Χριστουγεννιάτικα πάρτι: λίστα οργάνωσης για χώρους εκδηλώσεων

Αυτή η λίστα οργάνωσης χριστουγεννιάτικων πάρτι απευθύνεται στην πλευρά του χώρου: στο ξενοδοχείο, το εστιατόριο ή τον χώρο εκδηλώσεων που πουλά κοινές βραδιές πάρτι τον Δεκέμβριο. Σε αυτές τις βραδιές πολλές εταιρείες και παρέες κλείνουν θέσεις στο ίδιο πάρτι: δείπνο τριών πιάτων, ένα ποτό καλωσορίσματος, DJ και χορό μέχρι αργά. Μπορούν να γεμίσουν δώδεκα συνεχόμενες Παρασκευές και Σάββατα, και φέρνουν περισσότερες ερωτήσεις, αλλαγές μενού και τιμολόγια από οποιονδήποτε άλλο μήνα.

Η λίστα ακολουθεί τη σεζόν από το πρώτο βήμα του σχεδιασμού μέχρι την τελευταία βραδιά και καλύπτει τι χρειάζεται από εσάς ο υπεύθυνος οργάνωσης στο γραφείο της άλλης πλευράς, γιατί αυτός αποφασίζει πού θα πάει η ομάδα του την επόμενη χρονιά. Ξεκινάτε αργά; Πιο κάτω υπάρχει μια εκδοχή τεσσάρων εβδομάδων.

Κοινές βραδιές πάρτι ή αποκλειστική ενοικίαση;

Οι περισσότεροι χώροι προσφέρουν δύο προϊόντα, και ο σχεδιασμός τους διαφέρει:

• Κοινές βραδιές πάρτι. Εσείς ορίζετε τις ημερομηνίες, το μενού και την τιμή ανά άτομο. Παρέες από διαφορετικές εταιρείες κλείνουν θέσεις, από δυο-τρεις συναδέλφους μέχρι ένα ολόκληρο τμήμα, και κάθονται σε δικά τους ή κοινά τραπέζια.
• Αποκλειστική ενοικίαση. Μία εταιρεία κλείνει ολόκληρη την αίθουσα για μια βραδιά. Συνήθως πρόκειται για σύμβαση με ελάχιστη κατανάλωση, όχι για πώληση εισιτηρίων.

Η υπόλοιπη λίστα αφορά τις κοινές βραδιές.

Τρεις έως τέσσερις μήνες πριν: στήστε τη σεζόν

• Επιλέξτε τις ημερομηνίες. Συνήθως κάθε Παρασκευή και Σάββατο από τα τέλη Νοεμβρίου μέχρι λίγο πριν από τα Χριστούγεννα, και μερικές Πέμπτες όταν η ζήτηση είναι υψηλή.
• Ορίστε τη χωρητικότητα ανά βραδιά. Μετρήστε τις θέσεις με τα τραπέζια στη διάταξη του πάρτι, όχι στην κανονική διάταξη του εστιατορίου.
• Αποφασίστε το πακέτο. Ποτό καλωσορίσματος, τρία πιάτα με επιλογή κυρίως, καφές, DJ μέχρι συγκεκριμένη ώρα. Καταγράψτε τι δεν περιλαμβάνεται.
• Ορίστε την τιμή ανά άτομο. Δείτε την επόμενη ενότητα.
• Γράψτε τους όρους σας. Προκαταβολή ή εξόφληση, προθεσμία για τον τελικό αριθμό ατόμων και τις επιλογές μενού, τι γίνεται όταν μια παρέα μικραίνει. Δημοσιεύστε τους πριν από την πρώτη κράτηση.

Στο Event Ticket Hub, την εφαρμογή έκδοσης εισιτηρίων του KIMISUITE, ολόκληρη η σεζόν είναι μία εκδήλωση με εβδομαδιαία σειρά ημερομηνιών (έως 120). Κάθε βραδιά έχει τον δικό της αριθμό θέσεων, τη δική της λίστα συμμετεχόντων και τα δικά της στοιχεία πωλήσεων.

Τιμή ανά άτομο: υπολογίστε τη για κάθε βραδιά

Κάθε βραδιά πάρτι έχει σταθερό κόστος (DJ, επιπλέον προσωπικό, διακόσμηση) και κόστος ανά καλεσμένο (φαγητό, ποτό καλωσορίσματος). Ένα παράδειγμα για μία βραδιά:

• Σταθερό κόστος 900 EUR, φαγητό και ποτό 32 EUR ανά καλεσμένο, 120 θέσεις
• Υπολογίζετε με πληρότητα 75 %, δηλαδή 90 καλεσμένους
• 900 / 90 = 10 EUR σταθερό κόστος ανά καλεσμένο, συν 32 EUR: 42 EUR
• Με υποθετική χρέωση πληρωμής 3 %, η τιμή νεκρού σημείου είναι 42 / 0,97 = 43,30 EUR
• Για κέρδος 600 EUR ανά βραδιά: 50,17 EUR
• Με προγραμματισμένη τιμή 49 EUR, φτάνετε στο νεκρό σημείο μετά από 58 καλεσμένους

