Den här checklistan för julfester är skriven för arrangörssidan: hotellet, restaurangen eller eventlokalen som säljer gemensamma festkvällar i december. På de kvällarna bokar flera företag och sällskap platser på samma fest: en trerättersmiddag, en välkomstdrink, DJ och dans till sent. De kan fylla ett dussin fredagar och lördagar i rad, och de ger fler frågor, menyändringar och fakturor än någon annan månad.
Listan följer säsongen från första planeringssteget till sista kvällen och tar upp vad kontaktpersonen på företaget behöver från dig, eftersom det är den personen som bestämmer vart kollegorna går nästa år. Sent ute? Längre ner finns en version på fyra veckor.
Gemensamma festkvällar eller exklusiv förhyrning?
De flesta lokaler erbjuder två produkter, och de planeras på olika sätt:
- Gemensamma festkvällar. Du bestämmer datum, meny och pris per person. Sällskap från olika företag bokar platser, från ett par kollegor till en hel avdelning, och sitter vid egna eller delade bord.
- Exklusiv förhyrning. Ett företag tar hela lokalen för en kväll. Det är oftast ett avtal med en lägsta omsättning, inte en biljettförsäljning.
Resten av checklistan handlar om gemensamma kvällar.
Tre till fyra månader före: lägg upp säsongen
- Välj datum. Oftast varje fredag och lördag från slutet av november till strax före jul, plus några torsdagar när efterfrågan är hög.
- Bestäm kapacitet per kväll. Räkna platser med borden i festmöblering, inte i din vanliga restaurangmöblering.
- Bestäm paketet. Välkomstdrink, tre rätter med valfri varmrätt, kaffe, DJ till en bestämd tid. Skriv ner vad som inte ingår.
- Sätt priset per person. Se nästa avsnitt.
- Skriv dina villkor. Handpenning eller full betalning, sista dag för slutligt antal och menyval, vad som händer när ett sällskap blir mindre. Publicera dem före första bokningen.
I Event Ticket Hub, biljettappen i KIMISUITE, är en hel säsong ett enda evenemang med en veckovis serie datum (upp till 120). Varje kväll har sitt eget antal platser, sin egen deltagarlista och sina egna försäljningssiffror.
Pris per person: räkna per kväll
Varje festkväll har fasta kostnader (DJ, extra personal, dekoration) och kostnader per gäst (mat, välkomstdrink). Ett exempel för en kväll:
- Fasta kostnader 900 EUR, mat och dryck 32 EUR per gäst, 120 platser
- Du räknar med att 75 % av platserna säljs, alltså 90 gäster
- 900 / 90 = 10 EUR i fasta kostnader per gäst, plus 32 EUR: 42 EUR
- Med en antagen betalningsavgift på 3 % blir priset för att gå jämnt ut 42 / 0,97 = 43,30 EUR
- För 600 EUR i vinst per kväll: 50,17 EUR
- Med ett planerat pris på 49 EUR går du jämnt ut efter 58 gäster
Exemplet räknar inte med moms. Räkna på dina egna siffror i kalkylatorn för biljettpriser med din betalningsavgift och momssatsen för dina biljetter, och prissätt lugna kvällar för sig: en torsdag med 50 % beläggning behöver ett annat pris än en utsåld lördag.
Under tolv kvällar blir små avgifter per biljett en hel del. Kalkylatorn för biljettavgifter visar vad biljettavgifterna kostar under hela säsongen.
Två till tre månader före: öppna försäljningen
- Förköpspris. Ge det ett försäljningsfönster som slutar ett datum du väljer, så tar ordinarie pris över av sig självt.
- Gräns per order. Sätt ett maxantal per order så att ett enda företag inte kan ta alla platser den mest populära lördagen.
- Menyfråga per gäst. En obligatorisk flervalsfråga med dina förrätter och varmrätter ger exakta siffror per kväll. Lägg till en andra fråga om allergier och specialkost.
- Banköverföring. Många företag betalar via överföring. När det är aktiverat skickas dina bankuppgifter med bokningen och platserna hålls tills betalningen förfaller.
- Företagsuppgifter. Kontaktpersonen anger företagsnamn, adress och momsregistreringsnummer i kassan, så att fakturan blir rätt från början.
- Dina tidigare kunder först. Mejla förra årets kontaktpersoner innan du annonserar. En rabattkod kan låsa upp en dold förköpsbiljett bara för dem.
Vad kontaktpersonen på företaget behöver från dig
Tänk på personen på ekonomi eller HR som fått i uppdrag att "fixa julfesten". Hen behöver:
- Ett pris per person att lägga in i budgeten, med vad som ingår
- En order för hela gruppen, inte 14 separata betalningar
- En faktura i företagets namn
- Tid att samla in namn och menyval, och ett tydligt sista datum för slutligt antal
- En bekräftelse att vidarebefordra till kollegorna
I Event Ticket Hub bokar kontaktpersonen alla platser i en order och anger menyvalet för varje biljett. Med personliga biljetter kan namnen ändras på ordersidan fram till det datum du bestämt, vilket hjälper när någon blir sjuk. Kontaktpersonen hittar bokningen när som helst med ordernumret och mejladressen.
En månad före: håll ordning på siffrorna
- Följ försäljningen per kväll och lyft fram lugna kvällar i din marknadsföring.
- Påminn kontaktpersonerna om sista dag för menyval.
- Ge köket en första sammanställning per kväll och planera personalen utifrån de verkliga siffrorna.
- Ta telefonbokningar manuellt: du skapar ordern själv, betald eller med betalning kvar, och biljetterna skickas via mejl.
Sent ute: versionen på fyra veckor
Om första festkvällen bara är några veckor bort, korta ner listan till det som skyddar kvällen:
- Publicera datum, paket och ett pris per person. Hoppa över förköpspriset.
- Gör meny- och allergifrågorna obligatoriska per biljett från första bokningen.
- Sätt sista dag för menyval cirka tio dagar före varje kväll och skriv in det i dina villkor.
- Ring förra årets kontaktpersoner själv och lägg in deras bokningar som manuella ordrar.
- Koppla telefonerna för insläppet före första kvällen.
Själva festkvällarna
- Före varje kväll: skriv ut deltagarlistan med biljetter och menyval, eller exportera den till Excel för din bordsplacering.
- Vid insläppet: sällskapen kommer inom några minuter från varandra. Personalen skannar biljetterna i sina telefoner, söker på namn när någon glömt sin biljett och checkar in en hel grupp på en gång.
- Efter varje kväll: försäljningsrapporten per datum visar bruttoförsäljning, återbetalningar och incheckningar, så att du vet vilka kvällar som är värda att upprepa.
Januari: planera nästa år
- Notera vilka kvällar som sålde slut först och vilka som behövde rabatter.
- Fråga några kontaktpersoner vad som gjorde bokningen enkel eller krånglig.
- Spara deras kontaktuppgifter till nästa års utskick. Om Contacts finns i din arbetsyta hamnar köpare från Event Ticket Hub där utan dubbletter.
Checklistan i korthet
- Datum, kapacitet, paket och pris per kväll bestämda
- Villkor med handpenning, sista datum och ändringar publicerade
- Ordergräns satt, meny- och allergifrågor obligatoriska per biljett
- Banköverföring och företagsuppgifter i kassan aktiverade
- Förra årets kontaktpersoner kontaktade först
- Deltagarlista per kväll utskriven för kök och sal
- Telefoner för insläppet kopplade, gästsökning redo
