Digitale visitekaartjes op beurzen: leads verzamelen zonder badgescanner

Digitale visitekaartjes werken op beurzen het best als uitwisseling in twee richtingen: de bezoeker scant een QR-code op je stand, slaat je contactgegevens met één tik op en laat zijn eigen gegevens achter in een kort formulier. Zo staat de lead al in je systeem voordat hij bij de volgende stand is. Dat laatste is precies wat papieren kaartjes missen. Een stapel verzamelde kaartjes moet na de beurs nog worden overgetypt, en tegen die tijd zijn veel gesprekken al bekoeld.

In deze gids lees je hoe je leadverzameling op een vakbeurs plant zonder badgescanner, wat je op de stand zet en hoe je opvolgt terwijl mensen je nog kennen.

Waarom beursleads verloren gaan

Het probleem is zelden het aantal gesprekken. Het gaat om wat er daarna gebeurt:

• Kaartjes in een jaszak. Papieren kaartjes worden dagen later overgetypt, als dat al gebeurt, zonder notities over wat er besproken is.
• Badgescanners die je niet in de hand hebt. Veel beurzen verhuren scanners of apps per stand, en de gegevens komen soms pas na het evenement als bestand binnen.
• Geen opvolging binnen een dag. Een bezoeker die met twintig exposanten heeft gesproken, onthoudt waarschijnlijk degene die als eerste mailde.
• Geen zicht op welke persoon of stand de lead opleverde. Zonder te weten wat dit jaar heeft opgebracht, kun je het budget voor volgend jaar niet beoordelen.

Plan de stand rond één scan

1. Eén QR-code per persoon, groot afgedrukt. Op een roll-up, de balie en een tafelkaartje, leesbaar op een paar passen afstand. Een persoonlijk kaartje per teamlid laat zien met wie de bezoeker heeft gesproken.
2. Een reden om gegevens achter te laten. "Laat je contactgegevens achter, dan sturen we je vanavond de prijslijst" werkt beter dan "scan om te connecten".
3. Je contact in hun telefoon. De bezoeker moet je kaartje met één tik kunnen opslaan, zonder iets te installeren.
4. Toestemming op het formulier. De bezoeker vinkt aan dat hij akkoord gaat met je privacybeleid voordat hij zijn gegevens verstuurt.
5. Een testrun voordat de deuren opengaan. Scan elke code met twee verschillende telefoons, via het mobiele netwerk op de beursvloer en niet alleen via de wifi op kantoor.

Voor medewerkers die nog geen digitaal kaartje hebben, is een downloadbaar contactbestand een snelle noodoplossing: met de gratis vCard live preview maak je een .vcf-bestand dat je per e-mail of als QR-code kunt delen. Voor alles wat verder op de stand komt, zoals een link naar een brochure of een demovideo, maakt de gratis QR-codegenerator printklare codes in PNG of SVG.

Volg binnen 24 uur op

• De avond van dag één: elke bezoeker die gegevens heeft achtergelaten, krijgt een persoonlijk antwoord waarin het gesprek terugkomt.
• Sorteer op koopintentie: klaar om te kopen, wil informatie, verzamelt alleen. Elke groep krijgt een andere vervolgstap.
• Aan het einde van de beurs: vergelijk de leads per persoon en per dag. Zo zie je welke dagen de bezetting waard waren en wie in het team de leads binnenhaalde.

Zo werkt het met Digital Business Card

Digital Business Card is de visitekaartjes-app in de KIMISUITE-workspace. Elk teamlid krijgt een kaartje op een eigen adres, zoals business-card.kimisuite.com/first-last, met een QR-code om op je standmateriaal te drukken.

Je contact opslaan. Bezoekers openen het kaartje in de browser en kunnen bellen, mailen of je website bezoeken. Met "Save Contact" komen je gegevens als vCard in hun adresboek, met het telefoonnummer in internationaal formaat, zodat het ook werkt voor buitenlandse bezoekers. Het kaartje kan ook als pass worden toegevoegd aan Apple Wallet of Google Wallet. Het openbare kaartje volgt de browsertaal van de bezoeker, in 16 talen.

Hun gegevens verzamelen. Onder elk kaartje staat het Contact Swap-formulier "Let's stay connected": voornaam, achternaam, e-mail, telefoon met landcode en bedrijf, plus een toestemmingsvinkje dat naar je privacybeleid verwijst. Zonder vinkje kan het formulier niet worden verstuurd. Meer over Contact Swap.

Direct een bedankje. Wie zijn gegevens deelt, ontvangt automatisch een bedankmail met de naam, functie en het bedrijf van de eigenaar van het kaartje, en knoppen om het kaartje te bekijken en het contact op te slaan. Antwoorden gaan rechtstreeks naar de eigenaar van het kaartje, en de e-mail komt in de taal van de bezoeker. Je kunt de tekst aanpassen met placeholders voor de naam van de bezoeker en je eigen naam.

Leads in één lijst en in je adresboek. Elke lead verschijnt in het onderdeel Leads met naam, e-mail, het kaartje waarlangs hij binnenkwam, de datum en of hij al is overgezet. Elke lead wordt ook automatisch overgezet naar de gedeelde Contacten-app, met het bronkaartje erbij vermeld. Een melding onder het belletje in de workspace laat je elke nieuwe lead weten.

Weten wat de beurs heeft opgeleverd. De analytics tonen weergaven, vCard-downloads, linkklikken en contact swaps per kaartje en voor het hele team, een conversieratio van weergaven naar leads, een ranglijst van de best presterende kaartjes en een grafiek per dag over de gekozen periode.

Wat het niet doet: er is geen NFC, geen badgescanning en geen scannen van papieren visitekaartjes. De bezoeker scant je QR-code of opent je link.

Veelgestelde vragen

Hoe verzamel je leads op een beurs zonder badgescanner?

Geef elk teamlid een digitaal visitekaartje met een QR-code en een kort contactformulier. Bezoekers scannen, slaan je contact op en laten hun gegevens achter, die direct in je leadlijst terechtkomen.

Hebben bezoekers een app nodig om een digitaal visitekaartje te gebruiken?

Nee. Het kaartje opent in de browser van de telefoon, en de bezoeker kan je contact opslaan of het formulier invullen zonder iets te installeren.

Kan ik zien welk teamlid een lead heeft binnengehaald?

Ja. Bij elke lead staat via welk kaartje hij binnenkwam, en de analytics rangschikken kaartjes op weergaven en leads.

Hoe ga ik om met toestemming bij het verzamelen van leads op een beurs?

Het Contact Swap-formulier bevat een toestemmingsvinkje met een link naar je privacybeleid, dat je per kaartje toevoegt. Wat je bedrijf verder nodig heeft, hangt af van je eigen verwerking; stem dit af met je contactpersoon voor gegevensbescherming.

Voeg Digital Business Card toe aan je workspace en probeer het 14 dagen