Online consulten boeken voor coaches: afspraak en video in één flow

Online consulten boeken betekent dat een klant een vrij tijdstip kiest op je boekingspagina, dit bevestigt en een videolink voor die sessie ontvangt zonder dat je zelf iets hoeft te versturen. Voor coaches, consultants en therapeuten die op afstand werken, vervangt dit de bekende reeks mails met "welk tijdstip komt je uit?", een agenda-uitnodiging, een losse videolink en een herinnering die je vergat te sturen.

Deze gids laat zien wat een goede flow van boeking naar video nodig heeft, waar het meestal misgaat en hoe je het zo inricht dat de sessie gewoon doorgaat.

Waar de gebruikelijke opzet misgaat

De meeste coaches beginnen met drie losse tools: een planningslink, een videodienst en een agenda. Elk werkt op zichzelf prima. Het probleem zit ertussen:

• De link is niet gekoppeld aan de boeking. Je verzet de sessie, maar de oude videolink staat nog in de inbox van de klant.
• Annuleringen laten losse meetings achter. De boeking is geannuleerd, de meeting bestaat nog, en een klant komt in een lege ruimte terecht.
• Tijdzones zorgen voor verwarring. Is het bij jou 10.00 uur, dan is het bij je klant 9.00 uur, en een van beiden is een uur te vroeg of te laat.
• Regels zitten in je hoofd. Je neemt geen boekingen aan voor morgenochtend, je wilt een week van tevoren weten wanneer een eerste sessie plaatsvindt, en klanten moeten eerst akkoord gaan met je voorwaarden. Niets daarvan staat op de planningspagina.

Het doel is één flow waarin de boeking en de meeting hetzelfde object zijn: maak het aan, verzet het of annuleer het één keer, en de videolink volgt vanzelf.

Wat klanten van de boekingspagina verwachten

Een potentiële klant die overweegt een eerste sessie te boeken, zoekt naar:

1. Je diensten met duur en prijs, bijvoorbeeld een kennismakingsgesprek van 30 minuten en een sessie van 60 minuten.
2. Tijden in de eigen tijdzone.
3. Duidelijke voorwaarden: hoe ver vooruit men kan boeken, je annuleringsbeleid en je privacybeleid.
4. Een bevestiging met de link erin, zodat niemand zich afvraagt hoe hij moet deelnemen.
5. Deelnemen zonder account, in de browser op elk apparaat.

Ontbreekt een van deze punten, dan krijg je de vragen alsnog per mail.

Je boekingsregels instellen

Bepaal vóór je een boekingspagina publiceert vier regels:

• Minimale voorafgaande termijn. Hoe kort voor een sessie iemand nog kan boeken. Twee uur, een dag, of langer voor eerste sessies.
• Boekingsvenster. Hoe ver vooruit je agenda openstaat, bijvoorbeeld 30 dagen.
• Sessieduur en pauzes. Plan na elke sessie tijd in voor notities, zodat gesprekken die direct op elkaar volgen niet in elkaar overlopen.
• Handmatige of automatische bevestiging. Automatisch is sneller voor bestaande klanten; handmatig bevestigen geeft je de kans een nieuwe aanvraag eerst te bekijken.

Werk je met klanten in het buitenland, controleer dan je aangeboden tijden tegen hun werkdag met de gratis tijdzone-omrekenaar voordat je ze instelt. Voor de sessie zelf helpt een korte agenda om een eerste gesprek op koers te houden; de gratis vergaderagenda-generator geeft je er een om aan te passen.

Zo werkt de flow met Service Manager en Meeting Hub

In KIMISUITE dekken twee apps in dezelfde workspace deze flow af: Service Manager neemt de boeking aan en Meeting Hub verzorgt de videosessie. De workspace heeft beide apps nodig.

De boekingspagina. Service Manager geeft je een openbare boekingspagina met acht templates, je diensten per categorie met prijs en duur, en teksten in de talen die je kiest. Klanten zien elk tijdstip in je tijdzone en in die van henzelf ("Jouw tijd"). Je stelt een minimale voorafgaande termijn en een boekingsvenster in, en wanneer je voorwaarden en privacybeleid zijn ingeschakeld, moeten klanten beide aanvinken voordat ze boeken. Je annuleringsbeleid staat als link op de pagina. Met automatische bevestiging uit wachten nieuwe boekingen in een bevestigingswachtrij op je dashboard tot je op Bevestigen klikt.

De meeting wordt voor jou aangemaakt. In Service Manager schakel je de Meeting Hub-integratie in en geef je aan welke diensten online meetings zijn. Wordt zo'n boeking bevestigd, dan wordt er in Meeting Hub een meeting aangemaakt met de klant als genodigde, en gaat de bevestigingsmail de deur uit. In de boeking zie je de link van de klant, een knop "Deelnemen als host" en opties om de links opnieuw te versturen of de hostlink opnieuw te genereren.

Wijzigingen volgen de boeking. Verzet je de boeking, dan verschuift de meeting mee. Annuleer je de boeking, dan wordt ook de meeting geannuleerd; de link van de klant meldt dan dat de meeting is geannuleerd.

De sessie zelf. Klanten nemen via de link deel in hun browser met alleen een naam, zonder account. Met een wachtruimte laat je hen binnen wanneer je er klaar voor bent, en een meeting kan een wachtwoord hebben. Tijdens het gesprek heb je schermdelen, een whiteboard, chat en live ondertiteling. Na de meeting kun je het transcript downloaden, en bij de Pro- en Enterprise-abonnementen ontvang je per mail een AI-samenvatting met actiepunten en belangrijkste besluiten. Bij het Starter-abonnement eindigen meetings na 120 minuten, wat van belang is als je langere workshops geeft.

Je eigen e-mails. Service Manager heeft e-mailtemplates voor elke gebeurtenis (aangemaakt, bevestigd, geannuleerd, verzet en meer) in elke taal, en daarin kun je de meetinglink als placeholder opnemen.

Een eenvoudige eerste opzet

1. Maak twee diensten aan: een kort kennismakingsgesprek en je standaardsessie, beide gemarkeerd als online meeting.
2. Stel werktijden, een minimale voorafgaande termijn en een boekingsvenster in.
3. Voeg je voorwaarden, privacybeleid en annuleringsbeleid toe.
4. Kies een template voor de boekingspagina en zet de link in je e-mailhandtekening en op je social media-profielen.
5. Boek één keer jezelf als testklant en neem deel vanaf een tweede apparaat.

Veelgestelde vragen

Wat is online consulten boeken?

Het is een boekingspagina waarop klanten een tijd kiezen voor een sessie op afstand en automatisch de videolink ontvangen, zodat je geen uitnodigingen met de hand hoeft te versturen.

Wat gebeurt er met de videolink als een klant de afspraak verzet?

Als Service Manager en Meeting Hub gekoppeld zijn, verschuift de meeting mee wanneer de boeking wordt verzet, en wordt de meeting geannuleerd wanneer de boeking wordt geannuleerd.

Hebben mijn klanten een account nodig om aan de videosessie deel te nemen?

Nee. Ze openen de link uit hun bevestiging en nemen in de browser deel door hun naam in te vullen.

Kan ik nieuwe klanten goedkeuren voordat een sessie is bevestigd?

Ja. Zet automatische bevestiging uit, dan wachten nieuwe boekingen in de bevestigingswachtrij tot je ze bevestigt.

Voeg Service Manager en Meeting Hub toe aan je workspace en probeer ze 14 dagen