Une application de check-in pour événements scanne le QR code de chaque billet à l'entrée, vérifie qu'il est valable pour cet événement et cette date, puis le marque comme utilisé pour qu'il ne serve pas deux fois. Bien conçue, elle transforme une file de 400 personnes en un flux régulier de quelques secondes par invité. Mal conçue, c'est un téléphone figé, un Wi-Fi en panne et une file qui déborde sur le trottoir.
Event Ticket Hub, l'application de billetterie de KIMISUITE, intègre un scanner qui fonctionne sur n'importe quel smartphone, continue de tourner sans connexion et ne nécessite aucun téléchargement sur un store. Cet article explique comment se déroule le check-in et comment organiser votre entrée pour une soirée sans accroc.
Ce dont une équipe d'accueil a vraiment besoin
Demandez à quiconque a déjà tenu une entrée : la liste est courte.
- Des scans rapides, un invité toutes les quelques secondes
- Des réponses claires : vert, on entre ; sinon, le motif s'affiche
- Aucune dépendance au Wi-Fi du lieu, qui lâche toujours quand la salle est pleine
- Un moyen d'aider les invités qui n'ont pas leur billet sur leur téléphone
- Des chiffres en direct, pour que l'organisateur sache combien de personnes sont à l'intérieur
Le scanner de billets d'Event Ticket Hub a été conçu précisément autour de ces points.
Configurer un scanner en une minute
Le scanner fonctionne dans le navigateur du téléphone : vos bénévoles peuvent donc utiliser leur propre appareil. Il n'y a rien à installer.
- Dans Event Ticket Hub, vous créez un appareil et obtenez un code d'association à 8 caractères ou un QR code. Le code est valable une heure.
- Sur le téléphone, votre équipe d'accueil ouvre la page du scanner et saisit ou scanne le code.
- Le téléphone est désormais associé comme scanner d'entrée pour vos événements.
Vous pouvez associer autant de téléphones que nécessaire, quelle que soit votre formule. Si un téléphone est perdu ou qu'un bénévole s'en va, vous révoquez cet appareil en un clic. Vous pouvez aussi réassocier un appareil plus tard, par exemple pour le prochain week-end de festival.
Scanner à l'entrée
Chaque scan affiche un résultat clair en grands caractères, accompagné d'un son et d'une vibration, pour que l'équipe n'ait pas à fixer l'écran :
| Résultat | Signification |
|---|---|
| Valide | Laissez entrer l'invité |
| Déjà enregistré | Ce billet a déjà été utilisé |
| Mauvaise date | Le billet concerne une autre date du même événement |
| Mauvaise entrée | Le billet est rattaché à une autre entrée |
| Non valide | Le code a été modifié ou ne correspond à aucun de vos billets |
| Trop tôt | Les portes ne sont pas encore ouvertes |
Un bouton lampe torche aide dans les halls sombres, et l'équipe peut saisir un code de billet à la main si l'écran d'un téléphone est fissuré.
Fonctionne sans connexion
Chaque QR code de billet est signé : le scanner distingue donc un billet authentique d'une copie sans interroger le serveur. Si la connexion tombe, le scan continue tout simplement. Les scans sont enregistrés sur le téléphone et envoyés dès que la connexion revient.
Concrètement, vous pouvez faire entrer vos invités sur une scène en plein air, dans un club en sous-sol ou sur un terrain de sport mal couvert par le réseau mobile, sans croiser les doigts pour que la connexion tienne.
Quand le billet n'est pas sur le téléphone
Tous les invités n'arrivent pas avec leur QR code prêt. Certains ont oublié de télécharger le PDF, d'autres n'ont plus de batterie, d'autres encore ont acheté pour toute la famille sur un seul téléphone. Dans ces cas-là, l'équipe d'accueil peut rechercher dans la liste des invités par nom ou par commande, puis enregistrer un seul billet ou toute la commande d'un coup.
Les acheteurs peuvent toujours retrouver leurs billets sur la page « Vérifier ma réservation » avec leur numéro de commande et leur adresse e-mail. Cela vaut la peine de l'imprimer sur un petit panneau à l'entrée.
Plusieurs entrées, les bonnes personnes à chacune
Les grands lieux ont rarement une seule porte. Dans Event Ticket Hub, vous pouvez définir des entrées, par exemple « Entrée principale », « VIP » et « Backstage », et décider :
- quels types de billets peuvent utiliser chaque entrée
- à quelle heure chaque entrée ouvre
- si les invités peuvent sortir et revenir, avec des scans d'entrée et de sortie
Dans les formules supérieures, vous pouvez aussi affecter l'équipe d'accueil par événement, par date ou par entrée. Votre bénévole de l'entrée principale du samedi voit exactement cela, et rien d'autre.
Pendant l'événement, l'organisateur suit les chiffres de check-in en direct pour chaque entrée. Après l'événement, le rapport de check-in indique qui est venu, et la liste des participants peut être exportée vers Excel. En savoir plus sur les rapports d'événement.
Une protection renforcée pour les événements très demandés
Pour les événements où les billets s'arrachent et où les captures d'écran circulent, Event Ticket Hub propose deux outils supplémentaires :
- Un QR code dynamique. Le code affiché sur la page de commande de l'acheteur change toutes les 15 secondes : une capture d'écran envoyée à un ami ne fonctionne plus à l'entrée.
- Une salle d'attente. À l'ouverture d'une grosse vente, les acheteurs accèdent à la boutique par vagues et voient leur position et leur temps d'attente, au lieu de se ruer tous en même temps sur le paiement.
Ces deux outils sont disponibles dans la formule la plus complète ou en option pour les autres.
Les abonnements de saison à l'entrée
Les abonnés de saison reçoivent par e-mail un billet pour chaque date, pour la place qu'ils occupent toute la saison. À l'entrée, ce billet se scanne comme n'importe quel autre, et « Mauvaise date » repère l'abonné qui présente par erreur le billet de la semaine précédente. En savoir plus sur les abonnements de saison.
Une checklist pour votre prochain événement
- Associez tous les téléphones d'accueil la veille, pas à l'entrée
- Testez un scan par entrée avec un billet du personnel
- Chargez les téléphones et prévoyez une batterie externe
- Installez un petit panneau : « Retrouvez vos billets : Vérifier ma réservation »
- Prévoyez une personne à l'entrée capable de rechercher dans la liste des invités
- Surveillez les chiffres en direct et envoyez du renfort à l'entrée la plus chargée
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