Een check-in-app voor evenementen scant bij de ingang de QR-code op elk ticket, controleert of het geldig is voor dit evenement en deze datum, en markeert het als gebruikt, zodat er niet twee keer mee naar binnen kan worden gegaan. Goed geregeld wordt een rij van 400 mensen een gestage stroom van een paar seconden per bezoeker. Slecht geregeld krijgt u een vastgelopen telefoon, een wifi-netwerk dat niet meer werkt en een rij tot ver op straat.
Event Ticket Hub, de ticketing-app in KIMISUITE, bevat een scanner die op elke smartphone werkt, ook zonder verbinding blijft scannen en niet uit een app store hoeft te worden gedownload. In dit artikel leest u hoe het inchecken werkt en hoe u de deur inricht voor een vlotte avond.
Wat een deurteam echt nodig heeft
Vraag het aan iedereen die weleens aan een ingang heeft gestaan, en het lijstje is kort:
- Snel scannen, één bezoeker per paar seconden
- Duidelijke antwoorden: groen betekent naar binnen, al het andere zegt waarom niet
- Geen afhankelijkheid van de wifi van de locatie, die het altijd laat afweten als de zaal vol is
- Een manier om bezoekers te helpen die hun ticket niet op hun telefoon hebben
- Live aantallen, zodat de organisator weet hoeveel mensen er binnen zijn
De ticketscanner in Event Ticket Hub is precies rond deze punten gebouwd.
Een scanner instellen in één minuut
De scanner draait in de browser van de telefoon, dus uw vrijwilligers kunnen hun eigen telefoon gebruiken. Er hoeft niets geïnstalleerd te worden.
- In Event Ticket Hub maakt u een apparaat aan en krijgt u een koppelcode van 8 tekens of een QR-code. De code is één uur geldig.
- Op de telefoon opent uw deurpersoneel de scannerpagina en voert de code in of scant deze.
- De telefoon is nu gekoppeld als deurscanner voor uw evenementen.
U kunt zoveel telefoons koppelen als u nodig hebt, in elk abonnement. Raakt een telefoon kwijt of stopt een vrijwilliger, dan trekt u de toegang van dat ene apparaat met één klik in. U kunt een apparaat later ook opnieuw koppelen, bijvoorbeeld voor het volgende festivalweekend.
Scannen aan de deur
Elke scan toont een duidelijk resultaat in grote letters, met geluid en trilling, zodat het personeel niet steeds naar het scherm hoeft te kijken:
| Resultaat | Wat het betekent |
|---|---|
| Geldig | Laat de bezoeker binnen |
| Al ingecheckt | Dit ticket is al eerder gebruikt |
| Verkeerde datum | Het ticket is voor een andere datum van hetzelfde evenement |
| Verkeerde ingang | Het ticket hoort bij een andere ingang |
| Ongeldig | De code is gewijzigd of is geen ticket van u |
| Te vroeg | De deuren zijn nog niet open |
Een zaklampknop helpt in donkere foyers, en het personeel kan een ticketcode handmatig intypen als het scherm van een telefoon gebarsten is.
Werkt zonder verbinding
Elke QR-code op een ticket is ondertekend, zodat de scanner een echt ticket van een kopie kan onderscheiden zonder de server te raadplegen. Valt de verbinding weg, dan gaat het scannen gewoon door. De scans worden op de telefoon opgeslagen en verstuurd zodra de verbinding terug is.
Voor u betekent dat: u kunt bezoekers inchecken bij een openluchtpodium, in een kelderclub of op een sportterrein met wisselend mobiel bereik, zonder te hopen dat het netwerk het houdt.
Als het ticket niet op de telefoon staat
Niet elke bezoeker komt aan met een QR-code bij de hand. De een vergat de pdf te downloaden, de ander heeft een lege batterij, een derde kocht voor het hele gezin op één telefoon. Voor deze gevallen kan het deurteam de gastenlijst doorzoeken op naam of bestelling en één ticket of de hele bestelling in één keer inchecken.
Kopers kunnen hun tickets altijd terugvinden op de pagina "Check your booking" met hun bestelnummer en e-mailadres. Het loont om dat op een klein bordje bij de ingang te zetten.
Meerdere ingangen, de juiste mensen bij elke deur
Grotere locaties hebben zelden maar één deur. In Event Ticket Hub kunt u ingangen definiëren, bijvoorbeeld "Hoofdingang", "VIP" en "Backstage", en bepalen:
- welke tickettypes elke ingang mogen gebruiken
- wanneer elke ingang opengaat
- of bezoekers naar buiten en weer naar binnen mogen, met in- en uitscans
In de grotere abonnementen kunt u deurpersoneel ook per evenement, per datum of per ingang indelen. Uw vrijwilliger voor de hoofdingang op zaterdag ziet precies dat, en verder niets.
Tijdens het evenement ziet de organisator live check-in-aantallen per ingang. Na afloop laat het check-inrapport zien wie er is gekomen, en kan de bezoekerslijst naar Excel worden geëxporteerd. Meer over evenementrapporten.
Extra bescherming bij evenementen met veel vraag
Voor evenementen waar tickets gewild zijn en screenshots worden gedeeld, biedt Event Ticket Hub twee extra hulpmiddelen:
- Een wisselende QR-code. De code op de bestelpagina van de koper verandert elke 15 seconden, zodat een screenshot die naar een vriend is gestuurd aan de deur niet meer werkt.
- Een wachtruimte. Als een grote verkoop opengaat, worden kopers in golven tot de shop toegelaten en zien ze hun positie en wachttijd, in plaats van dat iedereen tegelijk naar de kassa gaat.
Beide zijn beschikbaar in het grootste abonnement of als uitbreiding bij de andere.
Seizoenskaarten aan de deur
Houders van een seizoenskaart krijgen per e-mail een ticket voor elke datum, voor de plaats die ze het hele seizoen hebben. Aan de deur scant dat ticket zoals elk ander, en "Verkeerde datum" vangt de houder op die per ongeluk het ticket van vorige week meeneemt. Meer over seizoenskaarten.
Een checklist voor uw volgende evenement
- Koppel alle deurtelefoons de dag ervoor, niet pas aan de deur
- Test per ingang één scan met een personeelsticket
- Laad de telefoons op en neem een powerbank mee
- Hang een klein bordje op: "Vind uw tickets: Check your booking"
- Zet één persoon bij de deur die de gastenlijst kan doorzoeken
- Houd de live aantallen in de gaten en stuur hulp naar de drukste ingang
Begint u net met ticketing? Lees dan onze gids over online tickets verkopen zonder kosten per ticket.
Event Ticket Hub maakt deel uit van uw KIMISUITE-workspace. Het aantal scannerapparaten is onbeperkt in elk abonnement, en KIMISUITE wordt per workspace gefactureerd, niet per gebruiker. Maak uw gratis workspace aan en probeer het met een gratis proefperiode.
Check uw gasten in met Event Ticket Hub
Altijd opzegbaar · Geen minimale looptijd · 14 dagen gratis
