Document Sign finns nu i KIMISUITE. Det gör en sak: du laddar upp ett färdigt dokument, anger vem som ska skriva under och var, och får tillbaka en förseglad PDF som visar vem som skrev under, när, och att ingenting ändrades efteråt.
Det är en betalapp som du lägger till i din arbetsyta, precis som CRM Business Hub eller Service Manager. Här är vad den gör, och lika tydligt vad den inte gör.
Vad den är till för
De flesta småföretag skriver inte avtal i ett signeringsverktyg. Hyresavtalet, anställningserbjudandet, leverantörsavtalet eller samtyckesblanketten finns redan som en Word-fil eller PDF. Det som saknas är steget efteråt: att få en underskrift utan att skriva ut, skanna och jaga folk via e-post.
Document Sign börjar precis där. Den har ingen dokumentredigerare och inga mallar. Du tar med dig den färdiga filen, och appen hanterar signeringen.
Så fungerar det, i tre steg
1. Ladda upp. Släpp in en PDF, eller en Word-, OpenDocument- eller RTF-fil, som konverteras till PDF. Filer kan vara upp till 25 MB. Du ger den en titel (mottagarna ser den i e-postmeddelandet) och kan om du vill koppla den till ett projekt.
2. Förbered. Lägg till mottagare med namn och e-post och bestäm deras roll: skriver under eller får en kopia. Placera sedan fält på sidorna: signatur, initialer, fullständigt namn, e-post, datum, text och kryssruta. Textfält och kryssrutor kan markeras som obligatoriska, och datumet fylls i automatiskt när mottagaren skriver under. Om ordningen spelar roll, slå på signera i ordning, så bjuds nästa undertecknare in först när den föregående har skrivit under. En kort checklista talar om när allt är på plats.
3. Skicka. Lägg till ett meddelande, en valfri tidsfrist och automatiska påminnelser, och skicka sedan. Varje mottagare får en länk.
Vad undertecknaren ser
Mottagaren behöver inget konto. De öppnar länken på en dator eller telefon, går igenom fälten ett i taget och skriver under genom att rita med mus, finger eller penna, eller genom att skriva sitt namn. Innan de kan slutföra bekräftar de att de godkänner att signera elektroniskt. Om något är fel kan de avböja och ange ett skäl, och du meddelas.
Signeringssidan finns på 16 språk, och du kan ställa in språket per mottagare. En kund i Skopje kan gå igenom signeringssidan på makedonska medan en partner i Wien ser den på tyska; själva dokumentet förblir exakt som du laddade upp det.
Vad du får tillbaka
När den sista personen har skrivit under är dokumentet komplett och du får en förseglad PDF:
| Del | Vad den innehåller |
|---|---|
| De signerade sidorna | Dina ursprungliga sidor med signaturer, initialer, namn, datum, text och ikryssade rutor ifyllda |
| Dokumentstämpel | En stämpel med ett 8-siffrigt dokumentnummer på varje sida |
| Signaturlogg | Bifogade sidor som listar varje mottagare, deras roll, när de bjöds in, öppnade och skrev under, IP-adress och enhet, plus hela händelsehistoriken |
| Digitalt sigill | Den färdiga PDF:en är digitalt förseglad, så att senare ändringar blir synliga |
| Tidsstämpel | En oberoende RFC 3161-tidsstämpel över den signerade PDF:en |
I appen ser du även SHA-256-fingeravtrycken för den uppladdade filen och den signerade filen, tidsstämpelns detaljer och varje steg i historiken: uppladdad, skickad, öppnad, signerad, avböjd, påminnelser, slutförd.
Vilken typ av signatur det är
Som standard använder undertecknare en enkel elektronisk underskrift enligt EU:s eIDAS-förordning, och varje undertecknare bekräftar att de godkänner att signera elektroniskt. För vardagliga affärsdokument som offerter, beställningar, tjänsteavtal, interna godkännanden och de flesta kundsamtycken är detta den nivå som vanligen används.
Vissa dokument kräver mer. Där en kvalificerad underskrift krävs kan du från Business-planen ställa in en undertecknares nivå till Certifikat på token: de signerar med certifikatet på sin egen USB-token eller sitt smartkort, med KIMISUITE Signer för Windows. Den enkla elektroniska underskriften förblir standard; token-signaturen är ett alternativ för de fall som kräver det.
Om du är osäker på vilken nivå ett dokument behöver förklarar vi de tre nivåerna, och var skillnaden spelar roll, i Vad är en elektronisk underskrift? Enkel, avancerad och kvalificerad.
Hålla koll
Dashboarden visar vad som väntar på signaturer, vad som fortfarande är ett utkast och vad som nyligen slutfördes. Dokument kan grupperas i projekt, till exempel alla avtal för en fastighet eller en anställning, med en förloppsindikator per projekt. Signeringshändelser visas också i KIMISUITE-notisklockan, och varje person som väntar kan påminnas med ett klick.
Vad Document Sign inte gör
För att hålla förväntningarna raka:
- ingen dokumentredigerare och inga mallar; du laddar upp färdiga filer
- ingen koppling till CRM Business Hub eller Contacts; mottagare anges med namn och e-post
- ingen anpassad varumärkesprofil på signeringssidan
- ingen offentlig verifieringssida för tredje part
Planer räknas i dokument som skickas per månad, inte per användare. Utkast räknas inte förrän de skickas.
Prova det
Du kan lägga till Document Sign i din arbetsyta och skicka ditt första dokument redan idag. Se hur det fungerar på Document Signs appsida.
Säg upp när som helst · Ingen bindningstid · 14 dagar gratis
