Un channel manager è un software che collega le camere disponibili della tua struttura a tutti i portali di prenotazione su cui vendi, in modo che disponibilità, prezzi e restrizioni restino identici ovunque e che una prenotazione su un canale chiuda quella camera su tutti gli altri. Per un B&B o un affittacamere con quattro-quindici camere, significa aggiornare un solo calendario invece di tre extranet ogni sera.
Questa guida spiega che cosa fa un channel manager, che cosa non fa, come capire se ti serve e che cosa verificare prima del collegamento.
Il problema che risolve
Senza un channel manager, ogni portale conserva la propria copia della tua disponibilità. Vendi la camera 3 per venerdì su Booking.com e, finché non accedi ad Airbnb ed Expedia per chiudere venerdì anche lì, quei portali continuano a offrirla. È in quell'intervallo che nasce l'overbooking: in una serata piena, dopo una prenotazione dell'ultimo minuto o mentre stai servendo la colazione.
Il channel manager elimina questo intervallo. Gestisce un'unica disponibilità e trasmette ogni modifica a tutti i canali collegati:
- Disponibilità: una prenotazione su qualsiasi canale riduce le camere libere ovunque.
- Prezzi: modifichi una tariffa una volta e tutti i portali la mostrano.
- Restrizioni: soggiorno minimo, date chiuse e regole simili vengono inviate insieme.
- Prenotazioni: le prenotazioni di tutti i portali arrivano in un unico elenco.
Che cosa non è un channel manager
- Non è un booking engine. Un booking engine raccoglie le prenotazioni dirette sul tuo sito o sulla tua pagina di prenotazione. Un channel manager distribuisce la tua disponibilità a terzi. Molte piccole strutture hanno bisogno di entrambi, idealmente con un calendario condiviso.
- Non è un PMS. Un property management system (gestionale alberghiero) gestisce il soggiorno vero e proprio: ospiti, check-in, pulizie, pagamenti, fatture. Alcuni prodotti riuniscono tutte e tre le funzioni.
- Non è un modo per evitare le commissioni. I portali continuano ad applicare la loro commissione sulle prenotazioni che portano. Il channel manager rende pratico vendere su più portali e, accanto a questi, raccogliere prenotazioni dirette.
Ti serve? Un test rapido
Rispondi a tre domande:
- Vendi le stesse camere su due o più portali?
- Nell'ultimo anno hai avuto un overbooking o hai bloccato camere "per sicurezza"?
- Dedichi più di qualche minuto al giorno a copiare prezzi o chiusure da un'extranet all'altra?
Se hai risposto sì alla prima e ad almeno una delle altre due, vale la pena valutare con attenzione un channel manager: ti risparmia le copie quotidiane e non devi più bloccare notti per prudenza. Se vendi su un solo portale e ricevi poche prenotazioni dirette, un calendario tenuto con cura può ancora bastare.
Quanto ti costano le vendite tramite portali
Prima di scegliere gli strumenti, conosci il numero che sta dietro alla tua distribuzione. Un esempio con cifre ipotetiche: una struttura che incassa 90.000 all'anno tramite portali con una commissione media del 17 percento paga 15.300 all'anno. Se il 20 percento di quel fatturato passasse a prenotazioni dirette, 3.060 di commissioni resterebbero in azienda.
Inserisci i tuoi dati nel calcolatore gratuito delle commissioni OTA. Con le cifre indicate sopra mostra gli stessi 15.300 all'anno e 3.060 di risparmio potenziale. Un channel manager non riduce quella commissione, ma ti permette di mantenere i portali per la visibilità mentre sviluppi in parallelo le prenotazioni dirette.
Che cosa verificare prima del collegamento
Sono questi tre punti a decidere se la sincronizzazione funziona senza intoppi o continua a generare errori:
- Piani tariffari corrispondenti. Se un portale ha più piani tariffari, ad esempio standard e non rimborsabile, gli stessi piani devono esistere nel tuo sistema.
- Occupazione corrispondente. Il numero di ospiti a cui si riferisce una tariffa mappata deve coincidere su entrambi i lati.
- Valuta corrispondente. La valuta della struttura e quella usata dal canale devono coincidere, oppure essere configurate in modo consapevole.
Tieni conto anche dei tempi che non dipendono da te: ogni portale approva il collegamento nella propria extranet, e di solito è proprio questa approvazione il passaggio più lungo.
Come funziona in Booking Hub
Booking Hub è l'app di prenotazione del workspace KIMISUITE. Il suo Channel Manager - Live Sync è un'estensione a pagamento che collega Booking.com, Airbnb, Expedia e Hotels.com, Agoda, Trip.com, VRBO, Tiket.com e Traveloka.
La configurazione segue un ordine preciso: attivare l'estensione, inserire i dati della struttura richiesti per il collegamento ai canali (città, CAP, paese, tipo di struttura, fuso orario e valuta per i canali), creare i piani tariffari, effettuare il collegamento nell'extranet del portale, inserire l'ID struttura del portale ed eseguire un test, quindi mappare ogni tariffa del portale su una tariffa di Booking Hub.
A quel punto i portali compaiono nella griglia Booking Overview accanto alle tue prenotazioni dirette. Chiudi una camera, modifichi un prezzo o imposti un soggiorno minimo in un unico punto, e la modifica viene applicata a tutti i canali collegati. Ogni prenotazione mostra la provenienza, eventuali richieste particolari e, per le prenotazioni da portale, la commissione relativa a quella specifica prenotazione. Le prenotazioni effettuate tramite la tua pagina di prenotazione o il tuo widget non prevedono commissioni di portale.
Per togliere una camera dalla vendita, seleziona i giorni nella griglia, scegli quante camere chiudere e indica un motivo. La chiusura vale contemporaneamente per tutti i portali collegati e per le prenotazioni dirette, non per un portale alla volta, e le tue mappature restano invariate.
I cinque modelli di prezzo di Booking Hub seguono la logica tariffaria di Booking.com, così ogni tariffa creata si mappa senza problemi su un piano tariffario del portale.
FAQ
Che cos'è un channel manager, in parole semplici?
È un software che gestisce un unico calendario per tutti i tuoi portali di prenotazione, così disponibilità e prezzi sono uguali ovunque e una prenotazione su un portale chiude la camera sugli altri.
Un channel manager è la stessa cosa di un booking engine?
No. Un booking engine raccoglie le prenotazioni dirette sulla tua pagina. Un channel manager invia la tua disponibilità ai portali. Molte strutture usano entrambi con un unico calendario condiviso.
Un channel manager elimina del tutto gli overbooking?
Elimina l'intervallo tra i portali che causa la maggior parte di essi. Le camere vendute al di fuori del sistema, ad esempio per telefono senza registrarle, possono comunque generare conflitti.
Quanto tempo serve per collegare un portale?
Il lavoro in Booking Hub è breve. Il portale deve però approvare il collegamento nella propria extranet, e quell'attesa non dipende da nessuno di noi.
