Изтичането на приходи е пари, които бизнесът е спечелил чрез вече свършена работа, но никога не фактурира, фактурира твърде ниско или събира твърде късно, а в малките фирми по-голямата част от тях изчезва между офертата и фактурата.
Рядко изглежда като проблем. Никой не краде нищо и нито една отделна грешка не е голяма. Забравен допълнителен час тук, стара цена там, фактура, която излиза две седмици след работата. Събрано за година, често е повече, отколкото бизнесът би приел да загуби наведнъж.
Пътят, по който минава всяка продажба
Каквото и да продавате, пътят е приблизително един и същ:
- Оферта: казвате на клиента колко ще струва.
- Приемане или поръчка: клиентът казва „да" – писмено, по телефона или по имейл.
- Изпълнение: вършите работата или изпращате стоката.
- Фактура: таксувате това, което е доставено.
- Плащане: парите пристигат и се свързват с фактурата.
Всяко предаване между тези стъпки е място, където информация може да се загуби. Колкото повече от тях се случват на хартия, в нечия глава или чрез преписване от един документ в друг, толкова повече се губи.
Седем места, където парите се губят
| # | Теч | Как се случва | Какво забелязвате |
|---|---|---|---|
| 1 | Изтекли оферти | Оферта от март се приема през август, на цени от март | Маржът по поръчката е по-нисък от планирания, никой не знае защо |
| 2 | Нефактурирана допълнителна работа | Промени „докато бяхме там", свършени, но никога не записани | Работата отне повече време от оферираното, фактурата съвпада с офертата |
| 3 | Грешки при преписване | Редове, копирани от офертата във фактурата на ръка | Липсващ ред, грешно количество, стара данъчна ставка |
| 4 | Недокументирани отстъпки | Цени, намалени в разговор или тихо в документа | Отстъпки, които никой не може да сумира в края на годината |
| 5 | Закъсняло фактуриране | Фактурата излиза, когато някой намери време | Условията за плащане започват седмици след приключване на работата |
| 6 | Без напомняне | Фактурата е изпратена и забравена, докато някой не провери банката | Просрочени фактури, открити месеци по-късно |
| 7 | Несъпоставени плащания | Частични плащания или превод без основание | Фактури, показани като отворени, които са платени, или обратното |
Някои от тях струват марж (1, 2, 3, 4). Други струват пари в брой и време (5, 6, 7). И двете имат значение, но изискват различни решения.
Колко се натрупва: практически пример
Вземете малък монтажен бизнес с 40 поръчки на месец при средно €2 500, тоест около €100 000 на месец и €1,2 милиона на година. Допусканията по-долу са умишлено скромни.
| Теч | Допускане | На месец | На година |
|---|---|---|---|
| Нефактурирана допълнителна работа | 4 поръчки на месец с €150 нефактурирани екстри | €600 | €7 200 |
| Недокументирани отстъпки | 5 поръчки на месец, закръглени надолу с 5% | €625 | €7 500 |
| Изтекли оферти | 3 поръчки на месец на цени с 4% под текущата ценова листа | €300 | €3 600 |
| Грешки при преписване | Приблизително една фактура на месец с €200 по-малко от дължимото | €200 | €2 400 |
| Общо загубен марж | €1 725 | €20 700 |
Това е около 1,7% от приходите. Звучи малко, докато не го сравните с печалбата: за бизнес с 10% нетен марж това е една шеста от печалбата за годината.
Закъснялото фактуриране не е в таблицата, защото не намалява сумата, а само кога пристига. Но и то не е безплатно. Ако фактурите излизат средно 12 дни след работата, то при €100 000 на месец приблизително €40 000 постоянно стоят в завършена работа, която още не е фактурирана. Това са пари, които бизнесът предварително финансира от собствената си сметка или от кредитната си линия.
Теч по теч: какво го решава
Изтекли оферти
Оферта без краен срок е ценово обещание без краен срок. Поставете дата на валидност на всяка оферта, обикновено 14 до 30 дни, и решете предварително какво се случва след нея: или офертата се издава отново по текущи цени, или някой съзнателно решава да спази старата. Това, което не трябва да се случва, е стар PDF да бъде приет и никой да не провери датата.
