Το ρεβεγιόν Πρωτοχρονιάς είναι η μία βραδιά που ένα εστιατόριο ή ξενοδοχείο πουλάει ως ολοκληρωμένο πακέτο: θέση σε τραπέζι, σταθερό μενού, ποτά, μουσική και αντίστροφη μέτρηση τα μεσάνυχτα, όλα σε μία τιμή που πληρώνεται προκαταβολικά. Σχεδιάστε το σαν μια μικρή εκδήλωση, όχι σαν ένα γεμάτο Σάββατο: μερικές αποφάσεις που παίρνετε τώρα κρίνουν αν η σάλα θα είναι γεμάτη στις 31 Δεκεμβρίου και αν η βραδιά θα βγάλει χρήματα.
Τις βρίσκετε παρακάτω με τη σειρά που τις χρειάζεστε, μαζί με ένα αναλυτικό παράδειγμα τιμολόγησης. Αν το διαβάζετε στα τέλη Οκτωβρίου ή τον Νοέμβριο, υπάρχει ακόμη χρόνος· το χρονοδιάγραμμα μετράει αντίστροφα από την ίδια τη βραδιά.
Αποφασίστε πρώτα τη μορφή
Οι περισσότεροι χώροι καταλήγουν σε μία από τρεις μορφές:
- Μόνο δείπνο. Μεγάλο σταθερό μενού, αποχώρηση μετά τα μεσάνυχτα. Απλό στην οργάνωση, περιορισμένο από τις θέσεις σας.
- Δείπνο και χορός. Το επίσημο δείπνο, μετά τα τραπέζια μετακινούνται και παίζει ορχήστρα ή DJ μέχρι αργά. Η συνηθισμένη επιλογή για ξενοδοχεία και μεγαλύτερα εστιατόρια.
- Δείπνο και εισιτήρια μόνο για το πάρτι. Πρώτα κάθονται οι καλεσμένοι του δείπνου· από τις 10:30 ή 11 το βράδυ περίπου έρχεται μια δεύτερη ομάδα μόνο για το πάρτι. Έτσι η σάλα γεμίζει ξανά όταν η κουζίνα έχει τελειώσει.
Η μορφή καθορίζει τους τύπους εισιτηρίων: το εισιτήριο δείπνου και το μεταγενέστερο εισιτήριο πάρτι είναι δύο προϊόντα με δύο τιμές, ώστε να μην εμφανιστεί κανείς στις 8 το βράδυ με εισιτήριο πάρτι.
Υπολογίστε πόσο πρέπει να κοστίζει μια θέση
Το εισιτήριο του ρεβεγιόν περιλαμβάνει δύο ειδών κόστη:
- Σταθερά κόστη της βραδιάς: ορχήστρα ή DJ, διακόσμηση και λουλούδια, επιπλέον προσωπικό, security, το αφρώδες κρασί των μεσανύχτων.
- Κόστη ανά καλεσμένο: το μενού, το πακέτο ποτών, το welcome drink, ένα μεταμεσονύκτιο σνακ.
Ένα παράδειγμα για σάλα με 20 δεκαθέσια τραπέζια. Τα σταθερά κόστη είναι 4.500 EUR (ορχήστρα 2.000, DJ μετά τα μεσάνυχτα 600, διακόσμηση 700, επιπλέον προσωπικό 1.200). Φαγητό και ποτά κοστίζουν 60 EUR ανά καλεσμένο. Υπολογίζετε ότι θα πουληθεί το 90 % των 200 θέσεων, δηλαδή 180 καλεσμένοι, με προμήθειες πληρωμών 3 %.
- Κάθε καλεσμένος καλύπτει 4.500 / 180 = 25 EUR σταθερών κοστών συν 60 EUR για φαγητό και ποτά: 85 EUR.
- Μετά την προμήθεια 3 %, σας μένουν 97 λεπτά από κάθε ευρώ, άρα η τιμή νεκρού σημείου είναι 85 / 0,97 = 87,63 EUR.
- Αν θέλετε η βραδιά να αποφέρει 3.000 EUR, η τιμή ανεβαίνει στα 104,81 EUR.
- Με προγραμματισμένη τιμή 120 EUR, φτάνετε στο νεκρό σημείο μετά από 80 εισιτήρια, δηλαδή το 40 % της σάλας.
Ο ΦΠΑ δεν περιλαμβάνεται εδώ, ώστε οι πράξεις να φαίνονται καθαρά. Στον υπολογιστή τιμής εισιτηρίου εκδήλωσης προσθέστε τον συντελεστή ΦΠΑ που ισχύει για τα εισιτήριά σας (ρωτήστε τον λογιστή σας) και την πραγματική προμήθεια πληρωμών σας, και το αποτέλεσμα προσαρμόζεται ανάλογα.
