Η διαρροή εσόδων είναι χρήματα που μια επιχείρηση έχει κερδίσει μέσω εργασίας που έχει ήδη ολοκληρωθεί αλλά δεν τιμολογεί ποτέ, τιμολογεί πολύ χαμηλά ή εισπράττει πολύ αργά, και στις μικρές επιχειρήσεις το μεγαλύτερο μέρος της χάνεται μεταξύ της προσφοράς και του τιμολογίου.
Σπάνια μοιάζει με πρόβλημα. Κανείς δεν κλέβει τίποτα και κανένα μεμονωμένο λάθος δεν είναι μεγάλο. Μια ξεχασμένη επιπλέον ώρα εδώ, μια παλιά τιμή εκεί, ένα τιμολόγιο που εκδίδεται δύο εβδομάδες μετά την εργασία. Αθροιζόμενα σε έναν χρόνο, είναι συχνά περισσότερα από όσα θα δεχόταν ποτέ να χάσει η επιχείρηση μονομιάς.
Η διαδρομή που ακολουθεί κάθε πώληση
Ό,τι κι αν πουλάτε, η διαδρομή είναι περίπου η ίδια:
- Προσφορά: λέτε στον πελάτη πόσο θα κοστίσει.
- Αποδοχή ή παραγγελία: ο πελάτης λέει ναι, γραπτώς, τηλεφωνικά ή μέσω email.
- Παράδοση: κάνετε την εργασία ή αποστέλλετε τα αγαθά.
- Τιμολόγιο: χρεώνετε ό,τι παραδόθηκε.
- Πληρωμή: τα χρήματα φτάνουν και αντιστοιχίζονται με το τιμολόγιο.
Κάθε μετάβαση από το ένα βήμα στο άλλο είναι ένα σημείο όπου μπορεί να χαθεί πληροφορία. Όσο περισσότερα από αυτά γίνονται σε χαρτί, στο μυαλό κάποιου ή με επαναπληκτρολόγηση από το ένα έγγραφο στο άλλο, τόσο περισσότερη πληροφορία χάνεται.
Επτά σημεία όπου χάνονται τα χρήματα
| # | Διαρροή | Πώς συμβαίνει | Τι παρατηρείτε |
|---|---|---|---|
| 1 | Ληγμένες προσφορές | Μια προσφορά του Μαρτίου γίνεται αποδεκτή τον Αύγουστο, με τιμές Μαρτίου | Το περιθώριο κέρδους είναι χαμηλότερο από το προγραμματισμένο, κανείς δεν ξέρει γιατί |
| 2 | Επιπλέον εργασίες χωρίς τιμολόγηση | Αλλαγές τύπου "αφού ήμασταν εκεί", που έγιναν αλλά δεν καταγράφηκαν ποτέ | Η εργασία διήρκεσε περισσότερο από την προσφορά, το τιμολόγιο ταιριάζει με την προσφορά |
| 3 | Λάθη επαναπληκτρολόγησης | Γραμμές που αντιγράφονται από την προσφορά στο τιμολόγιο χειροκίνητα | Μια γραμμή που λείπει, μια λάθος ποσότητα, ένας παλιός φορολογικός συντελεστής |
| 4 | Εκπτώσεις χωρίς τεκμηρίωση | Τιμές που μειώθηκαν στη συζήτηση ή σιωπηρά στο έγγραφο | Εκπτώσεις που κανείς δεν μπορεί να αθροίσει στο τέλος του έτους |
| 5 | Καθυστερημένη τιμολόγηση | Το τιμολόγιο εκδίδεται όταν κάποιος βρει χρόνο | Οι όροι πληρωμής ξεκινούν εβδομάδες μετά την ολοκλήρωση της εργασίας |
| 6 | Καμία παρακολούθηση | Το τιμολόγιο αποστέλλεται και ξεχνιέται μέχρι κάποιος να ελέγξει την τράπεζα | Ληξιπρόθεσμα τιμολόγια που ανακαλύπτονται μήνες αργότερα |
| 7 | Πληρωμές χωρίς αντιστοίχιση | Μερικές πληρωμές ή μεταφορά χωρίς αιτιολογία | Τιμολόγια που εμφανίζονται ως ανοιχτά ενώ έχουν πληρωθεί, ή το αντίστροφο |
Ορισμένα από αυτά κοστίζουν περιθώριο κέρδους (1, 2, 3, 4). Άλλα κοστίζουν ρευστότητα και χρόνο (5, 6, 7). Και τα δύο έχουν σημασία, αλλά χρειάζονται διαφορετικές λύσεις.
