Service Manager Terminbuchung für die Kanzlei: Erstberatung im Büro oder per Video
Neue Mandanten buchen eine Erstberatung in den freien Stunden einer Anwältin oder eines Anwalts, statt auf einen Rückruf zu warten. Jede Buchung blockiert die Anwältin oder den Anwalt und bei Terminen im Büro auch den Besprechungsraum. Der Empfang bestätigt jede Anfrage.
- Jederzeit kündbar
- Keine Mindestlaufzeit
- 14 Tage gratis
So sieht das im Alltag aus
Montag, 8:30: Anfragen statt Mailbox-Nachrichten
Über das Wochenende haben drei Personen auf deiner Seite eine Erstberatung angefragt. Sie warten unter Awaiting confirmation, und der Empfang bestätigt jede nach kurzer Prüfung. Die anderen erhalten eine Absage per E-Mail mit kurzer Begründung.
Dienstag: die passende Dauer für jede Art von Termin
Eine Erstberatung zu einer neuen Angelegenheit dauert fünfundvierzig Minuten, ein Folgetermin zu einer laufenden Akte dreißig. Als zwei getrennte Leistungen konkurrieren sie nie um denselben kurzen Slot. Jede Art zeigt ihre Dauer auf der Seite, so wählen die Leute die richtige.
Mittwoch, 11:00: der Besprechungsraum ist belegt
Zwei Anwälte wollen den einen Besprechungsraum. Weil Beratungen im Büro den Raum als Ressource nennen, wird der zweite Termin nur angeboten, wenn der Raum frei ist. Videoberatungen brauchen den Raum gar nicht.
Donnerstag: ein Mandant im Ausland
Ein Mandant aus Wien bucht eine Videoberatung auf Deutsch. Weil Meeting Hub in deinem Workspace läuft, enthält die Bestätigungs-E-Mail schon den Meeting-Link.
Terminbuchung für die Kanzlei bedeutet oft Telefonrunden: Ein neuer Mandant ruft an, der Anwalt ist bei Gericht, der Empfang verspricht einen Rückruf. Mit Service Manager buchen Leute eine Erstberatung auf der eigenen Buchungsseite deiner Kanzlei, in den Stunden, die jede Anwältin und jeder Anwalt frei hat. Jede Beratungsart bekommt eine eigene Dauer und einen Puffer für Aktenvermerke, und Termine im Büro nennen den benötigten Besprechungsraum. Verbinde den Kalender jeder Anwältin und jedes Anwalts, dann sperrt eine dort eingetragene Verhandlung oder ein Mandantenessen diese Stunden auf der Seite. Ist Auto-Confirm aus, kommt jede Buchung als Anfrage an, sodass der Empfang oder der Anwalt entscheidet, bevor ein Termin feststeht. Vor dem Termin schickt eine Reminder-Automation dem Mandanten zu den von dir gewählten Zeitpunkten eine E-Mail, mit Professional oder Enterprise und aktivierten E-Mail-Benachrichtigungen. Ein Button in dieser E-Mail lässt den Mandanten absagen oder verschieben. So gibt eine Erstberatung, die nicht stattfindet, die Stunde für andere Arbeit frei, statt einen leeren Stuhl am Schreibtisch zu hinterlassen.
Benenne die Bezeichnungen in die Worte deiner Kanzlei um, etwa Mandant und Beratung, und liste Beratungen mit oder ohne Preis. Die Leute bestätigen vor der Buchung deine Datenschutzerklärung und deine Bedingungen, und du bestimmst für jede Sprache, in der du arbeitest, was in deinen E-Mails steht. Für Videoberatungen holst du dir über Meeting Hub Videomeetings im Browser und setzt den Link in die Bestätigung. Service Manager bucht den Termin; Akten, Dokumente und Honorare bleiben in den Tools, die du dafür nutzt. Mehr auf der Seite zu Service Manager.
