Een klein autoverhuurbedrijf bepaalt zijn dagtarief het best door de jaarlijkse kosten per auto te delen door het aantal dagen dat die auto echt verhuurd wordt, met een marge erbovenop. De bezettingsgraad van je vloot bepaalt hoeveel dagen dat zijn, en daarom heeft die meer invloed op het tarief dan welk ander getal ook. Het eigen risico bij schade bepaalt wie betaalt als een auto met een deuk terugkomt: de klant, je verzekeraar of jijzelf. Stem die drie goed op elkaar af, en elke verhuring betaalt zijn deel van de auto.
In deze gids werken we één voorbeeldauto uit met drie gratis calculators, zodat je het daarna met je eigen cijfers kunt herhalen. Alle bedragen hieronder zijn voorbeeldwaarden, geen marktgegevens.
Stap 1: Bepaal het break-even dagtarief
Een huurauto kost elke dag van het jaar geld, of hij nu verhuurd is of stilstaat. De calculator voor het dagtarief telt die jaarkosten bij elkaar op en verdeelt ze over de dagen waarop je verwacht de auto te verhuren.
- Aankoopprijs van het voertuig. De tool schrijft dit bedrag gelijkmatig af over het aantal jaren dat je invult en vraagt niet naar een restwaarde. Ben je van plan de auto aan het eind te verkopen, vul dan de aankoopprijs min de verwachte verkoopprijs in.
- Aantal jaren in bezit. Hoe lang de auto in je vloot blijft.
- Verzekering en belasting per jaar.
- Onderhoud per jaar. Banden, servicebeurten, schoonmaak, rente op een lening en alle andere lopende kosten per auto horen hier; de tool heeft daar geen apart veld voor.
- Verwachte verhuurdagen per jaar. Wees eerlijk. Dit is het getal dat het zwaarst weegt.
- Winstmarge. De tool telt dit percentage op bij je kosten. Dat is een opslag, geen marge op de verkoopprijs. Is dat verschil nieuw voor je, lees dan winstmarge vs. opslag.
Rekenvoorbeeld
Een compacte auto kost €22,000. Je wilt hem vier jaar houden en verwacht hem daarna voor €8,000 te verkopen, dus je vult €14,000 in. Verzekering en belasting kosten €1,800 per jaar, onderhoud en schoonmaak €1,100, en je verwacht 180 verhuurdagen. Je wilt 30% boven op je kosten.
| Berekening | Resultaat tool | |
|---|---|---|
| Afschrijving per jaar | €14,000 ÷ 4 | €3,500 |
| Totale kosten per jaar | €3,500 + €1,800 + €1,100 | €6,400 |
| Break-even dagtarief | €6,400 ÷ 180 | €36 |
| Aanbevolen dagtarief | €35.56 × 1.30 | €46 |
| Jaarwinst bij dit tarief | €46.22 × 180 − €6,400 | €1,920 |
Onder €36 per dag maakt deze auto verlies. Bij €46 levert hij €1,920 per jaar op, maar alleen als hij echt 180 dagen verhuurd wordt.
Stap 2: Controleer hoeveel dagen je auto's echt opbrengen
De verhuurdagen uit stap 1 zijn een schatting. De bezettingsgraad van je vloot laat zien of die schatting klopt. De calculator voor vlootbezetting deelt het aantal dagen dat je auto's echt verhuurd waren door het aantal dagen dat ze verhuurd hadden kunnen worden.
- Vul het aantal auto's in.
- Vul het aantal beschikbare dagen per auto per jaar in, na aftrek van onderhoud en reparaties.
- Vul het totale aantal gefactureerde dagen van de hele vloot van vorig jaar in, uit je boekingsgegevens.
- Vul je gemiddelde dagtarief in.
Rekenvoorbeeld
Je hebt acht auto's, die elk 330 dagen per jaar beschikbaar zijn, en volgens je administratie had je vorig jaar 1,560 gefactureerde dagen tegen gemiddeld €46.
| Berekening | Resultaat tool | |
|---|---|---|
| Beschikbare dagen | 8 × 330 | 2,640 |
| Bezettingsgraad | 1,560 ÷ 2,640 | 59.1% |
| Stilstanddagen | 2,640 − 1,560 | 1,080 |
| Gemiste omzet | 1,080 × €46 | €49,680 |
Zie de gemiste omzet als een bovengrens, niet als een doel. De berekening gaat ervan uit dat elke stilstanddag tegen het volle tarief verkocht had kunnen worden, en dat lukt op een rustige dinsdag in februari zelden. Wat het wel laat zien, is hoe groot de kans is die je laat liggen.
Het nuttigste getal zit verstopt in de tabel: 1,560 dagen verdeeld over acht auto's is 195 dagen per auto. Vul in de dagtariefcalculator 195 in plaats van 180 in, laat de rest staan, en het break-even tarief zakt naar €33 en het aanbevolen tarief naar €43.