Нефактурирана допълнителна работа
Решението е навик, а не софтуер: всичко извън офертата се записва, преди да бъде направено, дори като едноредова бележка с цена, и клиентът го потвърждава. Това превръща „докато бяхме там" в поръчка за промяна. При фактурирането фактурата се изгражда от офертата плюс поръчките за промяна, а не само от офертата.
Полезна седмична проверка: сравнете реално отработените часове по всяка поръчка с часовете в офертата. Поръчка, която е отнела 30% повече време от оферираното, или е имала нефактурирани екстри, или е била оферирана твърде ниско. И двете си струва да се знаят.
Грешки при преписване
Всеки път, когато един ред се въвежда втори път, той може да бъде въведен различно. Надеждното решение е изобщо да не се преписва: приетата оферта става фактура, със същите редове, количества, цени и данъчни ставки, като се редактират само разликите. Това е най-голямото подобрение за фирми, които все още работят с текстообработваща програма или електронна таблица.
Недокументирани отстъпки
Ако цената се намалява, това трябва да се появи като ред за отстъпка, а не като променена единична цена. Тогава отстъпката е видима за клиента (който трябва да види какво му е дадено) и за вас в края на месеца. Числата често са изненадващи. Отделна статия разглежда колко наистина струва една отстъпка.
Закъсняло фактуриране
Фактурирайте в деня, в който работата е завършена, или във фиксиран ритъм за текуща работа: всеки петък или на първо число от месеца. Вашият срок за плащане започва едва когато клиентът има фактурата, така че две седмици забавяне във фактурирането са две седмици забавяне в плащането, върху какъвто и срок да сте се договорили. Как работят тези условия, от нето 30 до отстъпки за ранно плащане, е обяснено в Обяснение на условията за плащане: Нето 30, Нето 60 и 2/10 Нето 30.
За работа, която се повтаря всеки месец на една и съща цена, като договори за поддръжка или абонаментна техническа помощ, повтарящата се фактура премахва стъпката напълно.
Без напомняне
Фактура, която никой не проверява, е най-скъпият теч от всички, защото може да се превърне в пълна загуба. Решете предварително кога излиза напомняне и го направете рутина, а не личен въпрос. Колко наистина струва една неплатена фактура, колкото по-дълго остава отворена, е разгледано в Какво се случва, когато една фактура остане неплатена.
Несъпоставени плащания
Помолете клиентите да използват номера на фактурата като основание за плащане и го поставете на видно място върху фактурата. Записвайте частичните плащания към фактурата незабавно, така че отворената сума винаги да е вярна. Съпоставяйте банковата сметка с отворените фактури поне веднъж седмично.
Седмична десетминутна проверка
Повечето от течовете по-горе могат да бъдат хванати с една кратка рутина:
| Въпрос | Хваща |
|---|---|
| Кои поръчки са завършени тази седмица, но все още не са фактурирани? | Закъсняло фактуриране |
| Някоя поръчка отне ли забележимо повече време от оферираното? | Нефактурирани екстри, подценяване |
| Кои приети оферти са по-стари от датата си на валидност? | Изтекли цени |
| Какви отстъпки бяха дадени тази седмица и по кои поръчки? | Пълзящи отстъпки |
| Кои фактури са просрочени и не са получили напомняне? | Липсващо напомняне |
| Кои плащания пристигнаха без съответстваща фактура? | Несъпоставени плащания |
Ако отговорът на някой от тези въпроси отнема повече от минута, това само по себе си е откритието: информацията живее на твърде много места.
Един запис от оферта до плащане
Общата причина зад повечето от тези течове е, че офертата, фактурата и плащането живеят на различни места: документ на лаптоп, фактура в отделен инструмент, плащането в банковата сметка. Всяко предаване между тях е ръчно.
В CRM Business Hub офертите и фактурите стоят върху един и същ клиентски запис във вашето KIMISUITE работно пространство. Приетата оферта се превръща във фактура, вместо да се преписва, офертите носят дата на валидност, отстъпките се показват като отстъпки, а отворените фактури остават видими, докато не бъдат платени. Това не премахва нуждата от седмичната проверка, но така проверката отнема десет минути вместо цял следобед.
Намерете първо собствения си най-голям теч. За повечето малки фирми това са или нефактурираните екстри, или закъснялото фактуриране, и двете могат да бъдат решени в рамките на месец. CRM Business Hub се таксува на работно пространство, а не на потребител. Отказ по всяко време · Без минимален срок · 14 дни безплатно.
