En elektronisk signatur är data i elektronisk form som är fogad till eller logiskt knuten till andra elektroniska data och som undertecknaren använder för att signera, enligt definitionen i EU:s eIDAS-förordning.
Definitionen är bred: ett inskrivet namn, en signatur ritad på en telefon och en certifikatbaserad signatur från ett smartkort räknas alla. Det som skiljer dem åt är hur mycket de bevisar om vem som signerade och om dokumentet ändrades efteråt.
De tre nivåerna enligt eIDAS
Reglerna kommer från förordning (EU) nr 910/2014, känd som eIDAS, som gäller direkt i alla EU-medlemsstater. Den ändrades 2024 genom förordning (EU) 2024/1183, främst för att lägga till den europeiska plånboken för digital identitet; de tre signaturnivåerna är oförändrade.
| Nivå | Rättslig definition (eIDAS) | Vad det kräver i praktiken | Rättslig verkan |
|---|---|---|---|
| Enkel elektronisk underskrift (SES) | Art. 3(10): elektroniska data som är fogade till eller logiskt knutna till andra data, som undertecknaren använder för att signera | Inget särskilt. En ritad eller inskriven signatur, ett klick på "Jag godkänner", en inskannad signatur inklistrad i en fil | Kan inte avvisas som bevis enbart för att den är elektronisk (art. 25(1)); dess bevisvärde bedöms från fall till fall |
| Avancerad elektronisk underskrift (AdES) | Art. 3(11) och art. 26: unikt knuten till undertecknaren, kan identifiera denne, skapad med data under dennes enda kontroll och knuten till uppgifterna så att varje senare ändring kan upptäckas | Vanligtvis en certifikatbaserad signatur där undertecknaren kontrollerar nyckeln | Samma som ovan, med mycket starkare bevis för vem som signerade och att inget ändrats |
| Kvalificerad elektronisk underskrift (QES) | Art. 3(12): en avancerad signatur skapad med en kvalificerad anordning för skapande av elektroniska underskrifter och baserad på ett kvalificerat certifikat | Ett kvalificerat certifikat från en kvalificerad tillhandahållare av betrodda tjänster, använt på en certifierad enhet som ett smartkort, USB-token eller en kvalificerad fjärrsigneringstjänst | Samma rättsverkan som en handskriven underskrift (art. 25(2)); erkänd i alla medlemsstater (art. 25(3)) |
För det första är ingen nivå "ogiltig". Artikel 25(1) säger att en elektronisk signatur inte får nekas rättsverkan eller tillåtlighet som bevis enbart för att den är elektronisk eller inte kvalificerad. Det som skiljer är hur lätt den är att bevisa vid en tvist.
För det andra är endast den kvalificerade signaturen automatiskt likvärdig med en handskriven i hela EU. De andra två vägs som bevis, vilket är anledningen till att ett bra revisionsspår är så viktigt för dem.
Vad som gör att en enkel signatur håller
Eftersom en enkel elektronisk signatur inte har något inbyggt bevis måste bevisningen komma från omgivningen. I praktiken innebär det:
- vem som bjöds in, med vilken e-postadress, och om en extra kontroll som en kod via e-post användes
- när dokumentet öppnades och signerades, med tidszon
- varifrån, i form av IP-adress och enhet
- att filen inte ändrades, visat genom ett fingeravtryck (hash) av originalet och den signerade versionen samt en försegling av den färdiga PDF:en
- en oberoende tidsstämpel, till exempel en RFC 3161-tidsstämpel från en tidsstämpeltjänst, så att signeringstiden inte beror på din egen serverklocka
- undertecknarens uttryckliga samtycke till att signera elektroniskt
En enkel signatur med denna dokumentation är betydligt starkare bevis än en ologgad inskannad signatur inklistrad i en Word-fil, även om båda är "enkla" på papperet.
