Ein 30-minütiger wöchentlicher Sync für sechs Personen kostet bei einem Durchschnittsgehalt von 42.000 € jedes Mal etwa 70 € und über 48 Arbeitswochen rund 3.360 €. In vielen kleinen Unternehmen existiert ein großer Teil dieses Meetings aus einem Grund: Die Informationen, die das Team braucht, liegen in neun verschiedenen Tools – und das Meeting ist der Ort, an dem sie wieder zusammengesetzt werden.
Das ist die weniger sichtbare Seite davon, wie kleine Teams für Software zahlen. Die sichtbare Seite sind die Abos. Dieser Beitrag betrachtet beides anhand eines durchgerechneten Beispiels und ist ehrlich, wo ein einzelner Workspace hilft und wo nicht.
Wie die Meeting-Zahl berechnet wird
Die obige Zahl stammt aus dem Meeting-Kostenrechner. Die Methode ist einfach:
| Eingabe | Wert |
|---|---|
| Teilnehmer | 6 |
| Durchschnittliches Jahresgehalt | 42.000 € |
| Arbeitsstunden pro Jahr | 1.800 (ca. 225 Tage à 8 Stunden) |
| Stundenkosten pro Person | 42.000 € / 1.800 = 23,33 € |
| Meetingdauer | 30 Minuten |
| Kosten pro Meeting | 6 × 0,5 h × 23,33 € = 70 € |
| Pro Jahr (48 Wochen) | 3.360 € |
Das zählt nur das Gehalt, nicht die Arbeit, die nicht stattfindet, während die Leute im Meeting sitzen. Natürlich ist nicht jeder wöchentliche Sync Verschwendung. Aber wenn die Hälfte davon mit Fragen wie „Wo ist die neueste Version?", „Hat der Kunde bestätigt?" oder „Wer hat die Zahl?" verbracht wird, ist diese Hälfte ein Kostenfaktor fragmentierter Tools.
Der typische Stack eines Sechs-Personen-Betriebs
Nehmen wir ein Beispiel: ein kleines Innenarchitektur-Studio mit sechs Personen. Im Laufe der Jahre hat es ein Tool pro Bedarf angesammelt:
| Bedarf | Tool-Typ | Preismodell (typisch) |
|---|---|---|
| Kunden und Rechnungen | CRM- oder Rechnungssoftware | Pro Benutzer |
| Online-Termine | Buchungstool | Pro Benutzer oder pro Kalender |
| Projekte und Aufgaben | Aufgaben-Board | Pro Benutzer |
| Videocalls | Meeting-Software | Pro Host oder pro Benutzer |
| E-Mail-Signaturen | Signatur-Tool | Pro Benutzer |
| Gemeinsamer Kalender | Kalenderdienst | Oft Teil einer E-Mail-Suite |
| Gemeinsame Kontakte | Adressbuch | Oft Teil einer E-Mail-Suite |
| Notizen | Notizen-App | Kostenlos oder pro Benutzer |
| To-do-Listen | To-do-App | Kostenlos oder pro Benutzer |
Neun Tools, neun Logins, neun verschiedene AGB und in den meisten Fällen neun Verlängerungstermine.
Was neun Abos wirklich kosten
Die Abos selbst
Pro-Benutzer-Preise multiplizieren sich. Zur Veranschaulichung verwenden wir eine Annahme, nicht den Preis eines realen Produkts: Angenommen, fünf der neun Tools sind kostenpflichtig und kosten im Schnitt 10 € pro Benutzer und Monat, vier laufen auf kostenlosen Tarifen.
- 5 Tools × 6 Benutzer × 10 € = 300 € pro Monat bzw. 3.600 € pro Jahr
- Eine siebte Person einstellen: 350 € pro Monat, ohne neue Funktion
Ihre eigenen Zahlen werden abweichen. Der Punkt ist die Struktur: Jedes Tool, das pro Benutzer abrechnet, erhöht die Rechnung mit jeder Einstellung.
Die Kosten, die auf keiner Rechnung stehen
- Verwaltung. Neun Rechnungen pro Monat bedeuten 108 Belege pro Jahr, die abgelegt, geprüft und gebucht werden müssen.
- Onboarding und Offboarding. Ein neuer Kollege braucht neun Konten. Wer geht, muss aus neun Tools entfernt werden – und das eine, das vergessen wird, enthält weiterhin Kundendaten.
- Doppelte Daten. Derselbe Kunde existiert im CRM, im Buchungstool, im Aufgaben-Board und auf irgendeinem Handy – jeweils mit einer leicht anderen Telefonnummer.
- Koordination. Der wöchentliche Sync, der alles zusammenführt, oben mit 3.360 € pro Jahr beziffert.
Die Alternative: ein Workspace, mehrere Apps
In KIMISUITE ist das Modell anders: Der Workspace ist kostenlos, und Sie fügen die Apps hinzu, die Sie brauchen. Abgerechnet wird pro Workspace, nicht pro Benutzer, und ab der ersten kostenpflichtigen App sind 10 Mitglieder enthalten.
