Новогодишната гала вечеря е единствената вечер, в която ресторант или хотел продава цялостен пакет: място на маса, фиксирано меню, напитки, музика и обратното броене в полунощ – всичко на една цена, платена предварително. Планирайте я като малко събитие, а не като натоварена събота: няколко решения, взети сега, определят дали залата ще е пълна на 31 декември и дали вечерта ще донесе печалба.
Ето ги в реда, в който ви трябват, с изчислен пример за цената. Ако четете това в края на октомври или през ноември, все още има време – графикът се отброява назад от самата вечер.
Първо изберете формата
Повечето заведения избират един от три формата:
- Само вечеря. Дълго фиксирано меню, тръгване към дома след полунощ. Лесно за организиране, ограничено от броя на местата.
- Вечеря и танци. Гала вечерята, след това масите се изместват и група или DJ свири до късно. Обичайният избор за хотели и по-големи ресторанти.
- Вечеря плюс билети само за парти. Първо се настаняват гостите за вечерята; от около 22:30 или 23:00 ч. пристига втора група само за партито. Така залата се пълни отново, след като кухнята приключи.
Форматът определя видовете билети: билет за вечеря и по-късен билет за парти са два продукта с две цени, така че никой да не дойде в 20:00 ч. с билет за партито.
Изчислете колко трябва да струва едно място
Билетът за гала вечерята носи два вида разходи:
- Фиксирани разходи за вечерта: група или DJ, декорация и цветя, допълнителен персонал, охрана, пенливото вино в полунощ.
- Разходи на гост: менюто, пакетът напитки, напитката за добре дошли, късната закуска.
Пример за зала с 20 маси по десет места. Фиксираните разходи са 4 500 EUR (група 2 000, DJ след полунощ 600, декорация 700, допълнителен персонал 1 200). Храната и напитките струват 60 EUR на гост. Планирате с 90 % продадени от 200-те места, т.е. 180 гости, и 3 % такси за плащане.
- Всеки гост покрива 4 500 / 180 = 25 EUR фиксирани разходи плюс 60 EUR за храна и напитки: 85 EUR.
- След 3 % такси за плащане при вас остават 97 цента от всяко евро, така че цената на рентабилност е 85 / 0,97 = 87,63 EUR.
- Ако искате вечерта да донесе 3 000 EUR, цената става 104,81 EUR.
- При планирана цена от 120 EUR излизате на нулата след 80 билета, т.е. 40 % от залата.
ДДС тук е изключен, за да се вижда сметката. В калкулатора за цена на билет за събитие добавете ставката на ДДС, която се прилага за вашите билети (попитайте счетоводителя си), и реалната си такса за плащане – резултатът се променя заедно с тях.
В най-скъпата билетна вечер в годината процентната такса на билет боли повече от обикновено; калкулаторът за такси за билети показва колко се натрупват таксите при вашия брой гости.
Места или цели маси?
За Нова година резервират двойки и групи приятели, а малцина искат да делят маса за десет с непознати. Три варианта:
- Продажба по места. Най-гъвкаво, но накрая имате маси с по трима, четирима и трима, които трябва да комбинирате.
- Продажба на цели маси. Лесно за планиране, но двойка не може да резервира.
- И двете, с минимум. Големите маси се продават цели или по места с минимален брой места на резервация, а няколко маси за двама остават в плана за двойките.
В Event Ticket Hub, приложението за билети в KIMISUITE, начертавате залата от шаблона за ресторант с кръгли или квадратни маси. За всяка маса решавате дали се продава по места, като цяла маса или и двете, с минимална резервация, а гостите сами избират масата си в плана. Повече за начертаването на зала в онлайн продажба на места с номерация.
Избор на меню и хранителни изисквания
Фиксирано меню за 180 гости изисква точни бройки. Събирайте ги при резервацията, а не по телефона в края на декември:
- един задължителен въпрос на билет за алергии и диети
- въпрос с избор, ако предлагате избор на основно ястие
- ясен краен срок, след който менюто е окончателно
В Event Ticket Hub въпросите при резервация могат да се задават на поръчка или на билет и да бъдат задължителни. Отговорите се виждат в поръчката и в списъка с участници, който разпечатвате или експортирате в Excel за кухнята.
Пакет напитки или място за паркиране могат да се добавят като допълнение по време на резервацията. Допълненията никога не се продават самостоятелно, така че никой не остава с паркинг, но без вечеря.
График, който все още работи
- Осем до десет седмици преди: определете формата и цената, начертайте залата, пуснете продажбите. Ако има време за цена при ранно записване, дайте на този билет собствен период за продажба, за да влезе редовната цена в сила автоматично, или оставете цената да се вдигне след определен брой продадени билети.
- Шест до осем седмици преди: първо уведомете редовните си гости. Код за ваучер може да отключи скрит билет, който виждат само те или гостите на хотела ви.
- Три седмици преди: затворете избора на меню, изпратете бройките на кухнята, планирайте персонала.
- Последната седмица: приемайте телефонни резервации ръчно. Event Ticket Hub ви позволява сами да създадете поръчка, маркирана като платена или с още неплатена сума, а билетите се изпращат веднага по имейл.
- 31 декември: регистрирайте гостите с телефони, продайте последните билети за партито на входа.
Плащане и анулации
С Event Ticket Hub гостите плащат чрез собствения ви акаунт в Stripe, PayPal или Bankart или с банков превод, така че парите отиват директно по вашата сметка. KIMISUITE не взима такса на билет. Ако добавите собствена такса за резервация, тя винаги е включена в цената, която гостите виждат.
Фирмите, които резервират маса, въвеждат фирмените си данни за фактурата при плащането. Ако плащат с банков превод, вашите банкови данни се изпращат с резервацията, а местата остават запазени до падежа на плащането.
Впишете правилата си за анулиране в общите условия, преди да пуснете продажбите, включително дали имената на билетите могат да се сменят. При персонализирани билети гостите сами сменят името до определен от вас краен срок. Ако вечерта се разпродаде, списъкът на чакащите предлага върнатите билети на хората, поискали да бъдат уведомени, по реда на записването им.
За хотели: вечеря с нощувка
Гостите често търсят гала вечеря с нощувка. Нощувката остава във вашата хотелска система (PMS); вечерята все пак може да се продава като билет. Един чист вариант е скрит билет за вечеря, който се отключва само с код за ваучер, даден на гостите с резервирана стая. Така имате един план на масите и един списък за кухнята за всички.
Самата вечер
Скенерът на Event Ticket Hub проверява подписани QR кодове дори когато Wi-Fi спре да работи, а касата продава последните билети за партито в брой или с карта и приключва смяната със Z отчет. Повече в ръководството за каса.
Чеклист
- Форматът и видовете билети са избрани, цената е проверена в калкулатора
- Залата е начертана: по места, цели маси или и двете
- Въпросите за алергии и меню са задължителни за всеки билет
- Общите условия са публикувани, крайният срок за менюто е определен
- Телефоните за входа са сдвоени предишния ден