Was du bekommst
Anfragen, die der Empfang prüfen kann
Bei ausgeschaltetem Auto-Confirm warten neue Buchungen als Requested. Ein Klick bestätigt jede einzelne, sodass keine Zeit ohne dich feststeht. Die Leute sehen, dass ihre Anfrage eingegangen ist, nicht dass ein Termin fest ist.
Eine Dauer pro Beratungsart
Erstberatungen, Folgetermine und längere Strategiegespräche bekommen jeweils eigene Dauer und eigenen Puffer. Ein Strategiegespräch kann zwei Stunden blockieren, ein kurzer Folgetermin dreißig Minuten.
Anwalt und Besprechungsraum zusammen
Beratungen im Büro nennen den Besprechungsraum als Ressource. Zeiten werden nur angeboten, wenn Anwalt und Raum frei sind. Zwei Anwälte können den einen Besprechungsraum nie gleichzeitig buchen.
Videoberatungen
Mit Meeting Hub im Workspace bekommt eine Videoberatung einen eigenen Meeting-Link, und deine Bestätigungs-E-Mail enthält ihn. Mandanten treten im Browser bei, ohne etwas zu installieren.
Datenschutztext vor der Buchung
Hinterlege Datenschutzerklärung und Bedingungen pro Sprache. Niemand kann buchen, bevor beide Kästchen angehakt sind. Schreibe sie einmal für jede Sprache, in der du berätst.
Gerichtstermine sperren Beratungsstunden
Verbinde den Kalender jeder Anwältin und jedes Anwalts über die iCal-Adresse. Dort eingetragene Verhandlungen und Mandantentermine verschwinden von der Buchungsseite. Gespeichert werden nur Start- und Endzeiten, nie Titel oder Mandantennamen.
Bring deine Erstberatung online
Lege eine Erstberatung und einen Folgetermin an, setze die freien Stunden jeder Anwältin und jedes Anwalts und sieh dir die Seite an, über die ein neuer Mandant buchen würde. Eine Erstberatung und die Stunden eines Anwalts reichen für den Start; Besprechungsraum und Videoberatungen kommen dazu, wenn die ersten Anfragen eintreffen.
Was eine Erstberatung blockiert
Nur ein Beispiel: Stelle die Minuten ein, die deine Anwälte brauchen. Der Meeting-Kostenrechner zeigt, was eine Stunde Teamzeit wert ist.
- Anfrage vorher lesen
- 10 Minuten, als Vorbereitung eingestellt
- Erstberatung
- 45 Minuten, die Dauer der Leistung
- Aktenvermerk danach
- 15 Minuten, als Nachbereitung eingestellt
- Abstand zum nächsten Termin
- 10 Minuten, als Puffer eingestellt
So startest du
Terminbuchung für die Kanzlei einrichten
Öffne Service Manager im Workspace der Kanzlei, starte leer und benenne die Bezeichnungen in Mandant und Beratung um.
Beratungsarten anlegen
Lege Erstberatungen, Folgetermine und Videoberatungen an, jeweils mit Dauer, Puffer und einem Preis nur, wenn du ihn veröffentlichst.
Anwälte, Besprechungsraum und Zeiten hinzufügen
Gib jeder Anwältin und jedem Anwalt einen Wochenplan mit den Beratungsstunden, verbinde die Kalender, damit Verhandlungen die Seite sperren, füge den Besprechungsraum hinzu und lege eine Mindestvorlaufzeit fest.
Texte ergänzen und veröffentlichen
Schreibe Datenschutzerklärung und Bedingungen, schalte Auto-Confirm aus, füge eine Reminder-Automation mit aktivierten E-Mail-Benachrichtigungen hinzu, wähle eine nüchterne Vorlage wie Minimal und verlinke die Seite von der Website deiner Kanzlei.
