Online-Terminbuchung für Coaches: Buchung und Video in einem Ablauf

Online-Terminbuchung heißt: Ein Klient wählt auf deiner Buchungsseite einen freien Termin, bestätigt ihn und erhält einen Videolink für diese Sitzung, ohne dass du etwas von Hand verschicken musst. Für Coaches, Berater und Therapeuten, die remote arbeiten, ersetzt das die bekannte Kette aus „Welcher Termin passt dir?“-Mails, einer Kalendereinladung, einem separaten Videolink und einer Erinnerung, die du vergessen hast.

Dieser Leitfaden zeigt, was ein guter Ablauf von der Buchung bis zum Video braucht, wo er meistens hakt und wie du ihn so einrichtest, dass die Sitzung einfach stattfindet.

Wo das übliche Setup hakt

Die meisten Coaches starten mit drei getrennten Tools: einem Buchungslink, einem Videodienst und einem Kalender. Jedes funktioniert für sich. Die Probleme entstehen dazwischen:

• Der Link hängt nicht an der Buchung. Du verschiebst die Sitzung, aber der alte Videolink liegt noch im Postfach des Klienten.
• Absagen hinterlassen verwaiste Meetings. Die Buchung ist storniert, das Meeting existiert noch, und ein Klient sitzt in einem leeren Raum.
• Zeitzonen sorgen für Verwirrung. Bei dir ist es 10 Uhr, beim Klienten 9 Uhr, und einer von euch kommt eine Stunde zu früh oder zu spät.
• Die Regeln stehen nur in deinem Kopf. Für morgen früh nimmst du keine Buchungen mehr an, für ein Erstgespräch brauchst du eine Woche Vorlauf, und Klienten sollen vorher deine Bedingungen akzeptieren. Nichts davon steht auf der Buchungsseite.

Das Ziel ist ein einziger Ablauf, in dem Buchung und Meeting dasselbe Objekt sind: einmal anlegen, verschieben oder absagen – und der Videolink zieht mit.

Was Klienten von der Buchungsseite erwarten

Wer überlegt, ein Erstgespräch zu buchen, sucht nach:

1. Deinen Leistungen mit Dauer und Preis, zum Beispiel ein 30-minütiges Kennenlerngespräch und eine 60-minütige Sitzung.
2. Uhrzeiten in der eigenen Zeitzone.
3. Klaren Bedingungen: wie weit im Voraus gebucht werden kann, deine Stornobedingungen, deine Datenschutzerklärung.
4. Einer Bestätigung mit dem Link, damit niemand rätseln muss, wie er teilnimmt.
5. Teilnahme ohne Konto, im Browser auf jedem Gerät.

Fehlt einer dieser Punkte, landen die Fragen wieder per Mail bei dir.

Deine Buchungsregeln festlegen

Bevor du eine Buchungsseite veröffentlichst, leg vier Regeln fest:

• Mindestvorlauf. Wie kurz vor einer Sitzung noch gebucht werden kann. Zwei Stunden, ein Tag oder mehr für Erstgespräche.
• Buchungszeitraum. Wie weit im Voraus dein Kalender offen ist, zum Beispiel 30 Tage.
• Sitzungsdauer und Pausen. Plane nach jeder Sitzung Zeit für Notizen ein, damit aufeinanderfolgende Termine nicht ineinanderlaufen.
• Manuelle oder automatische Bestätigung. Automatisch geht bei Bestandsklienten schneller; manuell kannst du eine neue Anfrage erst prüfen.

Wenn du mit Klienten im Ausland arbeitest, gleich deine angebotenen Zeiten vorher im kostenlosen Zeitzonenrechner mit deren Arbeitstag ab. Für die Sitzung selbst hilft eine kurze Agenda, damit ein Erstgespräch auf Kurs bleibt; der kostenlose Meeting-Agenda-Generator liefert dir eine Vorlage zum Anpassen.

So funktioniert der Ablauf mit Service Manager und Meeting Hub

In KIMISUITE decken zwei Apps im selben Workspace diesen Ablauf ab: Service Manager nimmt die Buchung an, und Meeting Hub führt die Videositzung durch. Der Workspace braucht beide Apps.

