Service Manager Online afspraak maken bij een advocaat voor het eerste gesprek, op kantoor of via video
Nieuwe cliënten boeken een eerste gesprek in de vrije uren van een advocaat, in plaats van te wachten op een terugbelverzoek. Elke boeking houdt de advocaat vast en bij gesprekken op kantoor ook de vergaderruimte. De receptie bevestigt elke aanvraag.
- Altijd opzegbaar
- Geen lange contracten
- 14 dagen gratis
Zo ziet het er in de praktijk uit
Maandag, 8:30: aanvragen in plaats van voicemails
Dit weekend vroegen drie mensen via je pagina een eerste gesprek aan. Ze staan onder Wacht op bevestiging en de receptie bevestigt ze na een snelle blik. De anderen krijgen een annuleringsmail met een korte reden.
Dinsdag: de juiste duur voor elk soort gesprek
Een eerste gesprek over een nieuwe zaak duurt vijfenveertig minuten, een vervolggesprek over een lopend dossier dertig. Als twee aparte diensten concurreren ze nooit om hetzelfde korte tijdvak. Elk type toont zijn duur op de pagina, zodat mensen de juiste kiezen.
Woensdag, 11:00: de vergaderruimte is bezet
Twee advocaten willen de enige vergaderruimte. Omdat gesprekken op kantoor de ruimte als resource noemen, wordt het tweede tijdstip pas aangeboden als de ruimte vrij is. Videogesprekken hebben de ruimte helemaal niet nodig.
Donderdag: een cliënt in het buitenland
Een cliënt die in Wenen woont, boekt een videogesprek in het Duits. Omdat Meeting Hub in jouw werkruimte draait, bevat de bevestigingsmail al de link naar de vergadering.
Online een afspraak maken bij een advocaat betekent op veel kantoren nog steeds heen en weer bellen: een nieuwe cliënt belt, de advocaat zit bij de rechtbank, de receptie belooft terug te bellen. Met Service Manager boeken mensen een eerste gesprek op de eigen boekingspagina van je kantoor, in de uren die elke advocaat vrij heeft. Elk soort gesprek krijgt een eigen duur en een buffer voor dossiernotities, en gesprekken op kantoor noemen de vergaderruimte die ze nodig hebben. Koppel de eigen agenda van elke advocaat, en een zitting of een lunch met een cliënt die daarin staat, sluit die uren op de pagina. Met automatisch bevestigen uit komt elke boeking binnen als aanvraag, zodat de receptie of de advocaat beslist voordat een tijd definitief is. Vóór het gesprek mailt een Reminder-automatisering de cliënt op de momenten die je kiest, met Professional of Enterprise en met e-mailmeldingen aan. Via een knop in die mail kan de cliënt annuleren of verzetten, zodat een eerste gesprek dat niet doorgaat het uur van de advocaat vrijmaakt voor ander werk in plaats van een lege stoel aan de andere kant van het bureau achter te laten.
Pas de labels aan naar de woorden van je kantoor, zoals Cliënt en Consult, en toon gesprekken met of zonder prijs. Mensen vinken je privacybeleid en voorwaarden aan voordat ze boeken, en jij bepaalt wat je e-mails bevatten, per taal waarin je werkt. Voor videogesprekken haal je via Meeting Hub videovergaderingen in de browser erbij en zet je de link in de bevestiging. Service Manager boekt het gesprek; zaken, documenten en honoraria blijven in de tools die je daarvoor gebruikt. Meer op de pagina van Service Manager.
Wat je krijgt
Aanvragen die de receptie kan beoordelen
Met automatisch bevestigen uit wachten nieuwe boekingen als Aangevraagd. Met één klik bevestig je ze, dus geen tijd is definitief zonder jou. Mensen zien dat hun aanvraag is ontvangen, niet dat een tijd vaststaat.
Een duur per soort gesprek
Eerste gesprekken, vervolggesprekken en langere strategiebesprekingen krijgen elk een eigen duur en buffer. Een strategiebespreking kan twee uur blokkeren, een kort vervolggesprek dertig minuten.
Advocaat en vergaderruimte samen
Gesprekken op kantoor noemen de vergaderruimte als resource. Tijden worden alleen aangeboden als de advocaat en de ruimte vrij zijn. Twee advocaten kunnen nooit tegelijk dezelfde vergaderruimte boeken.
Videogesprekken
Met Meeting Hub in de werkruimte krijgt een videogesprek een eigen vergaderlink, die je bevestigingsmail meestuurt. Cliënten nemen deel vanuit de browser, zonder iets te installeren.
Privacytekst vóór de boeking
Voeg je privacybeleid en voorwaarden toe per taal. Niemand kan boeken zolang beide vakjes niet zijn aangevinkt. Schrijf ze één keer voor elke taal waarin je adviseert.
Zittingen blokkeren spreekuren
Koppel de agenda van elke advocaat via het iCal-adres. Zittingen en cliëntafspraken die daar staan, verdwijnen van de boekingspagina. Alleen begin- en eindtijden worden opgeslagen, nooit titels of namen van cliënten.
Zet je eerste gesprek online
Maak een eerste gesprek en een vervolggesprek aan, stel de vrije uren van elke advocaat in en bekijk de pagina waarmee een nieuwe cliënt zou boeken. Een eerste gesprek en de uren van één advocaat zijn genoeg om te beginnen; voeg de vergaderruimte en videogesprekken toe wanneer de eerste aanvragen binnenkomen.
