Una reunión semanal de sincronización de 30 minutos para seis personas, con un salario medio de 42.000 €, cuesta unos 70 € cada vez que se celebra y aproximadamente 3.360 € a lo largo de 48 semanas laborables. En muchas pequeñas empresas, buena parte de esa reunión existe por una sola razón: la información que el equipo necesita está repartida en nueve herramientas diferentes, y la reunión es el momento en que se vuelve a unir.
Esa es la cara menos visible de cómo pagan el software los equipos pequeños. La cara visible son las suscripciones. Este artículo analiza ambas, con un ejemplo práctico, y es honesto sobre cuándo ayuda un único espacio de trabajo y cuándo no.
Cómo se calcula la cifra de la reunión
La cifra anterior procede de la calculadora de costes de reuniones. El método es sencillo:
| Dato | Valor |
|---|---|
| Asistentes | 6 |
| Salario anual medio | 42.000 € |
| Horas de trabajo al año | 1.800 (unos 225 días de 8 horas) |
| Coste por hora y persona | 42.000 € / 1.800 = 23,33 € |
| Duración de la reunión | 30 minutos |
| Coste por reunión | 6 × 0,5 h × 23,33 € = 70 € |
| Al año (48 semanas) | 3.360 € |
Esto solo cuenta el salario, no el trabajo que deja de hacerse mientras las personas están en la reunión. No toda reunión semanal de sincronización es un desperdicio, por supuesto. Pero si la mitad se dedica a preguntar "dónde está la última versión", "confirmó el cliente" o "quién tiene la cifra", esa mitad es un coste de las herramientas fragmentadas.
El conjunto de herramientas típico de una empresa de seis personas
Pongamos un ejemplo: un pequeño estudio de interiorismo con seis personas. Con los años ha ido acumulando una herramienta por cada necesidad:
| Necesidad | Tipo de herramienta | Modelo de precios (típico) |
|---|---|---|
| Clientes y facturas | CRM o software de facturación | Por usuario |
| Citas online | Herramienta de reservas | Por usuario o por calendario |
| Proyectos y tareas | Tablero de tareas | Por usuario |
| Videollamadas | Software de reuniones | Por anfitrión o por usuario |
| Firmas de correo | Herramienta de firmas | Por usuario |
| Calendario compartido | Servicio de calendario | A menudo parte de una suite de correo |
| Contactos compartidos | Agenda de contactos | A menudo parte de una suite de correo |
| Notas | Aplicación de notas | Gratuita o por usuario |
| Listas de tareas | Aplicación de tareas | Gratuita o por usuario |
Nueve herramientas, nueve inicios de sesión, nueve conjuntos de condiciones y, en la mayoría de los casos, nueve fechas de renovación.
Lo que cuestan realmente nueve suscripciones
Las propias suscripciones
El precio por usuario se multiplica. A modo de ilustración usamos una suposición, no el precio de ningún producto real: supongamos que cinco de las nueve herramientas son de pago y cuestan de media 10 € por usuario al mes, y cuatro funcionan con planes gratuitos.
- 5 herramientas × 6 usuarios × 10 € = 300 € al mes, o 3.600 € al año
- Contratar a una séptima persona: 350 € al mes, sin ninguna función nueva
Sus propias cifras serán diferentes. La cuestión es la estructura: cada herramienta que cobra por usuario aumenta la factura con cada contratación.
Los costes que no aparecen en ninguna factura
- Administración. Nueve facturas al mes significan 108 recibos al año que archivar, comprobar y contabilizar.
- Altas y bajas. Un nuevo compañero necesita nueve cuentas. A alguien que se marcha hay que darlo de baja en nueve herramientas, y la que se olvida sigue guardando datos de clientes.
- Datos duplicados. El mismo cliente existe en el CRM, en la herramienta de reservas, en el tablero de tareas y en el teléfono de alguien, cada uno con un número de teléfono ligeramente distinto.
- Coordinación. La reunión semanal que lo une todo, valorada más arriba en 3.360 € al año.
La alternativa: un espacio de trabajo, varias aplicaciones
En KIMISUITE el modelo es diferente: el espacio de trabajo es gratuito y usted añade las aplicaciones que necesita. La facturación es por espacio de trabajo, no por usuario, y 10 miembros están incluidos desde la primera aplicación de pago.
