Peppol är ett internationellt nätverk och en uppsättning standarder för att utbyta affärsdokument som fakturor elektroniskt, där varje deltagare ansluter en gång via en certifierad tjänsteleverantör och sedan kan nå alla andra deltagare.
Namnet stod ursprungligen för "Pan-European Public Procurement On-Line", ett projekt som medfinansierades av Europeiska kommissionen och startade 2008. Sedan 2012 drivs nätverket av OpenPeppol, en ideell internationell förening enligt belgisk lag med säte i Bryssel. I dag används Peppol långt utanför Europa och långt utanför offentlig upphandling.
Så fungerar Peppol: fyrhörnsmodellen
Före Peppol var nätverken för elektronisk fakturering mestadels slutna. Köpare och leverantör var tvungna att använda samma leverantör, så en leverantör med många kunder hamnade ofta på många portaler. Peppol ersatte det med fyrhörnsmodellen:
| Hörn | Vem | Roll |
|---|---|---|
| 1 | Avsändare (leverantör) | Skapar fakturan i sitt eget system |
| 2 | Avsändarens accesspunkt | En Peppol-certifierad tjänsteleverantör som skickar dokumentet in i nätverket |
| 3 | Mottagarens accesspunkt | Mottagarens certifierade tjänsteleverantör, som tar emot dokumentet |
| 4 | Mottagare (kund) | Tar emot fakturan i sitt eget system |
OpenPeppol beskriver principen som "anslut en gång, nå alla": varje avsändare ansluter till en tjänsteleverantör och kan nå alla mottagare, och vice versa. Det fungerar som telefonnät, där du kan ringa någon i ett annat nät utan att byta till det.
Tre byggstenar till får detta att fungera:
- Peppol-ID. Varje deltagare har en identifierare, ofta baserad på ett nationellt organisations- eller momsregistreringsnummer, med en schemakod framför.
- SML och SMP. Ett centralt register, Service Metadata Locator, pekar på Service Metadata Publisher där varje deltagares uppgifter lagras: vilken accesspunkt som tar emot åt dem och vilka dokumenttyper de accepterar. Avsändande programvara slår upp detta automatiskt, ungefär som en webbläsare hittar en webbplats via dess domännamn.
- Säkerhet. Meddelanden mellan accesspunkter färdas över en infrastruktur med publika nycklar, så att avsändare och mottagare kan lita på att ett dokument är äkta och oförändrat.
Vad Peppol skickar: Peppol BIS Billing 3.0
Ett nätverk ensamt räcker inte; båda sidor måste också förstå innehållet. För fakturor och kreditnotor använder Peppol Peppol BIS Billing 3.0. Enligt Peppol-specifikationen är det en core invoice usage specification (CIUS) av den europeiska standarden EN 16931, och dokument som följer den följer också EN 16931.
EN 16931 kommer i sin tur från direktiv 2014/55/EU, som kräver att offentliga upphandlande myndigheter i EU tar emot och behandlar elektroniska fakturor som följer standarden. Centrala myndigheter var tvungna att göra det från och med 18 april 2019, medan medlemsstaterna kunde ge regionala och lokala myndigheter till 18 april 2020. Det är därför fakturering till offentlig sektor var den första stora användningen av Peppol.
Vem styr det
OpenPeppol sätter reglerna och certifierar tjänsteleverantörer. I enskilda länder kan OpenPeppol delegera denna roll till en Peppol Authority, vanligtvis ett statligt organ, som övervakar nätverket inom sin jurisdiktion och kan lägga till nationella regler. På så sätt kan ett internationellt nätverk ta hänsyn till lokala krav.
Var Peppol är obligatoriskt
Peppol är frivilligt i många länder och obligatoriskt i vissa. Ett exempel: i Belgien har strukturerade elektroniska fakturor mellan belgiska momsregistrerade företag varit obligatoriska sedan 1 januari 2026, och enligt den belgiska skattemyndigheten skickas de via Peppol-nätverket, med Peppol BIS som referensformat.
Andra länder väljer andra vägar. Vissa driver centrala statliga plattformar som alla fakturor passerar genom, andra accepterar vilket strukturerat format som helst som skickas via e-post. Tyskland tillåter till exempel fritt val av överföringskanal för sin B2B-e-fakturering, vilket vi förklarar i E-fakturering i Tyskland: Vad gäller 2025, 2027 och 2028.
Vad Peppol inte är
- Inte ett skattemyndighetssystem. Peppol transporterar dokument mellan företag. I länder med statlig clearing måste fakturor också rapporteras till eller godkännas av myndigheten, och det gör inte Peppol ensamt.
- Inte ett format du väljer i stället för lagen. Om en faktura som skickas via Peppol uppfyller dina skyldigheter beror på ditt lands regler.
- Inte e-post. En PDF bifogad i ett e-postmeddelande är inte ett Peppol-dokument, även om PDF:en ser likadan ut.
- Inte bara för stora företag. Via en tjänsteleverantör eller faktureringsprogramvara kan ett företag med 20 kunder använda det lika väl som ett med 20 000.
Ett praktiskt exempel
En konsultfirma fakturerar 30 företagskunder i månaden. Fem av dem är stora företag som var och en kräver fakturor via sin egen leverantörsportal. Varje månad loggar någon in på fem portaler, skriver om eller laddar upp varje faktura och kontrollerar om den accepterades: cirka 15 minuter per faktura, alltså drygt en timme i månaden, och mer när en portal ändrar sina regler.
Om dessa fem kunder kan ta emot via Peppol skickar konsultfirman fakturan från sitt eget system till deras Peppol-ID. Programvaran visar om varje faktura levererades. Portalarbetet försvinner, och de återstående 25 kunderna kan läggas till en efter en när de registrerar sig för Peppol.
Peppol i KIMISUITE
CRM Business Hub kan skicka fakturor och kreditnotor via Peppol-nätverket i Peppol BIS Billing 3.0. Du ansluter din arbetsyta en gång med ditt land, din elektroniska adress och ditt momsregistreringsnummer, kontrollerar en kunds Peppol-ID på kundkortet och skickar från fakturan. Fakturan visar sedan sin status: köad, skickas, levererad eller misslyckad. Antalet Peppol-dokument per månad beror på din plan.
Vad det innebär för dina skyldigheter beror på var du och dina kunder är baserade, så kontrollera reglerna i ditt land innan du förlitar dig på en enda kanal.
Säg upp när som helst · Ingen bindningstid · 14 dagar gratis
