La riunione finisce e le decisioni restano in una pagina di appunti, in una chat o nella testa di qualcuno. Trasformarle in attività vere e proprie su una bacheca è il passaggio che di solito viene saltato. Task Hub, l'app per bacheche di attività di KIMISUITE, ha ora le sue pagine su kimisuite.com, e la parte che merita attenzione è AI Task: trettly trasforma ciò che dice o incolla in schede che Lei controlla prima che vengano create.
Quattro modi per iniziare
AI Task si apre da qualsiasi bacheca. Lei sceglie come affidare il lavoro:
| Percorso | Cosa fornisce a trettly |
|---|---|
| Testo | Incolli appunti di riunione, una chat del team o il Suo brain dump |
| Voce | Prema registra e dica cosa va fatto, da chi ed entro quando |
| File | Carichi un file di testo, PDF, Word o audio |
| Da Meeting Hub | Parta dal riepilogo e dalla trascrizione di una riunione, se Meeting Hub è nel Suo workspace |
La schermata vocale mostra alcuni esempi di cosa dire prima di iniziare, come una data di scadenza, una dipendenza o una priorità.
Cosa riceve in cambio
trettly scrive ogni attività come una scheda con un titolo chiaro, una breve descrizione, un elenco suggerito e un'etichetta presa dalla Sua bacheca, non generica. Dove ha menzionato una data, imposta la scadenza e mostra le parole da cui l'ha ricavata. "Prima di venerdì" diventa quel venerdì, "fine mese" diventa l'ultimo giorno del mese, e Lei può vedere il perché.
Un esempio. Un capofficina detta uscendo dal piazzale:
"Sollecita oggi il fornitore per il kit di guarnizioni. Prenota il download del tachigrafo per il furgone blu prima della fine del mese. Ana controlla le luci dei freni del rimorchio prima di venerdì."
Cosa propone trettly:
| Scheda | Elenco | Scadenza | Tratto da |
|---|---|---|---|
| Sollecita il fornitore per il kit di guarnizioni | Da fare | oggi | "oggi" |
| Prenota il download del tachigrafo, furgone blu | Pianificato | ultimo giorno del mese | "prima della fine del mese" |
| Controlla le luci dei freni del rimorchio | Da fare | venerdì | "prima di venerdì" |
Nulla viene creato senza di Lei
AI Task non scrive mai direttamente sulla bacheca. Riceve prima un elenco da esaminare. Tolga la spunta a ciò che non desidera, corregga un titolo, aggiunga un assegnatario e una priorità, scelga l'elenco, quindi crei tutte le schede con un clic.
Questo è importante perché una data sbagliata è facile da individuare in un elenco di revisione e fastidiosa da trovare più tardi su una bacheca affollata. Mostrare la frase di origine accanto a ogni data è ciò che rende rapida la revisione.
Parli in una lingua, scriva in un'altra
Lei sceglie la lingua in cui parla e, separatamente, la lingua in cui vengono scritte le schede. Sono disponibili sedici lingue, dall'inglese, macedone, albanese e serbo al tedesco, greco, turco e arabo. Per impostazione predefinita le schede vengono scritte nella lingua in cui parla.
Per un team che non condivide una lingua scritta, questa è la parte utile. Il capofficina detta in macedone, l'ufficio legge le schede in inglese e nessuno riscrive nulla.
Un suggerimento su ogni scheda
Una seconda funzione di trettly lavora sulle schede già esistenti. Apra una scheda ferma da giorni e prema Suggerisci prossima azione. trettly legge la scheda e propone cosa fare dopo, usando le etichette e gli elenchi della Sua bacheca: aggiungere un'etichetta, spostarla in un altro elenco, aggiungere una voce alla checklist. Lei applica ciò che ha senso e ignora il resto.
Dalla bacheca alla timeline
Le schede con data di inizio e di scadenza compaiono anche sulla Timeline, la vista Gantt di Task Hub, con frecce che indicano cosa dipende da cosa. Se desidera abbozzare un piano prima di impostare una bacheca, il generatore gratuito di Gantt per progetti Le fornisce un grafico rapido. Un consiglio che evita confusione in seguito: una scheda con sola data di scadenza appare come un rombo (una milestone), non come una barra. Imposti anche una data di inizio e otterrà una barra.
Quale piano include cosa
Task Hub ha tre piani: Start, Grow e Business.
| Funzione | Start | Grow | Business |
|---|---|---|---|
| Bacheche, schede, etichette, checklist, commenti, allegati | sì | sì | sì |
| Timeline, campi personalizzati, dipendenze, collegamenti ad altre app | no | sì | sì |
| Regole di automazione per bacheca | no | 10 | illimitate |
| Suggerisci prossima azione (trettly) | no | sì | sì |
| AI Task da testo, voce o file (trettly) | no | no | sì |
Perché si trova in un workspace
Una bacheca di attività funziona meglio quando sa di cosa trattano le attività. In Task Hub una scheda può puntare a un lead o cliente CRM, una prenotazione, un contatto o un veicolo, e le regole di automazione possono partire da eventi in altre app, come una prenotazione confermata o un pagamento ricevuto. Ne abbiamo scritto in perché il Suo elenco di attività va accanto ai dati dei Suoi clienti.
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