez le lien à votre signature e-mail et à vos profils sur les réseaux sociaux.
- Réservez une fois vous-même en tant que client de test et connectez-vous depuis un second appareil.
FAQ
Qu'est-ce que la prise de rendez-vous en ligne pour les consultations ?
C'est une page de réservation sur laquelle les clients choisissent un créneau pour une séance à distance et reçoivent automatiquement le lien de visio, sans que vous ayez à envoyer les invitations à la main.
Que devient le lien de visio si un client reporte sa séance ?
Lorsque Service Manager et Meeting Hub sont connectés, reporter la réservation déplace la réunion, et annuler la réservation annule la réunion.
Mes clients ont-ils besoin d'un compte pour rejoindre la séance en visio ?
Non. Ils ouvrent le lien figurant dans leur confirmation et rejoignent la séance dans le navigateur en saisissant leur nom.
Puis-je valider les nouveaux clients avant qu'une séance soit confirmée ?
Oui. Désactivez la confirmation automatique : les nouvelles réservations attendent dans la file de confirmation jusqu'à ce que vous les confirmiez.
Ajoutez Service Manager et Meeting Hub à votre espace de travail et essayez-les pendant 14 jours