Στην πιο ακριβή βραδιά εισιτηρίων της χρονιάς, μια ποσοστιαία χρέωση ανά εισιτήριο πονάει περισσότερο από ό,τι συνήθως· ο υπολογιστής χρεώσεων εισιτηρίων δείχνει πόσο αθροίζονται οι χρεώσεις για τον αριθμό καλεσμένων σας.
Θέσεις ή ολόκληρα τραπέζια;
Το ρεβεγιόν το κλείνουν ζευγάρια και παρέες, και λίγοι θέλουν να μοιραστούν ένα δεκαθέσιο τραπέζι με αγνώστους. Τρεις επιλογές:
- Πώληση ανά θέση. Η πιο ευέλικτη, αλλά καταλήγετε με τραπέζια των τριών, τεσσάρων και τριών ατόμων που πρέπει να συνδυάσετε.
- Πώληση ολόκληρων τραπεζιών. Εύκολη στον σχεδιασμό, αλλά ένα ζευγάρι δεν μπορεί να κλείσει.
- Και τα δύο, με ελάχιστο αριθμό. Τα μεγάλα τραπέζια πωλούνται ολόκληρα ή ανά θέση με ελάχιστο αριθμό θέσεων ανά κράτηση, και μερικά διθέσια τραπέζια μένουν στην κάτοψη για τα ζευγάρια.
Στο Event Ticket Hub, την εφαρμογή εισιτηρίων του KIMISUITE, σχεδιάζετε τη σάλα από το πρότυπο εστιατορίου με στρογγυλά ή τετράγωνα τραπέζια. Για κάθε τραπέζι αποφασίζετε αν πωλείται ανά θέση, ολόκληρο ή και τα δύο, με ελάχιστη κράτηση, και οι καλεσμένοι διαλέγουν μόνοι τους το τραπέζι τους στην κάτοψη. Περισσότερα για τον σχεδιασμό σάλας στο online κρατήσεις αριθμημένων θέσεων.
Επιλογές μενού και διατροφικές ανάγκες
Ένα σταθερό μενού για 180 καλεσμένους χρειάζεται ακριβείς αριθμούς. Συλλέξτε τους κατά την κράτηση, όχι τηλεφωνικά στα τέλη Δεκεμβρίου:
- μία υποχρεωτική ερώτηση ανά εισιτήριο για αλλεργίες και διατροφικές προτιμήσεις
- μία ερώτηση επιλογής αν προσφέρετε επιλογή κυρίως πιάτου
- σαφή προθεσμία μετά την οποία το μενού κλειδώνει
Στο Event Ticket Hub, οι ερωτήσεις κράτησης μπορούν να τίθενται ανά παραγγελία ή ανά εισιτήριο και να ορίζονται ως υποχρεωτικές. Οι απαντήσεις εμφανίζονται στην παραγγελία και στη λίστα συμμετεχόντων, την οποία εκτυπώνετε ή εξάγετε σε Excel για την κουζίνα.
Ένα πακέτο ποτών ή μια θέση στάθμευσης μπορούν να προστεθούν ως extra κατά την κράτηση. Τα extra δεν πωλούνται ποτέ μεμονωμένα, οπότε κανείς δεν καταλήγει με θέση στάθμευσης χωρίς δείπνο.
Ένα χρονοδιάγραμμα που λειτουργεί ακόμη και τώρα
- Οκτώ έως δέκα εβδομάδες πριν: ορίστε μορφή και τιμή, σχεδιάστε τη σάλα, ανοίξτε τις πωλήσεις. Αν υπάρχει χρόνος για τιμή early booking, δώστε σε αυτό το εισιτήριο δικό του παράθυρο πωλήσεων, ώστε η κανονική τιμή να ενεργοποιηθεί αυτόματα, ή αφήστε την τιμή να ανέβει μετά από έναν αριθμό πωλημένων εισιτηρίων.
- Έξι έως οκτώ εβδομάδες πριν: ενημερώστε πρώτα τους τακτικούς σας πελάτες. Ένας κωδικός κουπονιού μπορεί να ξεκλειδώσει ένα κρυφό εισιτήριο που βλέπουν μόνο εκείνοι ή οι επισκέπτες του ξενοδοχείου σας.
- Τρεις εβδομάδες πριν: κλείστε τις επιλογές μενού, στείλτε τους αριθμούς στην κουζίνα, προγραμματίστε το προσωπικό.
- Την τελευταία εβδομάδα: καταχωρίστε χειροκίνητα τις τηλεφωνικές κρατήσεις. Το Event Ticket Hub σάς επιτρέπει να δημιουργήσετε μόνοι σας μια παραγγελία, σημειωμένη ως εξοφλημένη ή με εκκρεμή πληρωμή, και τα εισιτήρια αποστέλλονται αμέσως με email.
- 31 Δεκεμβρίου: κάντε check-in στους καλεσμένους με κινητά, πουλήστε τα τελευταία εισιτήρια πάρτι στην είσοδο.
