Този чеклист за планиране на коледни партита е за домакините: хотела, ресторанта или залата, които през декември продават места за общи празнични вечери. В тези вечери няколко фирми и групи резервират места на едно и също парти: вечеря от три ястия, питие при пристигане, DJ и танци до късно. Такива вечери могат да запълнят дузина петъци и съботи подред и носят повече въпроси, промени в менюто и фактури от всеки друг месец.
Чеклистът следва сезона от първата стъпка на планирането до последната вечер и обхваща какво е нужно от вас на организатора от офиса, защото именно той решава къде ще отиде екипът му догодина. Започвате късно? По-надолу има версия за четири седмици.
Общи празнични вечери или самостоятелно наемане?
Повечето заведения предлагат два продукта и те се планират по различен начин:
- Общи празнични вечери. Вие определяте датите, менюто и цената на човек. Групи от различни фирми резервират места – от двама-трима колеги до цял отдел – и сядат на собствени или общи маси.
- Самостоятелно наемане. Една фирма наема цялата зала за вечерта. Обикновено това е договор с минимална консумация, а не продажба на билети.
Останахата част от чеклиста е за общите вечери.
Три до четири месеца преди: подгответе сезона
- Изберете датите. Обикновено всеки петък и събота от края на ноември до малко преди Коледа, плюс няколко четвъртъка, ако търсенето е голямо.
- Определете капацитета за всяка вечер. Бройте местата с маси, подредени за парти, а не според обичайната подредба на ресторанта.
- Определете пакета. Питие при пристигане, три ястия с избор на основно, кафе, DJ до определен час. Запишете какво не е включено.
- Определете цената на човек. Вижте следващия раздел.
- Напишете условията си. Депозит или пълно плащане, краен срок за окончателния брой гости и избора на меню, какво става, ако групата намалее. Публикувайте ги преди първата резервация.
В Event Ticket Hub, приложението за билети в KIMISUITE, целият сезон е едно събитие с ежеседмична поредица от дати (до 120). Всяка вечер има собствен брой места, собствен списък с гости и собствени данни за продажбите.
Цена на човек: изчислете я за всяка вечер
Всяка празнична вечер има фиксирани разходи (DJ, допълнителен персонал, украса) и разходи на гост (храна, питие при пристигане). Пример за една вечер:
- Фиксирани разходи 900 EUR, храна и напитки 32 EUR на гост, 120 места
- Планирате с 75 % продадени места, т.е. 90 гости
- 900 / 90 = 10 EUR фиксирани разходи на гост, плюс 32 EUR: 42 EUR
- При допусната такса за плащане от 3 % цената на рентабилност е 42 / 0,97 = 43,30 EUR
- За 600 EUR печалба на вечер: 50,17 EUR
- При планирана цена от 49 EUR излизате на нулата след 58 гости
В този пример няма ДДС. Направете собствените си изчисления с калкулатора за цена на билети за събития, като въведете вашата такса за плащане и ставката на ДДС за билетите, и определяйте цената на по-слабите вечери отделно: четвъртък с 50 % заетост изисква различна цена от разпродадена събота.
За дванайсет вечери малките такси на билет се натрупват. Калкулаторът за такси за билети показва колко струват таксите за билети за целия сезон.
Два до три месеца преди: пуснете продажбите
- Цена при ранно записване. Задайте ѝ период на продажба, който приключва на избрана от вас дата, така че нормалната цена да влезе в сила автоматично.
- Лимит на поръчка. Задайте максимален брой билети на поръчка, за да не може една фирма да заеме всички места в най-натоварената събота.
- Въпрос за менюто за всеки гост. Задължителен въпрос с избор между вашите предястия и основни ястия ви дава точни бройки за всяка вечер. Добавете втори въпрос за алергии и специални диети.
- Банков превод. Много фирми плащат по банков път. Когато тази опция е включена, банковите ви данни се изпращат с резервацията, а местата остават запазени до падежа на плащането.
- Фирмени данни. Организаторите въвеждат името на фирмата, адреса и ДДС номера при поръчката, така че фактурата е вярна от първия път.
- Първо досегашните ви клиенти. Пишете на миналогодишните организатори, преди да започнете рекламата. Код за ваучер може да отключи скрит билет с цена за ранно записване само за тях.
Какво е нужно на организатора от офиса
Представете си колегата от счетоводството или HR, на когото са казали „да уреди коледното парти“. Нужни са му:
- Една цена на човек, която може да включи в бюджета, с ясно описание какво е включено
- Една поръчка за целия екип, а не 14 отделни плащания
- Фактура на името на фирмата
- Време да събере имената и избора на меню и ясен краен срок за окончателния брой
- Потвърждение, което може да препрати на колегите
В Event Ticket Hub организаторът резервира всички места с една поръчка и въвежда избора на меню за всеки билет. При персонализирани билети имената могат да се променят на страницата на поръчката до зададения от вас краен срок – удобно, когато някой се разболее. Организаторът може да намери резервацията по всяко време с номера на поръчката и имейл адреса си.
Един месец преди: поддържайте бройките точни
- Следете продажбите за всяка вечер и наблегнете на по-слабите вечери в маркетинга.
- Напомнете на организаторите за крайния срок за менюто.
- Дайте на кухнята първоначални бройки за всяка вечер и планирайте персонала според реалните числа.
- Приемайте резервации по телефона ръчно: създавате поръчката сами, платена или с неплатена сума, и билетите се изпращат по имейл.
Ако започвате късно: версията за четири седмици
Ако първата празнична вечер е след само няколко седмици, съкратете списъка до това, което гарантира успеха на вечерта:
- Публикувайте датите, пакета и една цена на човек. Пропуснете цената за ранно записване.
- Направете въпросите за менюто и алергиите задължителни за всеки билет още от първата резервация.
- Определете крайния срок за менюто около десет дни преди всяка вечер и го включете в условията си.
- Обадете се лично на миналогодишните организатори и въведете резервациите им като ръчни поръчки.
- Свържете телефоните за входа преди първата вечер.
Самите празнични вечери
- Преди всяка вечер: разпечатайте списъка с гостите, билетите и избора на меню или го експортирайте в Excel за разпределението по маси.
- На входа: групите пристигат през няколко минути една след друга. Екипът ви сканира билетите с телефоните си, търси по име, ако някой е забравил своя, и регистрира цяла група наведнъж.
- След всяка вечер: отчетът за продажбите по дата показва брутните продажби, възстановените суми и регистрациите, така че знаете кои вечери да повторите.
Януари: планирайте следващата година
- Отбележете кои вечери се разпродадоха първи и за кои бяха нужни отстъпки.
- Попитайте няколко организатори какво е направило резервацията лесна или трудна.
- Запазете контактите им за догодинишния бюлетин. Ако Contacts е във вашето работно пространство, купувачите от Event Ticket Hub попадат там без дублиране.
Чеклистът накратко
- Датите, капацитетът, пакетът и цената за всяка вечер са определени
- Условията с депозит, краен срок и промени са публикувани
- Лимитът на поръчка е зададен, въпросите за меню и алергии са задължителни за всеки билет
- Банковият превод и фирмените данни при поръчка са включени
- Миналогодишните организатори са потърсени първи
- Списъкът с гости за всяка вечер е разпечатан за кухнята и салона
- Телефоните за входа са свързани, търсенето на гости е готово
