Peppol och e-fakturering i Belgien: det här behöver ett litet företag göra

E-fakturering via Peppol i Belgien innebär att fakturor mellan momsregistrerade belgiska företag skickas som strukturerade e-fakturor över Peppol-nätverket, direkt från säljarens system till köparens system, i stället för som PDF eller på papper. Enligt den belgiska skattemyndigheten (FPS Finance) gäller detta sedan den 1 januari 2026. För ett litet företag är den praktiska frågan inte lagen i sig, utan vad som behöver ändras i hur du fakturerar i morgon.

Den här guiden sammanfattar vad de officiella källorna säger, vad ett litet företag behöver ordna och vilka misstag som är värda att undvika. Det är en allmän förklaring, inte skatterådgivning. Alla uppgifter nedan kontrollerades på den officiella webbplatsen einvoice.belgium.be den 27 oktober 2026. Regler och datum kan ändras, så kontrollera där innan du förlitar dig på dem.

Vem som omfattas

Enligt FPS Finance:

• Belgiska momsregistrerade företag måste använda strukturerade e-fakturor sinsemellan.
• Om du bara fakturerar privatpersoner behöver du inte skicka strukturerade fakturor till dem, men du måste kunna ta emot strukturerade fakturor från dina egna leverantörer.
• Enligt FAQ:n gäller kravet även företag som omfattas av momsbefrielsen för små företag (årsomsättning upp till 25 000 EUR) och jordbrukare inom den särskilda jordbruksordningen, åtminstone när det gäller att ta emot B2B-fakturor.
• Momsregistrerade företag som inte är etablerade i Belgien och saknar fast driftställe där omfattas inte av kravet, enligt samma FAQ, som också påpekar att lagen fortfarande håller på att ändras på den punkten.

Källa: FPS Finance FAQ, allmänna frågor om B2B-kravet, kontrollerad den 27 oktober 2026.

Vad "strukturerad" betyder, och vad det inte betyder

En PDF bifogad i ett mejl är ingen strukturerad e-faktura, även om den ser likadan ut. En strukturerad faktura är data som köparens system kan läsa rad för rad. Enligt FPS Finance FAQ är den strukturerade fakturan sedan den 1 januari 2026 den enda fakturan som krävs enligt lag. Du får fortfarande skicka en PDF eller papperskopia vid sidan av om du vill, men du måste inte.

Peppol är nätverket som förmedlar fakturorna. Deltagarna förväntas åtminstone kunna ta emot dokumenttypen Peppol BIS, som bygger på den europeiska standarden EN 16931. Du registrerar dig inte själv på Peppol, utan ansluter via en certifierad Peppol-tjänsteleverantör, i praktiken oftast genom ditt fakturerings- eller bokföringsprogram. Bakgrunden hittar du i Vad är Peppol? E-fakturering över gränserna, förklarat.

Övergångsperioden är över

FPS Finance aviserade en tolerans för januari till mars 2026: inga sanktioner för överträdelser som rör det nya kravet, förutsatt att företaget hade vidtagit rimliga åtgärder i tid och ändå uppfyllde sina faktureringsskyldigheter på annat sätt. Myndigheten var tydlig med att det inte var fråga om någon allmän senareläggning. Källa: tolerans under de tre första månaderna 2026, kontrollerad den 27 oktober 2026. Toleransen gällde bara de tre månaderna, så sedan april 2026 gäller de vanliga reglerna.