Τι αθροίζουν: ένα παράδειγμα
Πάρτε μια μικρή επιχείρηση εγκαταστάσεων με 40 εργασίες τον μήνα με μέσο όρο €2.500, δηλαδή περίπου €100.000 τον μήνα και €1,2 εκατομμύρια τον χρόνο. Οι παραδοχές παρακάτω είναι σκόπιμα συντηρητικές.
| Διαρροή | Παραδοχή | Ανά μήνα | Ανά έτος |
|---|---|---|---|
| Επιπλέον εργασίες χωρίς τιμολόγηση | 4 εργασίες τον μήνα με €150 επιπλέον που δεν τιμολογήθηκαν | €600 | €7.200 |
| Εκπτώσεις χωρίς τεκμηρίωση | 5 εργασίες τον μήνα στρογγυλοποιημένες προς τα κάτω κατά 5% | €625 | €7.500 |
| Ληγμένες προσφορές | 3 εργασίες τον μήνα σε τιμές 4% κάτω από τον τρέχοντα τιμοκατάλογο | €300 | €3.600 |
| Λάθη επαναπληκτρολόγησης | Περίπου ένα τιμολόγιο τον μήνα €200 πολύ χαμηλό | €200 | €2.400 |
| Συνολικό χαμένο περιθώριο | €1.725 | €20.700 |
Αυτό είναι περίπου 1,7% των εσόδων. Ακούγεται μικρό μέχρι να το συγκρίνετε με το κέρδος: για μια επιχείρηση με καθαρό περιθώριο 10%, είναι το ένα έκτο του ετήσιου κέρδους.
Η καθυστερημένη τιμολόγηση δεν περιλαμβάνεται στον πίνακα, επειδή δεν μειώνει το ποσό, μόνο το πότε φτάνει. Αλλά δεν είναι ούτε αυτή δωρεάν. Εάν τα τιμολόγια εκδίδονται κατά μέσο όρο 12 ημέρες μετά την εργασία, τότε με €100.000 τον μήνα περίπου €40.000 βρίσκονται μόνιμα σε ολοκληρωμένες εργασίες που δεν έχουν ακόμη τιμολογηθεί. Αυτά είναι χρήματα που η επιχείρηση προχρηματοδοτεί από τον δικό της λογαριασμό ή την πιστωτική της γραμμή.
Διαρροή προς διαρροή: τι τη διορθώνει
Ληγμένες προσφορές
Μια προσφορά χωρίς ημερομηνία λήξης είναι μια υπόσχεση τιμής χωρίς ημερομηνία λήξης. Βάλτε ημερομηνία ισχύος σε κάθε προσφορά, συνήθως 14 έως 30 ημέρες, και αποφασίστε εκ των προτέρων τι θα συμβεί μετά: είτε η προσφορά επανεκδίδεται σε τρέχουσες τιμές, είτε κάποιος αποφασίζει συνειδητά να κρατήσει την παλιά τιμή. Αυτό που δεν πρέπει να συμβεί είναι να γίνει αποδεκτό ένα παλιό PDF και κανείς να μην ελέγξει την ημερομηνία.
Επιπλέον εργασίες χωρίς τιμολόγηση
Η λύση είναι μια συνήθεια, όχι λογισμικό: οτιδήποτε εκτός προσφοράς καταγράφεται πριν εκτελεστεί, έστω και ως σημείωση μιας γραμμής με τιμή, και ο πελάτης το επιβεβαιώνει. Αυτό μετατρέπει το "αφού ήμασταν εκεί" σε εντολή αλλαγής. Κατά την τιμολόγηση, το τιμολόγιο δημιουργείται από την προσφορά συν τις εντολές αλλαγής, όχι μόνο από την προσφορά.