Vilken nivå behöver ett dokument?
eIDAS definierar nivåerna och deras verkan. Huruvida ett dokument behöver en särskild form avgörs av nationell lag, och det skiljer sig från land till land. Några allmänna mönster:
| Situation | Typisk nivå | Anmärkning |
|---|---|---|
| Offerter, orderbekräftelser, prisförslag | Enkel | Inget formkrav i de flesta länder; syftet är bevis på överenskommelse |
| Tjänsteavtal, frilans- och leverantörsavtal | Enkel, ibland avancerad | De flesta kommersiella avtal kan ingås i vilken form som helst |
| Kundsamtycken, onboarding-formulär, interna godkännanden | Enkel | Spara loggen tillsammans med dokumentet |
| Hyresavtal, anställningsavtal | Beror på land och klausul | Vissa klausuler kan omfattas av skriftformskrav enligt nationell lag |
| Allt där lagen föreskriver skriftlig form | Kvalificerad, där elektronisk form är tillåten | I Tyskland kan till exempel lagstadgad skriftform endast ersättas elektroniskt med en QES (§ 126a BGB) |
| Dokument där lagen utesluter elektronisk form | Endast papper | I Tyskland måste uppsägning av ett anställningsavtal ske på papper; elektronisk form är utesluten (§ 623 BGB) |
| Notariehandlingar, många fastighetsöverlåtelser | Notarie | Utanför vad något signeringsverktyg kan ersätta |
Den ärliga tumregeln: de flesta vardagliga affärsdokument kräver ingen särskild form, och en väl dokumenterad enkel signatur räcker. Där skriftlig form krävs enligt lag, kontrollera om elektronisk form överhuvudtaget är tillåten och använd i så fall en kvalificerad signatur. Vid tveksamhet, fråga en jurist i det land vars lag styr avtalet.
Vad en elektronisk signatur inte är
- Inte en elektronisk stämpel. En elektronisk stämpel (art. 3(25)) skapas av en juridisk person, till exempel ett företag, för att visa ett dokuments ursprung och integritet. En signatur ges av en fysisk person. En signeringsplattform förseglar ofta den färdiga PDF:en så att ändringar blir synliga, men den förseglingen ersätter inte undertecknarens signatur.
- Inte en tidsstämpel. En tidsstämpel bevisar att data fanns vid en viss tidpunkt. Den stärker en signatur men är inte en.
- Inte samma sak som "digital signatur". Termen beskriver vanligtvis den kryptografiska tekniken (nycklar och certifikat) bakom avancerade och kvalificerade signaturer. En enkel elektronisk signatur använder ofta ingen sådan.
Ett genomarbetat exempel
Ett litet hotell med 12 rum signerar cirka 40 dokument i månaden: 25 evenemangs- och gruppbokningsbekräftelser, 10 leverantörsavtal och fem anställningsrelaterade dokument.
- De 25 bokningsbekräftelserna och 10 leverantörsavtalen har inget formkrav. En enkel elektronisk signatur med en fullständig signeringslogg är lämplig.
- Av de fem anställningsdokumenten kan de flesta signeras på samma sätt, beroende på nationell lag. En uppsägning i Tyskland måste ske på papper.
- En gång om året signerar ägaren ett aktieägaravtal där deras jurist begär en kvalificerad signatur. Det dokumentet behöver en QES.
Så under en normal månad sker praktiskt taget allt på den enkla nivån. Undantagen är sällsynta och förutsägbara: det enstaka dokument som lagen håller kvar på papper, och det enda avtalet per år där ett kvalificerat certifikat efterfrågas. Det mönstret är typiskt för småföretag.
Så här ser det ut i KIMISUITE
Document Sign använder som standard en enkel elektronisk underskrift enligt eIDAS. Mottagare signerar utan konto, varje undertecknare bekräftar att de samtycker till att signera elektroniskt, och det färdiga dokumentet är en förseglad PDF med en signeringslogg (namn, tider, IP, enhet, historik) och en oberoende RFC 3161-tidsstämpel. Där en kvalificerad signatur krävs kan en undertecknare från Business-planen signera med certifikatet på sin egen USB-token eller sitt smartkort, med hjälp av KIMISUITE Signer för Windows.
Arbetsflödet steg för steg finns i Document Sign är live: Skicka en PDF för signatur från din arbetsyta.
Om de flesta av dina dokument är av vardaglig typ kan du börja med Document Sign-appen och skicka ditt första dokument på några minuter.
Säg upp när som helst · Ingen bindningstid · 14 dagar gratis
