Skriva under anställningsavtal digitalt

Vad ett avtal i posten kostar

Hur många arbetsdagar är det kvar tills din nyanställda börjar? Räkna dem med arbetsdagskalkylatorn och skicka avtalet i tid.

Räkna ut det för ditt evenemang

Anställda på distans eller som flyttar: två brev och dagarna de tar, i varje riktning
Saknad signatur första dagen: en nyanställd som börjar arbeta innan villkoren är signerade
Jakten på pappren: samtal och mejl för att ta reda på om avtalet kom fram och blev signerat
Med Document Sign: ett utskick, en status per person, en förseglad PDF när alla har signerat

Skriva under anställningsavtal digitalt innebär att din nyanställdas villkor kommer tillbaka signerade före första arbetsdagen, med ett underlag du kan arkivera. Du laddar upp det färdiga avtalet som PDF, lägger till den nyanställda och den som skriver under för företaget, placerar fälten för signatur, initialer och datum och skickar. Den anställda signerar i webbläsaren på mobil eller dator, utan konto, och ni får båda en förseglad PDF med ett signeringscertifikat som listar namn, tider, IP-adresser, enheter och varje steg. I signeringsflödet kan chefen signera först när den anställda har gjort det, och Document Sign samlar varje nyanställds papper i ett projekt.

Var tydlig med vad den signaturen är. Document Sign ger en enkel elektronisk signatur enligt EU:s eIDAS-förordning. Enligt eIDAS får en elektronisk signatur inte förvägras rättsverkan eller nekas som bevis enbart för att den är elektronisk, men bara en kvalificerad elektronisk signatur har samma rättsverkan som en handskriven. Vissa anställningsdokument kräver mer. I Tyskland kräver till exempel en tidsbegränsningsklausul skriftlig form, som en elektronisk signatur bara ersätter om den är kvalificerad, och en uppsägning eller ett uppsägningsavtal kan inte signeras elektroniskt alls. Andra länder har egna regler. Den här sidan är ingen juridisk rådgivning: kontrollera reglerna för ditt land och din typ av avtal, och läs skillnaden mellan enkla, avancerade och kvalificerade signaturer.

Det här får du

Skriva under anställningsavtal digitalt från vilken mobil som helst
Den nyanställda öppnar länken i mejlet, bläddrar bland sidorna, fyller i fälten ett efter ett och signerar med fingret eller genom att skriva sitt namn. Inget konto och ingen app.
Först den anställda, sedan företaget
Med signering i ordning aktiverad bjuds verkställande direktören in först när den anställda har signerat. Chefen ser den anställdas ifyllda uppgifter på sidorna, skrivskyddade.
En kopia till lönehanteringen
Lägg till din bokförare eller löneleverantör som mottagare som bara får en kopia. De signerar inte, men är en del av dokumentet.
Hela startpaketet i ett projekt
Avtal, sekretessavtal och IT-policy som separata dokument i ett projekt per nyanställd, med startdatumet som förfallodag och en förloppsindikator.
Nyanställda som läser ett annat språk
Välj språk för mejlen och signeringssidan per mottagare, bland 16 språk, medan själva avtalet förblir på det språk du skrev det på.
Ett underlag du kan arkivera
Varje sida har en stämpel med dokumentnumret. Signeringscertifikatet, det digitala sigillet, SHA-256-fingeravtrycken och en oberoende tidsstämpel gör senare ändringar synliga.

Prova med nästa avtal du skickar

Välj ett dokument som en enkel elektronisk signatur täcker i ditt land, till exempel ett jobberbjudande eller en IT-policy, och skicka det med Document Sign. Låt de former som lagen reserverar för papper förbli på papper.

Se hur det fungerar Se alla planer

Så kommer du igång

Kontrollera vilken form dokumentet kräver
Ta reda på om ditt land kräver skriftlig form eller en kvalificerad signatur för det här avtalet eller den här klausulen. Använd Document Sign för de dokument som en enkel elektronisk signatur täcker.
Ladda upp det färdiga avtalet
Ladda upp avtalet som PDF på upp till 25 MB med en tydlig titel och lägg det i ett projekt för den nyanställda.
Lägg till undertecknare och fält
Lägg till den anställda och den som skriver under för företaget, aktivera signering i ordning, lägg till lönehanteringen som kopiemottagare och placera fält för signatur, initialer och datum.
Skicka och arkivera
Lägg till ett kort välkomstmeddelande och ett signera-senast-datum före första arbetsdagen. Skicka en påminnelse med ett klick vid behov och ladda sedan ned den förseglade PDF:en till personalakten.

