Eine Check-in-App für Events scannt am Einlass den QR-Code auf jedem Ticket, prüft, ob es für diese Veranstaltung und dieses Datum gültig ist, und markiert es als entwertet, damit niemand zweimal damit hineinkommt. Gut umgesetzt wird aus einer Schlange von 400 Personen ein gleichmäßiger Fluss mit wenigen Sekunden pro Gast. Schlecht umgesetzt heißt das: ein eingefrorenes Handy, ein ausgefallenes WLAN und eine Schlange bis auf die Straße.
Event Ticket Hub, die Ticketing-App in KIMISUITE, enthält einen Scanner, der auf jedem Smartphone läuft, auch ohne Verbindung weiterarbeitet und keinen Download aus dem App Store erfordert. Dieser Artikel erklärt, wie der Check-in funktioniert und wie du deinen Einlass für einen reibungslosen Abend vorbereitest.
Was ein Einlassteam wirklich braucht
Frag jemanden, der schon einmal am Einlass gearbeitet hat – die Liste ist kurz:
- Schnelle Scans, ein Gast alle paar Sekunden
- Eindeutige Ergebnisse: Grün heißt Einlass, alles andere sagt, warum nicht
- Keine Abhängigkeit vom WLAN der Location, das immer dann ausfällt, wenn die Halle voll ist
- Eine Möglichkeit, Gästen ohne Ticket auf dem Handy zu helfen
- Live-Zahlen, damit der Veranstalter weiß, wie viele Personen drinnen sind
Der Ticket-Scanner in Event Ticket Hub ist genau auf diese Punkte ausgelegt.
Einen Scanner in einer Minute einrichten
Der Scanner läuft im Browser des Smartphones, deine Helfer können also ihre eigenen Handys verwenden. Es muss nichts installiert werden.
- In Event Ticket Hub legst du ein Gerät an und erhältst einen 8-stelligen Kopplungscode oder einen QR-Code. Der Code ist eine Stunde lang gültig.
- Dein Einlasspersonal öffnet auf dem Handy die Scanner-Seite und gibt den Code ein oder scannt ihn.
- Das Handy ist nun als Einlass-Scanner für deine Veranstaltungen gekoppelt.
Du kannst in jedem Tarif so viele Handys koppeln, wie du brauchst. Geht ein Handy verloren oder hört ein Helfer auf, sperrst du genau dieses Gerät mit einem Klick. Du kannst ein Gerät auch später erneut koppeln, zum Beispiel für das nächste Festivalwochenende.
Scannen am Einlass
Jeder Scan zeigt ein eindeutiges Ergebnis in großer Schrift, begleitet von einem Ton und einer Vibration, damit das Personal nicht ständig auf den Bildschirm schauen muss:
| Ergebnis | Bedeutung |
|---|---|
| Gültig | Gast einlassen |
| Bereits eingecheckt | Dieses Ticket wurde schon verwendet |
| Falsches Datum | Das Ticket gilt für einen anderen Termin derselben Veranstaltung |
| Falscher Eingang | Das Ticket gehört zu einem anderen Eingang |
| Ungültig | Der Code wurde verändert oder gehört nicht zu deinen Tickets |
| Zu früh | Der Einlass hat noch nicht begonnen |
Eine Taschenlampen-Taste hilft in dunklen Foyers, und bei einem gesprungenen Display kann das Personal den Ticketcode auch von Hand eingeben.
Funktioniert auch ohne Verbindung
Jeder Ticket-QR-Code ist signiert, sodass der Scanner ein echtes Ticket von einer Kopie unterscheiden kann, ohne beim Server nachzufragen. Bricht die Verbindung ab, wird einfach weitergescannt. Die Scans werden auf dem Handy gespeichert und übertragen, sobald die Verbindung wieder steht.
Für dich heißt das: Du kannst Gäste auch an einer Open-Air-Bühne, in einem Kellerclub oder auf einem Sportplatz mit lückenhaftem Mobilfunkempfang einchecken, ohne darauf hoffen zu müssen, dass das Netz hält.