Preise
Service Manager startet bei einem festen Monatspreis (siehe Preise) für die ganze Kanzlei, nicht pro Anwalt. Anwälte und Besprechungsräume als Ressourcen zu buchen setzt Professional oder höher voraus, und Enterprise bringt Mitarbeiterakten, Rollen, das Mitarbeiterportal und einen privaten Kalenderlink pro Anwalt. Das Lesen der Belegtzeiten aus den Kalendern der Anwälte ist in jedem Tarif enthalten, und Videoberatungen laufen über Meeting Hub, das du demselben Workspace hinzufügst.
Vierzehn Tage, um deine Beratungsarten einzurichten und zu sehen, wie die ersten Anfragen eintreffen; keine Mindestlaufzeit.
Passt das zu dir?
Passt, wenn
- Kleine und mittlere Kanzleien, die Erstberatungen für neue Mandanten anbieten
- Kanzleien, deren Anwälte feste Beratungszeiten und einen vollen Gerichtskalender haben
- Kanzleien, die Mandanten sowohl im Büro als auch per Video treffen
- Kanzleien mit Mandanten, die verschiedene Sprachen sprechen
Passt nicht, wenn
- Kanzleien, die Konfliktprüfung, Mandatsverwaltung oder Dokumentenverwaltung im Buchungstool brauchen
- Kanzleien, die Honorare, Zeiterfassung oder Rechnungen aus Beratungen brauchen; Rechnungen laufen über CRM Business Hub
- Kanzleien, die Terminerinnerungen per SMS wollen; die Erinnerung geht als E-Mail raus
- Kanzleien, deren Empfang die Software selbst in der eigenen Sprache braucht; nur die Seite für Mandanten und die E-Mails sind mehrsprachig
Häufige Fragen
Wie funktioniert die Terminbuchung für die Kanzlei mit Service Manager?
Werden Mandanten vor ihrer Beratung erinnert?
Können Mandanten zwischen Büro und Videoanruf wählen?
Können wir Preise von der Buchungsseite fernhalten?
Sieht Service Manager, was im Kalender eines Anwalts steht?
Ersetzt es unsere Kanzleisoftware?
Kann jede Anwältin und jeder Anwalt eigene Beratungszeiten behalten?
Können Mandanten uns mitteilen, worum es in der Beratung geht?
Weiterlesen
- Verwandte LösungenCoaching Terminbuchung Software, die Sitzung und Videocall zusammen buchtKlienten von überall wählen eine Sitzung in deinen freien Zeiten, sehen sie in ihrer eigenen Uhrzeit, akzeptieren deine Bedingungen und erhalten eine Bestätigung mit dem Meeting-Link. Du coachst, statt Terminnachrichten hin und her zu schicken.
- Verwandte LösungenSoftware für Online-Beratung: für Berater, Coaches und ConsultantsDein Kunde klickt auf einen Link, prüft Kamera und Mikrofon und wartet in deinem Warteraum, bis du ihn einlässt. Kein Download, kein Konto, keine Meeting-ID, die du am Telefon durchgeben musst.
- Verwandte LösungenArbeitsvertrag online unterschreiben und vor dem ersten Arbeitstag zurückhabenDeine neue Mitarbeiterin startet am Montag und der Vertrag liegt noch in der Post. Schick ihn heute, hol ihn heute Abend vom Handy unterschrieben zurück und nutze den Papierweg nur für die wenigen Dokumente, die das Gesetz dafür vorsieht.
- Aus dem BlogWas Kunden prüfen, bevor sie online einen Termin buchenLeistung, Preis, ein freier Termin, die Regeln und der Nachweis, dass es geklappt hat. Beantwortet eine Online-Buchungsseite diese fünf Frag...
- Aus dem BlogPreis pro Workspace, nicht pro Nutzer: Was das für ein 12-köpfiges Team bedeutetPreisgestaltung pro Nutzer fügt mit jeder Einstellung eine Zeile auf der Rechnung hinzu. Preisgestaltung pro Workspace bewegt sich in Stufen...
Bereit, wenn du es bist
Richte es in deinem eigenen Workspace ein und sieh, wie es mit deinen Daten funktioniert.
- Jederzeit kündbar
- Keine Mindestlaufzeit
- 14 Tage gratis
