Marcação de consultas online significa que o cliente escolhe um horário livre na sua página de marcações, confirma-o e recebe um link de vídeo para essa sessão sem que tenha de enviar nada manualmente. Para coaches, consultores e terapeutas que trabalham à distância, substitui a conhecida sequência de emails a perguntar "que horário lhe dá jeito?", um convite de calendário, um link de vídeo à parte e um lembrete que se esqueceu de enviar.
Este guia explica o que um bom fluxo da marcação ao vídeo precisa, onde costuma falhar e como configurá-lo para que a sessão simplesmente aconteça.
Onde a configuração habitual falha
A maioria dos coaches começa com três ferramentas separadas: um link de agendamento, um serviço de videochamadas e um calendário. Cada uma funciona bem sozinha. O problema está no meio:
- O link não está associado à marcação. Reagenda a sessão, mas o link de vídeo antigo continua na caixa de entrada do cliente.
- Os cancelamentos deixam reuniões órfãs. A marcação é cancelada, a reunião continua a existir e o cliente aparece numa sala vazia.
- Os fusos horários confundem. As suas 10h são as 9h do cliente, e um dos dois aparece com uma hora de diferença.
- As regras estão só na sua cabeça. Não aceita marcações para a manhã seguinte, precisa de uma semana de antecedência para uma primeira sessão e quer que os clientes aceitem primeiro os seus termos. Nada disso aparece na página de agendamento.
O objetivo é um único fluxo em que a marcação e a reunião são o mesmo objeto: cria-a, altera-a ou cancela-a uma vez, e o link de vídeo acompanha.
O que os clientes esperam da página de marcações
Um potencial cliente que está a decidir se marca uma primeira sessão procura:
- Os seus serviços com duração e preço, por exemplo uma chamada de descoberta de 30 minutos e uma sessão de 60 minutos.
- Horários apresentados no seu próprio fuso horário.
- Condições claras: com quanta antecedência podem marcar, a sua política de cancelamento, a sua política de privacidade.
- Uma confirmação que inclua o link, para não ficarem na dúvida sobre como entrar.
- Entrar sem criar conta, no navegador, em qualquer dispositivo.
Se faltar algum destes pontos, as perguntas voltam a chegar por email.
Definir as regras de marcação
Antes de publicar uma página de marcações, defina quatro regras:
- Antecedência mínima. Até quanto tempo antes de uma sessão alguém ainda pode marcar. Duas horas, um dia ou mais para primeiras sessões.
- Janela de marcação. Com quanta antecedência o seu calendário está aberto, por exemplo 30 dias.
- Duração das sessões e intervalos. Deixe tempo depois de cada sessão para notas, para que chamadas seguidas não se sobreponham.
- Confirmação manual ou automática. A automática é mais rápida para clientes habituais; confirmar manualmente permite-lhe analisar primeiro um novo pedido.
Se trabalha com clientes no estrangeiro, compare o seu horário com o dia de trabalho deles no conversor de fusos horários gratuito antes de o definir. Para a sessão em si, uma agenda curta ajuda a manter uma primeira chamada focada; o gerador de agendas de reunião gratuito dá-lhe uma para adaptar.
Como funciona o fluxo com Service Manager e Meeting Hub
No KIMISUITE, duas apps no mesmo espaço de trabalho cobrem este fluxo: o Service Manager recebe a marcação e o Meeting Hub gere a sessão de vídeo. O espaço de trabalho precisa das duas apps.
A página de marcações. O Service Manager oferece-lhe uma página de marcações pública com oito modelos, os seus serviços por categoria com preço e duração, e textos nos idiomas que escolher. Os clientes veem cada horário no seu fuso horário e no deles ("A sua hora"). Define a antecedência mínima e uma janela de marcação e, quando os seus termos e a política de privacidade estão ativados, os clientes têm de assinalar ambos antes de marcar. A página inclui um link para a sua política de cancelamento. Com a confirmação automática desativada, as novas marcações ficam numa fila de confirmação no seu dashboard até clicar em Confirmar.
A reunião é criada por si. No Service Manager ativa a integração com o Meeting Hub e indica quais os serviços que são reuniões online. Quando uma dessas marcações é confirmada, é criada uma reunião no Meeting Hub com o cliente convidado e o email de confirmação é enviado. O registo da marcação mostra o link do cliente, um botão "Entrar como anfitrião" e opções para reenviar os links ou gerar um novo link de anfitrião.
As alterações acompanham a marcação. Reagende a marcação e a reunião muda com ela. Cancele a marcação e a reunião também é cancelada; o link do cliente passa a indicar que a reunião foi cancelada.
A sessão em si. Os clientes entram pelo link no navegador apenas com o nome, sem precisar de conta. Uma sala de espera permite-lhe admiti-los quando estiver pronto, e a reunião pode ter palavra-passe. Durante a chamada tem partilha de ecrã, quadro branco, chat e legendas em tempo real. Depois da reunião pode descarregar a transcrição e, nos planos Pro e Enterprise, recebe por email um resumo por IA com tarefas e principais decisões. No plano Starter, as reuniões terminam ao fim de 120 minutos, o que importa se realiza workshops mais longos.
Os seus próprios emails. O Service Manager tem modelos de email para cada evento (criada, confirmada, cancelada, reagendada e outros) em cada idioma, e podem incluir o link da reunião como marcador de posição.
Uma primeira configuração simples
- Crie dois serviços: uma chamada de descoberta curta e a sua sessão habitual, ambos marcados como reuniões online.
- Defina o horário de trabalho, a antecedência mínima e uma janela de marcação.
- Adicione os seus termos, a política de privacidade e a política de cancelamento.
- Escolha um modelo de página de marcações e coloque o link na sua assinatura de email e nos perfis das redes sociais.
- Faça uma marcação como cliente de teste e entre a partir de um segundo dispositivo.
Perguntas frequentes
O que é a marcação de consultas online?
É uma página de marcações onde os clientes escolhem um horário para uma sessão à distância e recebem automaticamente o link de vídeo, sem que tenha de enviar convites manualmente.
O que acontece ao link de vídeo se um cliente reagendar?
Com o Service Manager e o Meeting Hub ligados, reagendar a marcação muda a reunião, e cancelar a marcação cancela a reunião.
Os meus clientes precisam de conta para entrar na sessão de vídeo?
Não. Abrem o link da confirmação e entram no navegador escrevendo o nome.
Posso aprovar novos clientes antes de uma sessão ser confirmada?
Sim. Desative a confirmação automática e as novas marcações ficam na fila de confirmação até as confirmar.
