Een channel manager is software die je kamervoorraad koppelt aan alle boekingsportalen waarop je verkoopt. Zo blijven beschikbaarheid, prijzen en restricties overal gelijk, en sluit een boeking via het ene kanaal die kamer automatisch op alle andere. Voor een gastenverblijf met vier tot vijftien kamers is dat het verschil tussen elke avond drie extranets bijwerken en één kalender bijwerken.
In deze gids lees je wat een channel manager doet, wat hij niet doet, hoe je bepaalt of je er een nodig hebt en wat je controleert voordat je koppelt.
Het probleem dat hij oplost
Zonder channel manager heeft elk portaal een eigen kopie van je beschikbaarheid. Je verkoopt kamer 3 voor vrijdag via Booking.com, en zolang je niet bij Airbnb en Expedia inlogt om vrijdag ook daar te sluiten, bieden die portalen de kamer nog aan. In dat gat ontstaat een overboeking: op een drukke avond, na een late boeking of terwijl je het ontbijt serveert.
Een channel manager dicht dat gat. Hij beheert één voorraad en stuurt elke wijziging door naar alle gekoppelde kanalen:
- Beschikbaarheid: een boeking waar dan ook vermindert overal het aantal vrije kamers.
- Prijzen: je wijzigt een tarief één keer en elk portaal toont het.
- Restricties: minimumverblijf, gesloten data en vergelijkbare regels gaan in één keer mee.
- Reserveringen: boekingen van alle portalen komen binnen in één lijst.
Wat een channel manager niet is
- Geen booking engine. Een booking engine neemt directe boekingen aan op je eigen website of boekingspagina. Een channel manager verdeelt je voorraad over derde partijen. Veel kleine accommodaties hebben beide nodig, bij voorkeur met één gedeelde kalender.
- Geen PMS. Een property management system regelt het verblijf zelf: gasten, check-in, housekeeping, betalingen en facturen. Sommige producten combineren alle drie.
- Geen manier om commissie te omzeilen. Portalen rekenen nog steeds commissie over de boekingen die ze aanleveren. De channel manager maakt het wel praktisch haalbaar om op meerdere portalen te verkopen en daarnaast directe boekingen aan te nemen.
Heb je er een nodig? Een snelle test
Beantwoord drie vragen:
- Verkoop je dezelfde kamers op twee of meer portalen?
- Heb je het afgelopen jaar een overboeking gehad, of kamers "voor de zekerheid" geblokkeerd?
- Ben je dagelijks meer dan een paar minuten kwijt aan het overnemen van prijzen of sluitingen tussen extranets?
Heb je de eerste vraag met ja beantwoord, en ook een van de andere twee, dan is een channel manager het bekijken waard: je bespaart het dagelijkse overtypen en hoeft geen nachten meer uit voorzorg te blokkeren. Verkoop je op slechts één portaal en krijg je weinig directe boekingen, dan kan een zorgvuldig bijgehouden kalender nog volstaan.
Wat portaalverkoop je kost
Ken het getal achter je distributie voordat je tools kiest. Een rekenvoorbeeld met aangenomen cijfers: een gastenverblijf dat 90.000 per jaar via portalen verdient tegen een gemiddelde commissie van 17 procent, betaalt 15.300 per jaar. Verschuift 20 procent van die portaalomzet naar directe boekingen, dan blijft 3.060 aan commissie in het bedrijf.
Vul je eigen cijfers in bij de gratis OTA-commissieverliescalculator. Met de cijfers hierboven toont die dezelfde 15.300 per jaar en 3.060 aan mogelijke besparing. Een channel manager verlaagt die commissie niet, maar laat je de portalen houden voor je bereik terwijl je daarnaast directe boekingen opbouwt.
Wat je controleert voordat je koppelt
Deze drie punten bepalen of een synchronisatie soepel loopt of steeds fouten geeft:
- Overeenkomende tariefplannen. Heeft een portaal meerdere tariefplannen, zoals standaard en niet-restitueerbaar, dan moeten dezelfde plannen in je systeem bestaan.
- Overeenkomende bezetting. Het aantal gasten waarvoor een gekoppeld kamertarief geldt, moet aan beide kanten gelijk zijn.
- Overeenkomende valuta. De valuta van je accommodatie en de valuta die het kanaal gebruikt, moeten overeenkomen of bewust zo zijn ingesteld.
Houd ook rekening met tijd die je niet in de hand hebt: elk portaal keurt de koppeling goed in zijn eigen extranet, en die goedkeuring is meestal de langste stap.
Zo werkt het in Booking Hub
Booking Hub is de boekingsapp in de KIMISUITE-workspace. De bijbehorende Channel Manager - Live Sync is een betaalde uitbreiding die Booking.com, Airbnb, Expedia en Hotels.com, Agoda, Trip.com, VRBO, Tiket.com en Traveloka koppelt.
De inrichting volgt een vaste volgorde: activeer de uitbreiding, vul de accommodatiegegevens in die de kanaalkoppeling nodig heeft (plaats, postcode, land, type accommodatie, tijdzone en de valuta voor de kanalen), maak je tariefplannen aan, koppel in het extranet van het portaal, voer het property-ID van het portaal in en test, en koppel daarna elk portaaltarief aan een tarief in Booking Hub.
Daarna verschijnen de portalen in het Booking Overview-raster, naast je directe boekingen. Je sluit een kamer, wijzigt een prijs of stelt een minimumverblijf in op één plek, en het wordt op elk gekoppeld kanaal bijgewerkt. Bij elke reservering zie je waar die vandaan komt, eventuele speciale verzoeken en, bij portaalboekingen, de commissie voor die specifieke boeking. Boekingen via je eigen boekingspagina of widget kennen geen portaalcommissie.
Om een kamer uit de verkoop te halen, selecteer je de dagen in het raster, kies je hoeveel kamers je sluit en vul je een reden in. De sluiting geldt voor alle gekoppelde portalen en directe boekingen tegelijk, niet per portaal, en je koppelingen blijven intact.
De vijf prijsmodellen in Booking Hub volgen de prijslogica van Booking.com zelf, zodat een tarief dat je aanmaakt netjes aansluit op een tariefplan van het portaal.
Veelgestelde vragen
Wat is een channel manager in eenvoudige woorden?
Software die één kalender bijhoudt voor al je boekingsportalen, zodat beschikbaarheid en prijzen overal gelijk zijn en een boeking op het ene portaal de kamer op de andere sluit.
Is een channel manager hetzelfde als een booking engine?
Nee. Een booking engine neemt directe boekingen aan op je eigen pagina. Een channel manager stuurt je voorraad naar portalen. Veel gastenverblijven gebruiken beide, met één gedeelde kalender.
Voorkomt een channel manager overboekingen volledig?
Hij haalt het gat tussen portalen weg dat de meeste overboekingen veroorzaakt. Kamers die je buiten het systeem verkoopt, bijvoorbeeld telefonisch zonder ze in te voeren, kunnen nog steeds conflicten geven.
Hoe lang duurt het om een portaal te koppelen?
Het werk in Booking Hub is snel gedaan. Het portaal moet de koppeling goedkeuren in zijn eigen extranet, en op die wachttijd heeft niemand invloed.