Πληρωμές και ακυρώσεις
Με το Event Ticket Hub, οι καλεσμένοι πληρώνουν μέσω του δικού σας λογαριασμού Stripe, PayPal ή Bankart ή με τραπεζική μεταφορά, οπότε τα χρήματα πηγαίνουν κατευθείαν στον λογαριασμό σας. Το KIMISUITE δεν παίρνει καμία χρέωση ανά εισιτήριο. Αν προσθέσετε δική σας χρέωση κράτησης, αυτή περιλαμβάνεται πάντα στην τιμή που βλέπουν οι καλεσμένοι.
Οι εταιρείες που κλείνουν τραπέζι συμπληρώνουν τα εταιρικά τους στοιχεία για το τιμολόγιο στο checkout. Αν πληρώσουν με τραπεζική μεταφορά, τα τραπεζικά σας στοιχεία αποστέλλονται μαζί με την κράτηση και οι θέσεις παραμένουν δεσμευμένες μέχρι τη λήξη της προθεσμίας πληρωμής.
Γράψτε τους κανόνες ακύρωσης στους όρους σας πριν ανοίξετε τις πωλήσεις, καθώς και το αν επιτρέπεται αλλαγή ονομάτων στα εισιτήρια. Με τα ονομαστικά εισιτήρια, οι καλεσμένοι αλλάζουν μόνοι τους το όνομα μέχρι μια προθεσμία που ορίζετε εσείς. Αν η βραδιά γίνει sold out, μια λίστα αναμονής προσφέρει τα εισιτήρια που επιστρέφονται σε όσους ζήτησαν να ειδοποιηθούν, με τη σειρά εγγραφής τους.
Για ξενοδοχεία: δείπνο με διανυκτέρευση
Οι επισκέπτες συχνά αναζητούν ρεβεγιόν με διανυκτέρευση. Η διανυκτέρευση παραμένει στο σύστημα του ξενοδοχείου σας· το δείπνο μπορεί και πάλι να πωληθεί ως εισιτήριο. Ένας καθαρός τρόπος είναι ένα κρυφό εισιτήριο δείπνου που ανοίγει μόνο με κωδικό κουπονιού, τον οποίο δίνετε στους επισκέπτες που έκλεισαν δωμάτιο. Έτσι κρατάτε μία κάτοψη τραπεζιών και μία λίστα κουζίνας για όλους.
Η ίδια η βραδιά
Ο σαρωτής του Event Ticket Hub ελέγχει υπογεγραμμένους κωδικούς QR ακόμη κι όταν το Wi-Fi πέσει, και το ταμείο πουλάει τα τελευταία εισιτήρια πάρτι με μετρητά ή κάρτα και κλείνει τη βάρδια με αναφορά Ζ. Περισσότερα στον οδηγό για το ταμείο.
Checklist
- Αποφασισμένη μορφή και τύποι εισιτηρίων, τιμή ελεγμένη στον υπολογιστή
- Σχεδιασμένη σάλα: ανά θέση, ολόκληρο τραπέζι ή και τα δύο
- Υποχρεωτικές ερωτήσεις αλλεργιών και μενού ανά εισιτήριο
- Δημοσιευμένοι όροι, ορισμένη προθεσμία μενού
- Κινητά εισόδου συνδεδεμένα από την προηγούμενη μέρα
Συχνές ερωτήσεις
Πρέπει η τιμή του ρεβεγιόν να περιλαμβάνει ποτά;
Μια τιμή με πακέτο ποτών είναι πιο εύκολη στη σύγκριση για τους καλεσμένους και πιο εύκολη στον σχεδιασμό για εσάς. Αν προτιμάτε χρέωση ανά κατανάλωση, πουλήστε το πακέτο ως προαιρετικό extra.
Μπορεί μια εταιρεία να κλείσει ολόκληρο τραπέζι και να πάρει τιμολόγιο;
Ναι. Ο διοργανωτής συμπληρώνει τα εταιρικά στοιχεία στο checkout. Με το CRM Business Hub στο ίδιο workspace, οι εξοφλημένες παραγγελίες γίνονται τιμολόγια αυτόματα ή με το πάτημα ενός κουμπιού.
Τι γίνεται αν πρέπει να ακυρώσω τη βραδιά;
Όταν ακυρώνετε μια ημερομηνία στο Event Ticket Hub, οι πωλήσεις σταματούν, οι αγοραστές λαμβάνουν email και οι online πληρωμές επιστρέφονται αυτόματα. Οι πληρωμές με τραπεζική μεταφορά και μετρητά σημειώνονται ως εκκρεμείς προς επιστροφή.
Το Event Ticket Hub είναι μία εφαρμογή στο workspace σας στο KIMISUITE, το οποίο χρεώνεται ανά workspace, όχι ανά χρήστη ή ανά εισιτήριο. Μια δοκιμή 14 ημερών αρκεί για να στήσετε τη σάλα, τα εισιτήρια και τις ερωτήσεις πριν ανοίξετε τις πωλήσεις.
