En nyårsmiddag med galakväll är den enda kvällen då en restaurang eller ett hotell säljer allt som ett paket: en plats vid bordet, en fast meny, dryck, musik och nedräkningen vid midnatt, allt för ett pris som betalas i förväg. Planera den som ett litet evenemang, inte som en vanlig fullbokad lördag: några beslut som fattas nu avgör om lokalen är full den 31 december och om kvällen går med vinst.
Här kommer de i den ordning du behöver dem, med ett genomräknat prisexempel. Läser du det här i slutet av oktober eller i november finns det fortfarande tid; tidsplanen räknar baklänges från själva kvällen.
Bestäm formatet först
De flesta ställen landar i ett av tre format:
- Bara middag. En lång fast meny, hemgång efter midnatt. Enkelt att genomföra, begränsat av antalet platser.
- Middag och dans. Galamiddagen, sedan flyttas borden undan och ett band eller en DJ spelar till sent. Det vanliga valet för hotell och större restauranger.
- Middag plus biljetter enbart till festen. Middagsgästerna sitter först; från ungefär 22.30 eller 23 kommer en andra grupp som bara ska på festen. Det fyller lokalen igen när köket är klart.
Formatet avgör dina biljettyper: en middagsbiljett och en senare festbiljett är två produkter med två priser, så att ingen dyker upp klockan 20 med en festbiljett.
Räkna ut vad en plats måste kosta
En galabiljett bär två sorters kostnader:
- Fasta kostnader för kvällen: band eller DJ, dekoration och blommor, extra personal, vakter, mousserande vin vid midnatt.
- Kostnader per gäst: menyn, dryckespaketet, välkomstdrinken, ett nattmål.
Ett exempel för en lokal med 20 bord för tio personer. De fasta kostnaderna är 4 500 EUR (band 2 000, DJ efter midnatt 600, dekoration 700, extra personal 1 200). Mat och dryck kostar 60 EUR per gäst. Du planerar med 90 % av de 200 platserna sålda, alltså 180 gäster, och 3 % i betalningsavgifter.
- Varje gäst täcker 4 500 / 180 = 25 EUR av de fasta kostnaderna plus 60 EUR för mat och dryck: 85 EUR.
- Efter 3 % i betalningsavgifter blir 97 cent av varje euro kvar hos dig, så nollpunktspriset är 85 / 0,97 = 87,63 EUR.
- Vill du att kvällen ska ge 3 000 EUR i vinst hamnar priset på 104,81 EUR.
- Med ett planerat pris på 120 EUR når du nollpunkten efter 80 biljetter, 40 % av lokalen.
Momsen är utelämnad här så att uträkningen syns tydligt. I kalkylatorn för biljettpris lägger du till den momssats som gäller för dina biljetter (fråga din skatterådgivare eller revisor) och din faktiska betalningsavgift, så följer resultatet med.
På årets dyraste biljettkväll svider en procentuell avgift per biljett mer än vanligt; kalkylatorn för biljettavgifter visar vad avgifterna blir för ditt antal gäster.
Platser eller hela bord?
Det är par och kompisgäng som bokar nyårsafton, och få vill dela ett tiomannabord med främlingar. Tre alternativ:
- Sälj per plats. Mest flexibelt, men du får bord med tre, fyra och tre personer som du måste pussla ihop.
- Sälj hela bord. Lätt att planera, men ett par kan inte boka.
- Båda, med ett minimum. Stora bord säljs hela eller per plats med ett minsta antal platser per bokning, och några tvåmannabord finns kvar i planen för par.
I Event Ticket Hub, biljettappen i KIMISUITE, ritar du upp lokalen utifrån restaurangmallen med runda eller fyrkantiga bord. För varje bord bestämmer du om det säljs per plats, som helt bord eller båda, med en minsta bokning, och gästerna väljer själva sitt bord i planen. Mer om att rita upp en lokal i numrerade platser online.
Menyval och specialkost
En fast meny för 180 gäster kräver exakta siffror. Samla in dem när gästerna bokar, inte per telefon i slutet av december:
- en obligatorisk fråga per biljett om allergier och specialkost
- en valfråga om du erbjuder flera varmrätter att välja mellan
- ett tydligt sista datum, efter det ligger menyn fast
I Event Ticket Hub kan bokningsfrågor ställas per order eller per biljett och göras obligatoriska. Svaren syns i ordern och i deltagarlistan, som du skriver ut eller exporterar till Excel åt köket.
Ett dryckespaket eller en parkeringsplats kan läggas till som tillval medan gästerna bokar. Tillval säljs aldrig separat, så ingen står med en parkering och ingen middag.
En tidsplan som fortfarande fungerar
- Åtta till tio veckor före: bestäm format och pris, rita upp lokalen, öppna försäljningen. Finns det tid för ett pris för tidig bokning, ge den biljetten ett eget försäljningsfönster så att ordinarie pris tar över av sig självt, eller låt priset stiga efter ett visst antal sålda biljetter.
- Sex till åtta veckor före: berätta för stamgästerna först. En rabattkod kan låsa upp en dold biljett som bara de, eller dina hotellgäster, kan se.
- Tre veckor före: stäng menyvalen, skicka siffrorna till köket, planera personalen.
- Sista veckan: ta emot telefonbokningar manuellt. I Event Ticket Hub kan du skapa en order själv, markerad som betald eller med betalning som återstår, och biljetterna skickas direkt via e-post.
- 31 december: checka in gästerna med mobilen och sälj de sista festbiljetterna i dörren.
Betalning och avbokningar
Med Event Ticket Hub betalar gästerna via ditt eget Stripe-, PayPal- eller Bankart-konto eller via banköverföring, så pengarna går direkt till ditt konto. KIMISUITE tar ingen avgift per biljett. Lägger du till en egen bokningsavgift ingår den alltid i det pris gästerna ser.
Företag som bokar ett bord fyller i sina företagsuppgifter för fakturan i kassan. Betalar de via banköverföring skickas dina bankuppgifter med bokningen, och platserna hålls tills betalningen förfaller.
Skriv in dina avbokningsregler i villkoren innan du öppnar försäljningen, inklusive om namnen på biljetterna får ändras. Med personliga biljetter ändrar gästerna namnet själva fram till ett datum du bestämmer. Blir kvällen utsåld erbjuder en väntelista returnerade biljetter till dem som bett om att bli meddelade, i den ordning de anmälde sig.
För hotell: middag med övernattning
Gäster letar ofta efter en nyårsmiddag med övernattning. Rumsnatten stannar i ditt hotellsystem; middagen kan ändå säljas som biljett. Ett smidigt sätt är en dold middagsbiljett som bara öppnas med en rabattkod du ger till gäster som bokat rum. Då har du en bordsplan och en kökslista för alla.
Själva kvällen
Skannern i Event Ticket Hub kontrollerar signerade QR-koder även när wifi:t ger upp, och biljettkassan säljer de sista festbiljetterna mot kontanter eller kort och stänger skiftet med en Z-rapport. Mer i guiden till biljettkassan.
Checklista
- Format och biljettyper bestämda, priset kontrollerat i kalkylatorn
- Lokalen uppritad: per plats, helt bord eller båda
- Allergi- och menyfrågor obligatoriska per biljett
- Villkoren publicerade, sista datum för menyval satt
- Mobilerna för insläppet kopplade dagen innan