Für das Design-Studio sehen dieselben Bedarfe so aus (Stand September 2026, EUR pro Monat, Einstiegstarife):
| Bedarf | KIMISUITE-App | Ab |
|---|---|---|
| Kunden und Rechnungen | CRM Business Hub | 29,90 € |
| Online-Termine | Service Manager | 9,90 € |
| Projekte und Aufgaben | Task Hub | 8,90 € |
| Videocalls | Meeting Hub | 9,90 € |
| E-Mail-Signaturen | Email Signature | 4,90 € |
| Gemeinsamer Kalender | Calendar | kostenlos |
| Gemeinsame Kontakte | Contacts | kostenlos |
| Notizen | Notes | kostenlos |
| To-do-Listen | ToDo | kostenlos |
| Gesamt für 6 Personen | ab 63,50 € |
Die siebte, achte und zehnte Einstellung kostet nichts extra. Ab dem elften Mitglied kommt im Workspace die Stufe Grow (bis 20 Mitglieder) ab 11,90 € pro Monat hinzu – einmal für den gesamten Workspace und nicht pro App.
Über den Preis hinaus liegt der praktische Unterschied darin, dass die Apps einen Workspace teilen: ein Login, eine Teamliste, ein Ort, an dem der Inhaber entscheidet, welche Apps aktiv sind. Aufgaben mit Frist aus ToDo erscheinen im Kalender, und das gemeinsame Adressbuch erreicht jedes Handy per CardDAV. Die vier kostenlosen Apps haben wir in Der kostenlose Kern jedes Workspace beschrieben.
Wo der Vergleich weniger klar ist
Ein fairer Vergleich muss auch die Fälle einbeziehen, in denen eine Reihe einzelner Tools – oder eine andere Art von Bundle – die bessere Wahl ist.
- Sie zahlen bereits für eine E-Mail-Suite. Wenn Ihr Office-Paket Kalender, Kontakte und Videocalls enthält, kosten Sie diese Zeilen heute nichts extra. Die kostenlosen KIMISUITE-Apps sparen Ihnen dort kein Geld. Der Vergleich reduziert sich dann auf die verbleibenden Spezialtools.
- Einstiegstarife haben Grenzen. Die Preise oben sind die Einstiegstarife. Wenn Sie Funktionen aus einem größeren Tarif brauchen, steigt der App-Preis – unabhängig von der Teamgröße.
- Ein Spezialtool kann tiefer gehen. Ein Produkt, das nur eine Sache macht, etwa nur Videomeetings oder nur Projektmanagement, bietet in diesem einen Bereich möglicherweise mehr. Wenn eine Funktion im Zentrum Ihres Geschäfts steht, testen Sie sie sorgfältig.
- All-in-One-Pauschalpreise. Manche Produkte bündeln viele Funktionen zu einem Pauschalpreis. Wenn Sie wirklich alle nutzen, kann das einfacher zu budgetieren sein als Apps einzeln hinzuzufügen. KIMISUITE funktioniert andersherum: Sie zahlen nur für die Apps, die Sie nutzen – das passt zu Teams, die vier oder fünf Funktionen brauchen, nicht alle.
- Ein Wechsel kostet. Kunden, offene Rechnungen und Termine umzuziehen braucht Zeit. Planen Sie es; tun Sie es nicht mitten im umsatzstärksten Monat.
- Sehr kleine Teams. Eine einzelne Person, die ein oder zwei Tools zu niedrigen Pro-Benutzer-Preisen nutzt, zahlt möglicherweise weniger als der Einstiegstarif einer App.
Ein einzelner Workspace ist nicht automatisch günstiger. Er zahlt sich tendenziell aus, wenn das Team wächst, wenn mehrere Personen echten Zugriff brauchen und wenn dieselben Kundendaten sonst in mehreren Tools lägen.
So entscheiden Sie für Ihr eigenes Unternehmen
Eine Stunde mit einer Tabelle genügt:
- Listen Sie jedes Tool auf, für das Sie zahlen – auch die, die jemand privat bezahlt.
- Notieren Sie das Preismodell jedes Tools: pro Benutzer, pro Host, pauschal, kostenloser Tarif.
- Zählen Sie echte Benutzer pro Tool, nicht gekaufte Lizenzen.
- Markieren Sie Überschneidungen: Wo existiert derselbe Kunde, Kontakt oder Termin doppelt?
- Beziffern Sie die Koordination: Geben Sie Ihren wöchentlichen Sync in den Meeting-Kostenrechner ein.
- Stellen Sie die Alternative zusammen: Welche Apps würden dieselben Bedarfe abdecken – und in welchem Tarif?
- Rechnen Sie den Wechsel ein: Wie viele Stunden würde der Umzug dauern, und wann ist ein ruhiger Monat?
Wenn das Ergebnis knapp ist, ist der entscheidende Faktor meist nicht der Preis, sondern die Anzahl der Orte, an denen Ihr Team nachsehen muss.
Rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen
Die aktuellen Preise aller Apps und der Mitgliederstufen finden Sie auf der KIMISUITE-Preisseite in Ihrer Währung. Die kostenlosen Apps sind von Anfang an dabei, und jede kostenpflichtige App hat eine Testphase: Jederzeit kündbar · Keine Mindestlaufzeit · 14 Tage kostenlos.