Wat een eerste gesprek blokkeert
Slechts een voorbeeld: stel de minuten in die je advocaten nodig hebben. De vergaderkostencalculator laat zien wat een uur van het team waard is.
- De vraag vooraf lezen
- 10 minuten, ingesteld als voorbereiding
- Eerste gesprek
- 45 minuten, de duur van de dienst
- Dossiernotitie achteraf
- 15 minuten, ingesteld als nabewerking
- Tijd tot de volgende afspraak
- 10 minuten, ingesteld als buffer
Zo begin je
Online afspraken voor je advocatenkantoor instellen
Open Service Manager in de werkruimte van het kantoor, begin met een schone lei en hernoem de labels naar Cliënt en Consult.
Gesprekstypen aanmaken
Voeg eerste gesprekken, vervolggesprekken en videogesprekken toe, elk met een duur, een buffer en alleen een prijs als je die publiceert.
Advocaten, vergaderruimte en uren toevoegen
Geef elke advocaat een weekrooster met spreekuren, koppel hun agenda's zodat zittingen de pagina blokkeren, voeg de vergaderruimte toe en stel een minimale aanlooptijd in.
Teksten toevoegen en publiceren
Schrijf je privacybeleid en voorwaarden, zet automatisch bevestigen uit, voeg een Reminder-automatisering toe met e-mailmeldingen aan, kies een sober sjabloon zoals Minimal en link de pagina vanaf de website van je kantoor.
Prijzen
Service Manager begint bij een vaste maandprijs (zie prijzen) voor het hele kantoor, niet per advocaat. Advocaten en vergaderruimtes boeken als resources vraagt Professional of hoger, en Enterprise brengt personeelsdossiers, rollen, het personeelsportaal en een privé-agendalink per advocaat. Bezette tijden uit de agenda's van advocaten lezen zit in elk abonnement, en videogesprekken lopen via Meeting Hub, toegevoegd aan dezelfde werkruimte.
Veertien dagen om je gesprekstypen in te stellen en te zien hoe de eerste aanvragen binnenkomen; geen minimale looptijd.
Past het bij jou?
Past goed als
- Kleine en middelgrote advocatenkantoren die eerste gesprekken met nieuwe cliënten voeren
- Kantoren met advocaten die vaste spreekuren houden en een volle zittingsagenda hebben
- Kantoren die cliënten zowel op kantoor als via video ontvangen
- Kantoren met cliënten die verschillende talen spreken
Past niet als
- Kantoren die conflictcontrole, zaakbeheer of documentverwerking in de boekingstool nodig hebben
- Kantoren die honoraria, urenregistratie of facturen uit gesprekken nodig hebben; facturen maak je met CRM Business Hub
- Kantoren die gespreksherinneringen per sms willen; de herinnering gaat als e-mail de deur uit
- Kantoren waarvan het receptieteam de software zelf in een eigen taal nodig heeft; alleen de pagina voor cliënten en de e-mails zijn meertalig
Veelgestelde vragen
Hoe werkt online afspraak maken bij een advocaat met Service Manager?
Krijgen cliënten een herinnering vóór hun gesprek?
Kunnen cliënten kiezen tussen kantoor en een videogesprek?
Kunnen we prijzen van de boekingspagina houden?
Ziet Service Manager wat er in de agenda van een advocaat staat?
Vervangt het onze praktijkmanagementsoftware?
Kan elke advocaat eigen spreekuren houden?
Kunnen cliënten ons vertellen waar het gesprek over gaat?
Lees verder
- Gerelateerde oplossingenAfsprakensoftware voor coaches die de sessie en het videogesprek samen boektCliënten van overal kiezen een sessie in jouw vrije uren, zien die in hun eigen tijd, accepteren je voorwaarden en krijgen een bevestiging met de meetinglink. Jij coacht, in plaats van agendaberichten heen en weer te sturen.
- Gerelateerde oplossingenSoftware voor online consulten voor adviseurs, coaches en consultantsJe klant klikt op een link, test camera en microfoon en wacht in jouw wachtkamer tot je haar toelaat. Geen download, geen account, geen vergader-ID die je telefonisch moet doorgeven.
- Gerelateerde oplossingenArbeidsovereenkomst online ondertekenen en vóór de eerste werkdag terug hebbenJe nieuwe medewerker begint maandag en het contract ligt nog bij de post. Verstuur het vandaag, krijg het vanavond getekend terug vanaf de telefoon en bewaar de papieren route voor de paar documenten waarvoor de wet die voorschrijft.
- Uit de blogWaar klanten op letten voordat ze online een afspraak boekenService, prijs, een vrij tijdstip, de regels en het bewijs dat het gelukt is. Als een online boekingspagina deze vijf vragen beantwoordt, bo...
- Uit de blogPrijs per werkruimte, niet per gebruiker: wat het betekent voor een team van 12Prijs per gebruiker voegt bij elke aanwerving een regel toe aan de factuur. Prijs per werkruimte verloopt in stappen. Een uitgewerkt voorbee...
Klaar wanneer jij dat bent
Richt het in in je eigen workspace en zie hoe het werkt met jouw gegevens.
- Altijd opzegbaar
- Geen lange contracten
- 14 dagen gratis