Priser

Document Sign kostar från ett fast månadspris (se priser) per arbetsyta, inte per anställd eller per signatur. Anställda betalar aldrig och behöver aldrig något konto.

Varje plan anger hur många dokument du kan skicka och hur mycket lagringsutrymme du har för signerade filer.

Se alla planer

Passar det dig?

Passar bra om

Små arbetsgivare som anställer några personer per år och vill ha avtalen tillbaka före första dagen
Butiker, byråer och kontor med personal på flera platser
Arbetsgivare som anställer personer utomlands eller som arbetar på distans
Kontorschefer som också behöver få policyer, sekretessavtal och bekräftelser av handboken signerade

Passar inte om

Dokument som ditt land kräver i skriftlig form eller med kvalificerad elektronisk signatur, till exempel en tidsbegränsningsklausul i Tyskland
Uppsägningar och uppsägningsavtal där lagen utesluter elektronisk form, som i Tyskland
Arbetsgivare som vill ha avtalsmallar som fyller i namn och löner: Document Sign signerar färdiga dokument
Företag som förväntar sig att signerade avtal automatiskt ska flöda in i ett HR- eller lönesystem

Vanliga frågor

Kan jag skriva under anställningsavtal digitalt med Document Sign?

I många fall, ja. Med Document Sign kan den anställda och företaget signera med en enkel elektronisk signatur enligt eIDAS, och du får en förseglad PDF med signeringsunderlag. Om det räcker beror på land och klausul, så kontrollera reglerna innan du skickar.

När räcker inte en enkel elektronisk signatur för anställningsdokument?

När lagen kräver skriftlig form och inte godtar elektronisk form, eller godtar den bara som kvalificerad signatur. I Tyskland kräver en tidsbegränsningsklausul skriftlig form, som bara en kvalificerad elektronisk signatur ersätter, och uppsägningar kan inte signeras elektroniskt alls.

Erbjuder Document Sign en kvalificerad elektronisk signatur?

Signaturen som Document Sign ger varje undertecknare av dessa dokument är den enkla elektroniska signaturen. Om ett avtal eller en klausul kräver en kvalificerad signatur i ditt land, signera den hos en kvalificerad förtroendetjänst eller på papper.

Vad ser den anställda när hen signerar?

Ditt meddelande, avtalets sidor, fälten som ska fyllas i och en räknare över vad som återstår. Innan hen avslutar bekräftar hen att hen samtycker till att signera elektroniskt. Hen kan också avböja och ange en anledning.

Kan personalen bekräfta att de har läst handboken eller en policy?

Ja. Ladda upp handboken eller policyn som PDF, lägg till en obligatorisk kryssruta som 'Jag har läst och förstått den här policyn' bredvid signaturfältet och skicka den till varje anställd. Certifikatet visar när var och en signerade.

Tillåter den tyska Nachweisgesetz att uppteckningen av villkoren är en PDF?

Nachweisgesetz tillåter att uppteckningen av de viktigaste villkoren sker i textform och skickas elektroniskt, om den anställda kan spara och skriva ut den och du ber om en mottagningsbekräftelse. I branscher som bygg, hotell och restaurang, fastighetsstädning samt frisör och skönhet är den vägen stängd: uppteckningen måste vara på papper och undertecknad för hand.

Delas de signerade avtalen utanför vår arbetsyta?

Nej. Dokument stannar i din KIMISUITE-arbetsyta och delas inte med andra arbetsytor. Uppladdningsvyn säger det rakt ut: din fil förblir privat för den här arbetsytan.

Är det här juridisk rådgivning?

Nej. Den här sidan förklarar vad Document Sign gör och nämner några tyska regler som exempel, hämtade från lagen så som den publiceras på gesetze-im-internet.de. Arbetsrätten skiljer sig mellan länder, så fråga en arbetsrättsjurist vid osäkerhet.

Läs vidare

Redo när du är det

Sätt upp det i din egen workspace och se hur det fungerar med dina data.

Prova gratis i 14 dagar

Avsluta när som helst
Inga långa avtal
14 dagar gratis

Skriva under anställningsavtal digitalt och ha det tillbaka före första dagen

Vad ett avtal i posten kostar

Det här får du