Wenn das Ticket nicht auf dem Handy ist
Nicht jeder Gast kommt mit einem bereitgehaltenen QR-Code. Manche haben vergessen, das PDF herunterzuladen, manche haben einen leeren Akku, manche haben für die ganze Familie auf einem Handy gekauft. Für diese Fälle kann das Einlassteam die Gästeliste nach Name oder Bestellung durchsuchen und ein einzelnes Ticket oder die gesamte Bestellung auf einmal einchecken.
Käufer kommen über die Seite „Buchung prüfen“ mit ihrer Bestellnummer und E-Mail-Adresse jederzeit wieder an ihre Tickets. Es lohnt sich, das auf ein kleines Schild am Eingang zu drucken.
Mehrere Eingänge, an jedem die richtigen Leute
Größere Locations haben selten nur einen Eingang. In Event Ticket Hub kannst du Eingänge festlegen, zum Beispiel „Haupteingang“, „VIP“ und „Backstage“, und bestimmen:
- welche Ticketarten welchen Eingang nutzen dürfen
- wann welcher Eingang öffnet
- ob Gäste hinaus- und wieder hineingehen dürfen, mit Ein- und Ausgangsscans
In den größeren Tarifen kannst du das Einlasspersonal außerdem pro Veranstaltung, pro Termin oder pro Eingang zuweisen. Dein Helfer für den Haupteingang am Samstag sieht genau das und sonst nichts.
Während der Veranstaltung sieht der Veranstalter Live-Check-in-Zahlen pro Eingang. Danach zeigt der Check-in-Bericht, wer gekommen ist, und die Teilnehmerliste lässt sich nach Excel exportieren. Mehr zu Event-Berichten.
Zusätzlicher Schutz bei stark nachgefragten Events
Für Veranstaltungen, bei denen Tickets begehrt sind und Screenshots weitergegeben werden, bietet Event Ticket Hub zwei zusätzliche Werkzeuge:
- Ein wechselnder QR-Code. Der Code auf der Bestellseite des Käufers ändert sich alle 15 Sekunden, sodass ein an Freunde geschickter Screenshot am Einlass nicht mehr funktioniert.
- Ein virtueller Warteraum. Startet ein großer Vorverkauf, werden Käufer in Wellen in den Shop gelassen und sehen ihre Position und Wartezeit, statt dass alle gleichzeitig auf den Checkout zugreifen.
Beides ist im größten Tarif enthalten oder für die anderen Tarife als Erweiterung erhältlich.
Dauerkarten am Einlass
Dauerkarteninhaber erhalten per E-Mail für jeden Termin ein Ticket für den Platz, den sie die ganze Saison über haben. Am Einlass wird dieses Ticket wie jedes andere gescannt, und „Falsches Datum“ fällt auf, wenn jemand versehentlich das Ticket von letzter Woche mitbringt. Mehr zu Dauerkarten.
Checkliste für deine nächste Veranstaltung
- Alle Einlass-Handys am Vortag koppeln, nicht erst am Eingang
- An jedem Eingang einen Testscan mit einem Personalticket machen
- Handys aufladen und eine Powerbank mitnehmen
- Ein kleines Schild aufstellen: „Tickets finden: Buchung prüfen“
- Eine Person am Einlass einplanen, die die Gästeliste durchsuchen kann
- Die Live-Zahlen beobachten und Unterstützung zum vollsten Eingang schicken
Wenn du gerade erst mit dem Ticketing anfängst, lies unseren Leitfaden zum Online-Ticketverkauf ohne Gebühren pro Ticket.
Event Ticket Hub ist Teil deines KIMISUITE-Workspace. Scanner-Geräte sind in jedem Tarif unbegrenzt, und KIMISUITE wird pro Workspace abgerechnet, nicht pro Nutzer. Erstelle deinen kostenlosen Workspace und teste alles kostenlos.
Gäste mit Event Ticket Hub einchecken
Jederzeit kündbar · Keine Mindestlaufzeit · 14 Tage kostenlos