Ένας χρήσιμος εβδομαδιαίος έλεγχος: συγκρίνετε τις ώρες που πραγματικά δαπανήθηκαν σε κάθε εργασία με τις ώρες της προσφοράς. Μια εργασία που διήρκεσε 30% περισσότερο από την προσφορά είτε είχε επιπλέον εργασίες χωρίς τιμολόγηση είτε η προσφορά ήταν πολύ χαμηλή. Και τα δύο αξίζει να τα γνωρίζετε.
Λάθη επαναπληκτρολόγησης
Κάθε φορά που μια γραμμή πληκτρολογείται δεύτερη φορά, μπορεί να πληκτρολογηθεί διαφορετικά. Η αξιόπιστη λύση είναι να μην επαναπληκτρολογείτε καθόλου: η αποδεκτή προσφορά γίνεται το τιμολόγιο, με τις ίδιες γραμμές, ποσότητες, τιμές και φορολογικούς συντελεστές, και διορθώνονται μόνο οι διαφορές. Αυτή είναι η μεγαλύτερη βελτίωση για επιχειρήσεις που εξακολουθούν να εργάζονται με επεξεργαστή κειμένου ή λογιστικό φύλλο.
Εκπτώσεις χωρίς τεκμηρίωση
Εάν μια τιμή μειωθεί, θα πρέπει να εμφανίζεται ως γραμμή έκπτωσης, όχι ως αλλαγμένη τιμή μονάδας. Τότε η έκπτωση είναι ορατή στον πελάτη (που πρέπει να βλέπει τι του δόθηκε) και σε εσάς στο τέλος του μήνα. Τα νούμερα είναι συχνά εκπληκτικά. Ένα ξεχωριστό άρθρο καλύπτει πόσο πραγματικά κοστίζει μια έκπτωση.
Καθυστερημένη τιμολόγηση
Τιμολογήστε την ημέρα που ολοκληρώνεται η εργασία, ή σε σταθερό ρυθμό για συνεχιζόμενες εργασίες: κάθε Παρασκευή ή την πρώτη του μήνα. Ο όρος πληρωμής σας ξεκινά μόνο όταν ο πελάτης έχει το τιμολόγιο, επομένως μια καθυστέρηση δύο εβδομάδων στην τιμολόγηση είναι καθυστέρηση δύο εβδομάδων στην πληρωμή, επιπλέον του όποιου όρου συμφωνήσατε. Πώς λειτουργούν αυτοί οι όροι, από το Net 30 έως τις εκπτώσεις πρόωρης πληρωμής, εξηγείται στο Επεξήγηση Όρων Πληρωμής: Net 30, Net 60 και 2/10 Net 30.
Για εργασίες που επαναλαμβάνονται κάθε μήνα στην ίδια τιμή, όπως συμβόλαια συντήρησης ή πακέτα υποστήριξης, ένα επαναλαμβανόμενο τιμολόγιο αφαιρεί εντελώς το βήμα.
Καμία παρακολούθηση
Ένα τιμολόγιο που κανείς δεν ελέγχει είναι η πιο ακριβή διαρροή όλων, επειδή μπορεί να μετατραπεί σε πλήρη απώλεια. Αποφασίστε εκ των προτέρων πότε θα αποστέλλεται μια υπενθύμιση και κάντε το ρουτίνα αντί για προσωπική υπόθεση. Τι πραγματικά κοστίζει ένα απλήρωτο τιμολόγιο όσο περισσότερο παραμένει ανοιχτό αναλύεται στο Τι Συμβαίνει Όταν ένα Τιμολόγιο Μένει Απλήρωτο.