Waarom de bezettingsgraad zoveel invloed heeft op het tarief
De jaarkosten van de auto blijven gelijk, wat je ook doet; alleen het aantal dagen waarover je ze kunt verdelen verandert. Met de voorbeeldauto:
| Verhuurdagen per jaar | Break-even tarief | Aanbevolen tarief |
|---|---|---|
| 120 | €53 | €69 |
| 180 | €36 | €46 |
| 195 | €33 | €43 |
| 240 | €27 | €35 |
De tool toont op elke rij dezelfde winst van €1,920, omdat hij ervan uitgaat dat je het ingevulde aantal dagen haalt. De werkelijkheid is minder vriendelijk. Vraag je €46 en wordt de auto maar 120 dagen verhuurd, dan brengt hij €5,520 op tegenover €6,400 aan kosten: een verlies van €880. Daarom is een realistisch aantal dagen belangrijker dan een mooi opgepoetste marge.
Stap 3: Bepaal hoe schade wordt verdeeld
Schade is de kostenpost die een goed jaar in één klap kan tenietdoen. De calculator voor eigen risico bij schade verdeelt één reparatie over drie partijen.
- Vul de totale schadekosten uit de offerte in.
- Vul het eigen risico van de klant uit je huurcontract in.
- Vul je administratie- of afhandelingskosten in.
Rekenvoorbeeld
Een auto komt terug met een beschadigde bumper en deur. De reparatieofferte bedraagt €1,400, het eigen risico in het contract is €900 en je administratiekosten zijn €60.
| Berekening | Resultaat tool | |
|---|---|---|
| Klant betaalt | €900 + €60 | €960 |
| Verzekering dekt | €1,400 − €900 | €500 |
| Bedrijf draagt zelf | €0 |
Een kras van €350 valt onder het eigen risico: de klant betaalt €350 plus €60 administratiekosten, in totaal €410, en de verzekering komt er niet aan te pas.
Het gat dat de calculator niet laat zien
De calculator gaat ervan uit dat je verzekeraar alles boven het eigen risico van de klant betaalt, dus "Bedrijf draagt zelf" blijft op €0 staan. Controleer je eigen vlootpolis. Heeft die per schadeclaim een eigen risico dat hoger is dan het eigen risico van de klant, dan komt het verschil voor jouw rekening.
Voorbeeld: het eigen risico op je polis is €1,500. Bij de reparatie van €1,400 betaalt je verzekeraar dan niets. De klant betaalt €900 van de reparatie en de resterende €500 betaal je uit eigen zak. De €60 administratiekosten vergoeden de tijd die je aan de afhandeling besteedt; het is geen winst.
Je kunt dat gat op twee manieren aanpakken:
- Dicht het in het contract. Zet het eigen risico van de klant niet lager dan het eigen risico op je eigen polis en vermeld het duidelijk bij ondertekening.
- Reken het door in je prijs. Schat in hoeveel je per auto per jaar zelf draagt en tel dat op bij het onderhoudsveld. Draagt de voorbeeldauto €500 per jaar zelf, dan wordt het onderhoud €1,600 en stijgt het aanbevolen tarief bij 180 dagen van €46 naar €50.
Een lager eigen risico kan boekingen opleveren, maar elke euro die je ervan afhaalt, is een euro die je misschien zelf moet betalen.
De volgende auto kopen of leasen?
De afschrijving uit stap 1 is meestal de grootste afzonderlijke kostenpost, dus de manier waarop je een auto financiert, heeft invloed op het tarief. De calculator leasen of kopen vergelijkt de totale kosten van kopen (aanbetaling, lening en restwaarde) met die van leasen (eenmalige kosten en maandtermijnen) over dezelfde periode. Lease je, controleer dan of het contract toestaat dat de auto aan derden wordt verhuurd.
De restwaarde werkt ook direct door in je dagtarief: een auto die aan het eind van zijn verhuurperiode goed verkoopt, kost minder per dag. Verkoop je afgeschreven auto's zelf, dan toont Vehicle Hub, de app voor voertuigvoorraad in KIMISUITE, elke auto met een eigen pagina op je eigen website.
Een korte routine voor je tarieven
- Bereken het tarief per autocategorie één keer per jaar opnieuw, met de werkelijke verhuurdagen van vorig jaar
- Vergelijk het eigen risico van je klanten met het eigen risico op je eigen polis
- Tel schade die je zelf draagt op bij de jaarkosten van de auto
Veelgestelde vragen
Moeten hoogseizoen en laagseizoen verschillende tarieven hebben?
Ja, zolang ze gemiddeld op het jaardoel uitkomen. In het voorbeeld moeten 180 dagen tegen het aanbevolen tarief €8,320 opleveren (€6,400 kosten plus 30%). Verhuur je 100 zomerdagen tegen €56, dan is dat €5,600, dus de overige 80 dagen moeten nog €2,720 opbrengen, oftewel €34 per dag.
Naar welke bezettingsgraad moet een kleine verhuurvloot streven?
Er is geen ideaal getal; het hangt af van je seizoen en je markt. Waar het om gaat, is dat de verhuurdagen in je tariefberekening overeenkomen met de dagen die je echt haalt. Een vloot die bijna elke dag volgeboekt is, laat geen ruimte voor onderhoud, reparaties of last-minute klanten.
Zijn de administratiekosten bij een schadeclaim extra winst?
Nee. Ze dekken de tijd die je kwijt bent aan foto's, offertes, contact met de verzekeraar en telefoontjes met de klant. Vermeld ze bij ondertekening in het contract, zodat ze bij het inleveren geen verrassing zijn.