Die Buchungsseite. Service Manager bietet dir eine öffentliche Buchungsseite mit acht Vorlagen, deinen Leistungen nach Kategorie mit Preis und Dauer sowie Texten in den Sprachen deiner Wahl. Klienten sehen jede Uhrzeit in deiner und in ihrer Zeitzone („Deine Zeit“). Du legst Mindestvorlauf und Buchungszeitraum fest, und wenn AGB und Datenschutzerklärung aktiviert sind, müssen Klienten beides vor der Buchung anhaken. Deine Stornobedingungen sind auf der Seite verlinkt. Ist die automatische Bestätigung aus, warten neue Buchungen in einer Bestätigungswarteschlange auf deinem Dashboard, bis du auf Bestätigen klickst.

Das Meeting wird für dich angelegt. In Service Manager aktivierst du die Meeting-Hub-Integration und markierst, welche Leistungen Online-Meetings sind. Wird eine solche Buchung bestätigt, entsteht in Meeting Hub ein Meeting mit dem Klienten als Eingeladenem, und die Bestätigungsmail geht raus. In deinem Buchungsdatensatz siehst du den Link des Klienten, einen Button „Als Host beitreten“ und Optionen, die Links erneut zu senden oder den Host-Link neu zu erzeugen.

Änderungen folgen der Buchung. Verschiebst du die Buchung, zieht das Meeting mit. Sagst du die Buchung ab, wird auch das Meeting abgesagt; der Link des Klienten zeigt dann an, dass das Meeting abgesagt wurde.

Die Sitzung selbst. Klienten treten über den Link im Browser bei, nur mit ihrem Namen, ohne Konto. Über einen Warteraum lässt du sie herein, wenn du bereit bist, und ein Meeting kann ein Passwort haben. Während des Gesprächs hast du Bildschirmfreigabe, Whiteboard, Chat und Live-Untertitel. Nach dem Meeting kannst du das Transkript herunterladen, und in den Tarifen Pro und Enterprise bekommst du per Mail eine KI-Zusammenfassung mit Aufgaben und wichtigsten Entscheidungen. Im Starter-Tarif enden Meetings nach 120 Minuten – relevant, wenn du längere Workshops gibst.

Deine eigenen E-Mails. In Service Manager gibt es für jedes Ereignis (angelegt, bestätigt, abgesagt, verschoben und mehr) E-Mail-Vorlagen in jeder Sprache, und sie können den Meeting-Link als Platzhalter enthalten.

Eine einfache erste Einrichtung

1. Leg zwei Leistungen an: ein kurzes Kennenlerngespräch und deine Standardsitzung, beide als Online-Meeting markiert.
2. Leg Arbeitszeiten, Mindestvorlauf und Buchungszeitraum fest.
3. Füge deine AGB, Datenschutzerklärung und Stornobedingungen hinzu.
4. Wähl eine Vorlage für die Buchungsseite und setz den Link in deine E-Mail-Signatur und deine Social-Media-Profile.
5. Buch dich einmal selbst als Testklient und tritt von einem zweiten Gerät bei.

FAQ

Was ist Online-Terminbuchung?

Eine Buchungsseite, auf der Klienten einen Termin für eine Online-Sitzung wählen und automatisch den Videolink erhalten, sodass du keine Einladungen von Hand verschickst.

Was passiert mit dem Videolink, wenn ein Klient den Termin verschiebt?

Sind Service Manager und Meeting Hub verbunden, verschiebt sich mit der Buchung auch das Meeting, und eine abgesagte Buchung sagt auch das Meeting ab.

Brauchen meine Klienten ein Konto, um an der Videositzung teilzunehmen?

Nein. Sie öffnen den Link aus ihrer Bestätigung und treten im Browser bei, indem sie ihren Namen eingeben.

Kann ich neue Klienten freigeben, bevor eine Sitzung bestätigt wird?

Ja. Schalte die automatische Bestätigung aus, dann warten neue Buchungen in der Bestätigungswarteschlange, bis du sie bestätigst.

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