Bordsförfrågningar eller bokningsportaler: vad behöver din restaurang?

En restaurang kan ta emot bordsbokningar på två grundläggande sätt. En bokningsportal visar dina lediga bord i en marknadsplatsapp och bekräftar dem direkt, utifrån kapacitetsregler som du ställer in där. En bordsförfrågan kommer in via din egen webbplats, och ditt team godkänner eller avböjer den, oftast inom några minuter. Båda fungerar. De löser olika problem, och många restauranger som letar efter ett alternativ till sin bokningsportal undrar egentligen vilket av de två de behöver.

Det här inlägget jämför de två ärligt och ger dig några korta frågor att ta ställning till.

Vad en bokningsportal gör bra

Portaler är i första hand marknadsplatser och i andra hand bokningssystem. Deras styrkor:

• Nya gäster hittar dig. Folk bläddrar i appen, filtrerar på område och kök och upptäcker restauranger de inte kände till. För en ny restaurang eller i ett turistområde kan den räckvidden vara värd mycket.
• Direkt bekräftelse. Gästen väljer en tid och får en bekräftelse utan att vänta.
• Kapacitetsregler. Du anger bordsstorlekar, sittningstider och antal kuvert per tid; systemet fyller lokalen.
• Recensioner och lojalitetsprogram i appen.

Priset för detta är oftast dubbelt: en avgift (per bokad gäst, en månadsplan eller båda, beroende på portal och avtal; kolla den aktuella prislistan) och relationen. Gästen bokade "via appen", får ofta dess marknadsföring efteråt och kanske bokar grannrestaurangen nästa gång från samma skärm.

Vad en bordsförfrågan gör bra

En förfrågan är ett bokningsformulär på din egen webbplats, med din egen design och dina egna regler:

• Gästen är din gäst. De hittade dig, de bokade på din webbplats och deras uppgifter stannar hos dig.
• Du bestämmer över varje bokning. Ett sällskap på åtta en fullbokad lördag, en grupp som vill sitta på terrassen, en gäst du känner: ditt team tittar innan det säger ja.
• Ingen avgift per gäst till tredje part för bokningar som kommer via din egen webbplats.
• Utrymme för särskilda önskemål. Ett kommentarsfält, en önskad plats, en födelsedag.

Nackdelen är att gästen väntar på ditt svar och att ingen ny hittar dig via en marknadsplats. Förfrågan fungerar dessutom bara om någon svarar snabbt: en förfrågan som ligger obesvarad i tre timmar är ett förlorat bord.

Fem frågor som hjälper dig välja

1. Var kommer dina gäster ifrån i dag? Om de flesta redan känner till dig, för att de gått förbi, kommer tillbaka eller hittat dig via din webbplats och sociala medier, fångar ett förfrågningsformulär på din webbplats upp dem utan mellanhand. Om du är beroende av att bli upptäckt ger en portal dig gäster du annars inte skulle nå.
2. Hur mycket är det att göra vid rusningstid? En lokal som fylls av sig själv varje fredag behöver kapacitetsregler mer än räckvidd. En lokal med tomma bord på tisdagar behöver räckvidd mer än regler.
3. Kan någon svara inom några minuter under öppettiderna? Om ja, känns förfrågningar nästan lika snabba som direktbokning. Om ingen håller koll på inkorgen, använd direktbokning någonstans.
4. Hur stora är dina bord och sällskap? Stora eller blandade sällskap, avskilda delar av lokalen och fasta menyer är lättare att hantera som förfrågningar.
5. Vad kostar en no-show dig? Lägg in dina siffror i kalkylatorn för no-show-kostnader och jämför beloppet med vad en portal skulle kosta för samma bokningar.

Många restauranger kombinerar båda: en portal för att bli upptäckta och för några bord, och den egna webbplatsen för stamgäster, grupper och alla som redan känner till dem. Det viktiga är då ett ställe där alla bokningar samlas, så att inget bord säljs två gånger.

Vad som får förfrågningar att fungera i praktiken

• Visa dina faktiska öppettider, med lunch och middag som separata tider och särskilda dagar.
• Ange framförhållning och största sällskap för onlinebokning, så att ingen ber om ett bord för tolv om tjugo minuter.
• Få aviseringar direkt i telefonen, inte via e-post i slutet av dagen.
• Bekräfta eller avböj med en motivering, så att gästen vet var den står.
• Ge gästen möjlighet att avboka, så att avbokningen når dig i stället för att ett bord står tomt.
• Planera lokalen per dag, så att du ser vilka bord som är upptagna innan du bekräftar.

Så hanterar Restaurant Hub bordsförfrågningar

I Restaurant Hub, meny- och bokningsappen i KIMISUITE, bokar gästerna via en Table Booking-widget på din egen webbplats, skapad i Widget Creator. Varje bokning kommer in som en förfrågan som ditt team godkänner eller avböjer, med en motivering som skickas till gästen. Restaurant Hub tar inte emot bokningar direkt utifrån kapacitet; restaurangen bekräftar alltid.

Det här kan du ställa in och se:

• Bokningsregler: framförhållning, högsta antal gäster per onlinebokning och tidsintervall; servern kontrollerar öppettider, stängda dagar, framförhållning och sällskapets storlek innan en förfrågan tas emot
• Öppettider med två tidsintervall per veckodag och särskilda öppettider eller stängda dagar per datum
• Platser och bord, till exempel matsal och terrass, och en bordsplan per dag som visar lediga och upptagna bord
• Direkta aviseringar i Telegram för varje ny förfrågan och för gästers avbokningar, för varje teammedlem i sin egen chatt
• En länk för gästen i bekräftelsemejlet för att se eller avboka bokningen eller spara den i sin kalender; när en gäst avbokar får restaurangen ett mejl
• Manuella bokningar för telefonbokningar, samt utskrivbara listor och bordskort att vika per bokning

Läs mer om funktionen i bordsbokning för restauranger och om priser utan avgift per kuvert i bokningar utan avgift per kuvert.