Πληρωμές χωρίς αντιστοίχιση
Ζητήστε από τους πελάτες να χρησιμοποιούν τον αριθμό τιμολογίου ως αιτιολογία πληρωμής και τοποθετήστε τον εμφανώς στο τιμολόγιο. Καταγράψτε τις μερικές πληρωμές έναντι του τιμολογίου αμέσως, ώστε το ανοιχτό ποσό να είναι πάντα σωστό. Αντιστοιχίστε τον τραπεζικό λογαριασμό με τα ανοιχτά τιμολόγια τουλάχιστον μία φορά την εβδομάδα.
Ένας εβδομαδιαίος δεκάλεπτος έλεγχος
Οι περισσότερες από τις παραπάνω διαρροές μπορούν να εντοπιστούν με μια σύντομη ρουτίνα:
| Ερώτηση | Εντοπίζει |
|---|---|
| Ποιες εργασίες ολοκληρώθηκαν αυτή την εβδομάδα αλλά δεν έχουν ακόμη τιμολογηθεί; | Καθυστερημένη τιμολόγηση |
| Κάποια εργασία διήρκεσε αισθητά περισσότερο από την προσφορά; | Επιπλέον εργασίες χωρίς τιμολόγηση, υποτιμολόγηση |
| Ποιες αποδεκτές προσφορές είναι παλαιότερες από την ημερομηνία ισχύος τους; | Ληγμένες τιμές |
| Ποιες εκπτώσεις δόθηκαν αυτή την εβδομάδα και σε ποιες εργασίες; | Σταδιακή αύξηση εκπτώσεων |
| Ποια τιμολόγια είναι ληξιπρόθεσμα και δεν έχουν λάβει υπενθύμιση; | Έλλειψη παρακολούθησης |
| Ποιες πληρωμές έφτασαν χωρίς αντίστοιχο τιμολόγιο; | Πληρωμές χωρίς αντιστοίχιση |
Εάν η απάντηση σε οποιαδήποτε από αυτές τις ερωτήσεις διαρκεί περισσότερο από ένα λεπτό, αυτό είναι από μόνο του το εύρημα: η πληροφορία ζει σε πάρα πολλά μέρη.
Μία εγγραφή από την προσφορά έως την πληρωμή
Η κοινή αιτία πίσω από τις περισσότερες από αυτές τις διαρροές είναι ότι η προσφορά, το τιμολόγιο και η πληρωμή ζουν σε διαφορετικά μέρη: ένα έγγραφο σε φορητό υπολογιστή, ένα τιμολόγιο σε ξεχωριστό εργαλείο, η πληρωμή στον τραπεζικό λογαριασμό. Κάθε μεταφορά στοιχείων από το ένα στο άλλο γίνεται χειροκίνητα.
Στο CRM Business Hub, οι προσφορές και τα τιμολόγια βρίσκονται στην ίδια εγγραφή πελάτη στον χώρο εργασίας σας στο KIMISUITE. Μια αποδεκτή προσφορά μετατρέπεται σε τιμολόγιο αντί να επαναπληκτρολογείται, οι προσφορές φέρουν ημερομηνία ισχύος, οι εκπτώσεις εμφανίζονται ως εκπτώσεις και τα ανοιχτά τιμολόγια παραμένουν ορατά μέχρι να πληρωθούν. Δεν αφαιρεί την ανάγκη για τον εβδομαδιαίο έλεγχο, αλλά κάνει τον έλεγχο να διαρκεί δέκα λεπτά αντί για ένα απόγευμα.
Βρείτε πρώτα τη δική σας μεγαλύτερη διαρροή. Για τις περισσότερες μικρές επιχειρήσεις είναι είτε οι επιπλέον εργασίες χωρίς τιμολόγηση είτε η καθυστερημένη τιμολόγηση, και οι δύο μπορούν να διορθωθούν μέσα σε έναν μήνα. Το CRM Business Hub χρεώνεται ανά χώρο εργασίας, όχι ανά χρήστη. Ακύρωση οποτεδήποτε · Χωρίς ελάχιστη διάρκεια · 14 ημέρες δωρεάν.
