Prenotare una consulenza online significa che il cliente sceglie un orario libero sulla tua pagina di prenotazione, lo conferma e riceve il link video per quella sessione senza che tu debba inviare nulla a mano. Per coach, consulenti e terapeuti che lavorano a distanza, sostituisce la solita catena di email del tipo "quale orario ti va bene?", un invito in calendario, un link video separato e un promemoria che ci si dimentica di mandare.
Questa guida spiega di cosa ha bisogno un buon flusso dalla prenotazione al video, dove di solito si inceppa e come configurarlo affinché la sessione si svolga senza intoppi.
Dove si inceppa la configurazione abituale
La maggior parte dei coach parte con tre strumenti separati: un link di prenotazione, un servizio di videochiamata e un calendario. Ognuno funziona da solo. Il problema sta nel mezzo:
- Il link non è collegato alla prenotazione. Sposti la sessione, ma il vecchio link video resta nella casella di posta del cliente.
- Le disdette lasciano riunioni orfane. La prenotazione viene annullata, la riunione esiste ancora e un cliente si presenta in una stanza vuota.
- I fusi orari creano confusione. Le tue 10 sono le 9 del cliente, e uno dei due si collega con un'ora di scarto.
- Le regole restano nella tua testa. Non accetti prenotazioni per la mattina seguente, per una prima sessione ti serve una settimana di preavviso e vuoi che i clienti accettino prima le tue condizioni. Nulla di tutto questo compare sulla pagina di prenotazione.
L'obiettivo è un unico flusso in cui prenotazione e riunione sono la stessa cosa: la crei, la sposti o la annulli una volta sola, e il link video si adegua.
Cosa si aspettano i clienti dalla pagina di prenotazione
Un potenziale cliente che sta decidendo se prenotare una prima sessione cerca:
- I tuoi servizi con durata e prezzo, ad esempio una call conoscitiva di 30 minuti e una sessione di 60 minuti.
- Gli orari indicati nel proprio fuso orario.
- Condizioni chiare: con quanto anticipo si può prenotare, la tua politica di cancellazione, la tua informativa sulla privacy.
- Una conferma che contiene il link, così non deve chiedersi come collegarsi.
- La possibilità di partecipare senza creare un account, dal browser su qualsiasi dispositivo.
Se manca uno di questi elementi, le domande ti tornano indietro via email.
Impostare le regole di prenotazione
Prima di pubblicare una pagina di prenotazione, decidi quattro regole:
- Preavviso minimo. Fino a quanto prima di una sessione è ancora possibile prenotare. Due ore, un giorno o di più per le prime sessioni.
- Finestra di prenotazione. Con quanto anticipo il tuo calendario è aperto, ad esempio 30 giorni.
- Durata delle sessioni e pause. Lascia del tempo dopo ogni sessione per gli appunti, così le chiamate consecutive non si sovrappongono.
- Conferma manuale o automatica. Quella automatica è più rapida per i clienti già acquisiti; confermando a mano puoi prima valutare una nuova richiesta.
Se lavori con clienti all'estero, verifica gli orari che offri rispetto alla loro giornata lavorativa con il convertitore di fusi orari gratuito prima di impostarli. Per la sessione vera e propria, un breve ordine del giorno aiuta a mantenere in carreggiata una prima call; il generatore di ordini del giorno gratuito te ne fornisce uno da adattare.
Come funziona il flusso con Service Manager e Meeting Hub
In KIMISUITE, due app nello stesso workspace coprono questo flusso: Service Manager gestisce la prenotazione e Meeting Hub gestisce la videosessione. Il workspace ha bisogno di entrambe le app.
La pagina di prenotazione. Service Manager ti mette a disposizione una pagina di prenotazione pubblica con otto modelli, i tuoi servizi per categoria con prezzo e durata, e testi nelle lingue che scegli. I clienti vedono ogni orario nel tuo fuso orario e nel proprio ("Il tuo orario"). Imposti il preavviso minimo e la finestra di prenotazione e, quando le condizioni e l'informativa sulla privacy sono attivate, i clienti devono spuntarle entrambe prima di prenotare. La tua politica di cancellazione è collegata nella pagina. Con la conferma automatica disattivata, le nuove prenotazioni restano in una coda di conferma nella tua dashboard finché non clicchi su Conferma.
La riunione viene creata per te. In Service Manager attivi l'integrazione con Meeting Hub e indichi quali servizi sono riunioni online. Quando una di queste prenotazioni viene confermata, in Meeting Hub si crea una riunione con il cliente invitato e parte l'email di conferma. La scheda della prenotazione mostra il link del cliente, un pulsante "Partecipa come host" e le opzioni per reinviare i link o rigenerare il link dell'host.
Le modifiche seguono la prenotazione. Se sposti la prenotazione, la riunione si sposta con essa. Se annulli la prenotazione, viene annullata anche la riunione; il link del cliente indica allora che la riunione è stata annullata.
La sessione vera e propria. I clienti si collegano dal link nel browser inserendo solo il nome, senza bisogno di un account. Una sala d'attesa ti permette di ammetterli quando sei pronto, e una riunione può essere protetta da password. Durante la chiamata hai a disposizione condivisione dello schermo, lavagna, chat e sottotitoli in tempo reale. Dopo la riunione puoi scaricare la trascrizione e, con i piani Pro ed Enterprise, ricevi via email un riepilogo AI con azioni da svolgere e decisioni principali. Con il piano Starter le riunioni terminano dopo 120 minuti, un aspetto da considerare se tieni workshop più lunghi.
Le tue email. In Service Manager esistono modelli email per ogni evento (prenotazione creata, confermata, annullata, spostata e altri) in ciascuna lingua, e possono includere il link della riunione come segnaposto.
Una prima configurazione semplice
- Crea due servizi: una breve call conoscitiva e la tua sessione standard, entrambi contrassegnati come riunioni online.
- Imposta orari di lavoro, preavviso minimo e finestra di prenotazione.
- Aggiungi le tue condizioni, l'informativa sulla privacy e la politica di cancellazione.
- Scegli un modello di pagina di prenotazione e inserisci il link nella firma email e nei profili social.
- Prenota una volta come cliente di prova e collegati da un secondo dispositivo.
FAQ
Che cos'è la prenotazione di consulenze online?
È una pagina di prenotazione in cui i clienti scelgono un orario per una sessione a distanza e ricevono automaticamente il link video, così non devi inviare inviti a mano.
Cosa succede al link video se un cliente sposta l'appuntamento?
Con Service Manager e Meeting Hub collegati, spostare la prenotazione sposta la riunione, e annullare la prenotazione annulla la riunione.
I miei clienti hanno bisogno di un account per partecipare alla videosessione?
No. Aprono il link dalla conferma e si collegano dal browser digitando il proprio nome.
Posso approvare i nuovi clienti prima che una sessione venga confermata?
Sì. Disattiva la conferma automatica e le nuove prenotazioni resteranno nella coda di conferma finché non le confermi.
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