Para el estudio de diseño, las mismas necesidades se ven así (a septiembre de 2026, EUR al mes, planes de entrada):
| Necesidad | Aplicación KIMISUITE | Desde |
|---|---|---|
| Clientes y facturas | CRM Business Hub | 29,90 € |
| Citas online | Service Manager | 9,90 € |
| Proyectos y tareas | Task Hub | 8,90 € |
| Videollamadas | Meeting Hub | 9,90 € |
| Firmas de correo | Email Signature | 4,90 € |
| Calendario compartido | Calendar | gratis |
| Contactos compartidos | Contacts | gratis |
| Notas | Notes | gratis |
| Listas de tareas | ToDo | gratis |
| Total para 6 personas | desde 63,50 € |
La séptima, octava y décima contratación no cuestan nada adicional. A partir del undécimo miembro, el espacio de trabajo añade el nivel Grow (hasta 20 miembros) desde 11,90 € al mes, una sola vez para todo el espacio de trabajo y no una vez por aplicación.
Más allá del precio, la diferencia práctica es que las aplicaciones comparten un mismo espacio de trabajo: un inicio de sesión, una lista de equipo, un lugar donde el propietario decide qué aplicaciones están activas. Las tareas con fecha límite de ToDo aparecen en el calendario, y la libreta de direcciones compartida llega a todos los teléfonos mediante CardDAV. Describimos las cuatro aplicaciones gratuitas en el núcleo gratuito de cada espacio de trabajo.
Dónde la comparación es menos clara
Una comparación justa debe incluir los casos en los que un conjunto de herramientas individuales, o un tipo diferente de paquete, encaja mejor.
- Ya paga por una suite de correo. Si su paquete de oficina incluye calendario, contactos y videollamadas, esas filas no le cuestan nada adicional hoy. Las aplicaciones gratuitas de KIMISUITE no le ahorran dinero en ese caso. La comparación se reduce entonces a las herramientas especializadas restantes.
- Los planes de entrada tienen límites. Los precios anteriores son los planes de entrada. Si necesita funciones de un plan superior, el precio de la aplicación sube, independientemente del tamaño del equipo.
- Una herramienta especializada puede ser más profunda. Un producto que hace una sola cosa, por ejemplo solo videollamadas o solo gestión de proyectos, puede ofrecer más en esa área. Si una función está en el centro de su negocio, pruébela con cuidado.
- Precios planos todo en uno. Algunos productos agrupan muchas funciones a un precio plano. Si realmente usa todas ellas, puede ser más sencillo de presupuestar que añadir aplicaciones una a una. KIMISUITE funciona al revés: usted paga solo por las aplicaciones que usa, lo que conviene a equipos que necesitan cuatro o cinco funciones, no todas.
- El cambio tiene un coste. Mover clientes, facturas pendientes y citas lleva tiempo. Planifíquelo; no lo haga en medio de su mes de mayor actividad.
- Equipos muy pequeños. Una sola persona que usa una o dos herramientas con precios bajos por usuario puede pagar menos que el plan de entrada de una aplicación.
Un único espacio de trabajo no es automáticamente más barato. Suele compensar cuando el equipo crece, cuando varias personas necesitan acceso real y cuando los mismos datos de clientes vivirían de otro modo en varias herramientas.
Cómo decidir para su propia empresa
Una hora con una hoja de cálculo es suficiente:
- Enumere cada herramienta por la que paga, incluidas las que alguien paga de forma privada.
- Anote el modelo de precios de cada una: por usuario, por anfitrión, plano, plan gratuito.
- Cuente los usuarios reales por herramienta, no las licencias compradas.
- Marque los solapamientos: ¿dónde vive dos veces el mismo cliente, contacto o cita?
- Ponga precio a la coordinación: introduzca su reunión semanal en la calculadora de costes de reuniones.
- Construya la alternativa: ¿qué aplicaciones cubrirían las mismas necesidades y con qué plan?
- Añada el cambio: ¿cuántas horas llevaría la migración y cuándo hay un mes tranquilo?
Si el resultado es ajustado, el factor decisivo no suele ser el precio, sino el número de lugares en los que su equipo tiene que buscar.
Calcúlelo con sus propias cifras
Los precios actuales de cada aplicación y los niveles de miembros están en la página de precios de KIMISUITE, en su moneda. Las aplicaciones gratuitas están disponibles desde el principio, y cada aplicación de pago tiene una prueba: Cancele cuando quiera · Sin permanencia mínima · 14 días gratis.