Det här behöver ett litet företag ordna

1. Kontrollera ditt faktureringsverktyg. Fråga om det kan skicka och ta emot strukturerade fakturor via Peppol, och genom vilken tjänsteleverantör.
2. Se till att du går att nå. I Belgien bygger Peppol-ID på företagsnumret i Kruispuntbank van Ondernemingen, det belgiska företagsregistret (schema 0208). Din leverantör registrerar dig. Kontrollera att ditt företagsnummer finns med i Peppol-katalogen.
3. Städa upp i dina kunduppgifter. Rätt momsnummer och företagsnummer för varje företagskund. Fakturan levereras till identifieraren, så ett skrivfel innebär att den inte kommer fram.
4. Ta reda på vem som kan ta emot. FPS Finance hänvisar till Lookup Peppol, där du söker på företagsnamn eller på 0208: följt av företagsnumret. Där ser du vem som kan ta emot dokument via Peppol, inte vem som kan skicka. Även Peppol Directory listar registrerade mottagare.
5. Kom överens om en reservlösning. Om en kund ännu inte kan ta emot via Peppol får du enligt FAQ:n använda en annan metod, förutsatt att kunden godkänner den för e-fakturor och att den är säker.
6. Håll koll på nästa steg. FAQ:n nämner e-rapportering av fakturadata till myndigheten, planerad till 2028 enligt den federala regeringsöverenskommelsen men ännu inte införd i lag vid kontrolltillfället.

Hur du slår upp en identifierare i praktiken förklaras steg för steg i Så kontrollerar du ett Peppol-ID innan du skickar en e-faktura.

Vanliga misstag

• Att be varje kund om deras Peppol-ID. Enligt FAQ:n ska det inte behövas: i Belgien kan du som standard leverera till företagsnumret.
• Att skicka en PDF och tro att det räcker. Mellan momsregistrerade belgiska företag är PDF:en som mest en kopia av artighetsskäl.
• Att skicka bilagor separat via mejl. Enligt FAQ:n är bilagor juridiskt en del av fakturan och måste skickas via samma kanal. Att skicka dem separat är inte tillåtet.
• Att glömma inkommande fakturor. Att ta emot är lika viktigt som att skicka, även för företag som bara säljer till konsumenter.

Skicka Peppol-fakturor från CRM Business Hub

CRM Business Hub är fakturerings- och kundappen i KIMISUITE-arbetsytan. Dess funktioner för e-fakturering täcker sändarsidan:

• Du ansluter din arbetsyta en gång under Inställningar, e-fakturering, med land, elektronisk adress och momsregistreringsnummer.
• På kundkortet sparar du Peppol-ID och schema, bland annat 0208 för det belgiska företagsnumret, och kontrollerar det med knappen Kontrollera.
• Från fliken e-faktura på en faktura eller kreditnota skickar du den via Peppol-nätverket i formatet Peppol BIS Billing 3.0, efter en kontroll av de obligatoriska fälten.
• Varje dokument visar sedan sin status: i kö, skickas, levererad eller misslyckad, med statusmeddelanden.
• Antalet Peppol-dokument per månad beror på din plan, och extra paket finns att köpa.

Att ta emot är ett eget krav i Belgien. Kontrollera att ditt företagsnummer är registrerat för mottagning hos en Peppol-tjänsteleverantör, och fråga hur inkommande fakturor når din bokföring. Vad reglerna kräver av just ditt företag beror på din situation. Är du osäker, fråga din redovisningskonsult.

Vanliga frågor

Är e-fakturering via Peppol obligatoriskt för små företag i Belgien?

Enligt FPS Finance gäller det mellan momsregistrerade belgiska företag sedan den 1 januari 2026, och företag som omfattas av momsbefrielsen för små företag berörs åtminstone när det gäller mottagning. Kontrollera vad som gäller för dig på einvoice.belgium.be.

Är en PDF-faktura fortfarande giltig mellan belgiska företag?

Enligt FPS Finance FAQ är den strukturerade e-fakturan den enda fakturan som krävs enligt lag. En PDF kan skickas som komplement.

Behöver jag be mina kunder om deras Peppol-ID?

Nej. Enligt FPS Finance ska det inte behövas: i Belgien kan du som standard leverera till företagsnumret med schema 0208. Du kan kontrollera en kund i Lookup Peppol.

Hur registrerar jag mitt företag på Peppol?

Via en certifierad Peppol-tjänsteleverantör, oftast genom ditt fakturerings- eller bokföringsprogram. Det går inte att registrera sig direkt.

Testa CRM Business Hub i din arbetsyta i 14 dagar