Το παράδειγμα δεν περιλαμβάνει ΦΠΑ. Κάντε τους δικούς σας υπολογισμούς στον υπολογιστή τιμής εισιτηρίου με τη δική σας χρέωση πληρωμής και τον συντελεστή ΦΠΑ των εισιτηρίων σας, και τιμολογήστε ξεχωριστά τις ήσυχες βραδιές: μια Πέμπτη στο 50 % θέλει άλλη τιμή από ένα sold-out Σάββατο.

Σε δώδεκα βραδιές, οι μικρές χρεώσεις ανά εισιτήριο αθροίζονται. Ο υπολογιστής χρεώσεων εισιτηρίων δείχνει πόσο κοστίζουν οι χρεώσεις έκδοσης εισιτηρίων σε όλη τη σεζόν.

Δύο έως τρεις μήνες πριν: ανοίξτε τις πωλήσεις

• Τιμή early booking. Δώστε της ένα παράθυρο πώλησης που λήγει σε ημερομηνία της επιλογής σας, ώστε η κανονική τιμή να ισχύσει αυτόματα.
• Όριο ανά παραγγελία. Ορίστε μέγιστο αριθμό θέσεων ανά παραγγελία, ώστε μία εταιρεία να μην πάρει όλες τις θέσεις του πιο γεμάτου Σαββάτου.
• Ερώτηση μενού ανά καλεσμένο. Μια υποχρεωτική ερώτηση επιλογής με τα ορεκτικά και τα κυρίως πιάτα σας δίνει ακριβείς αριθμούς για κάθε βραδιά. Προσθέστε μια δεύτερη ερώτηση για αλλεργίες και διατροφικές προτιμήσεις.
• Τραπεζική μεταφορά. Πολλές εταιρείες πληρώνουν με έμβασμα. Όταν είναι ενεργοποιημένη, τα τραπεζικά σας στοιχεία αποστέλλονται μαζί με την κράτηση και οι θέσεις παραμένουν δεσμευμένες μέχρι τη λήξη της προθεσμίας πληρωμής.
• Εταιρικά στοιχεία. Οι υπεύθυνοι οργάνωσης συμπληρώνουν επωνυμία, διεύθυνση και ΑΦΜ στο checkout, ώστε το τιμολόγιο να βγαίνει σωστό με την πρώτη.
• Πρώτα οι παλιοί σας πελάτες. Στείλτε email στους περσινούς υπεύθυνους οργάνωσης πριν ξεκινήσετε τη διαφήμιση. Ένας κωδικός κουπονιού μπορεί να ξεκλειδώσει ένα κρυφό εισιτήριο early booking μόνο για εκείνους.

Τι χρειάζεται από εσάς ο υπεύθυνος οργάνωσης

Σκεφτείτε τον άνθρωπο στο λογιστήριο ή στο HR που του ζήτησαν να «κανονίσει το χριστουγεννιάτικο πάρτι». Χρειάζεται:

• Μία τιμή ανά άτομο που μπορεί να βάλει στον προϋπολογισμό, μαζί με το τι περιλαμβάνει
• Μία παραγγελία για όλη την ομάδα, όχι 14 ξεχωριστές πληρωμές
• Τιμολόγιο στο όνομα της εταιρείας
• Χρόνο για να μαζέψει ονόματα και επιλογές μενού, και σαφή προθεσμία για τον τελικό αριθμό ατόμων
• Μια επιβεβαίωση που μπορεί να προωθήσει στους συναδέλφους

Στο Event Ticket Hub, ο υπεύθυνος οργάνωσης κλείνει όλες τις θέσεις σε μία παραγγελία και συμπληρώνει την επιλογή μενού για κάθε εισιτήριο. Με τα ονομαστικά εισιτήρια, τα ονόματα μπορούν να αλλάξουν στη σελίδα της παραγγελίας μέχρι την προθεσμία που ορίζετε, κάτι χρήσιμο όταν κάποιος αρρωστήσει. Ο υπεύθυνος βρίσκει την κράτηση οποιαδήποτε στιγμή με τον αριθμό παραγγελίας και τη διεύθυνση email.

Έναν μήνα πριν: κρατήστε τους αριθμούς καθαρούς

• Παρακολουθείτε τις πωλήσεις ανά βραδιά και προωθήστε τις ήσυχες βραδιές στο μάρκετινγκ σας.
• Υπενθυμίστε στους υπεύθυνους οργάνωσης την προθεσμία για το μενού.
• Δώστε στην κουζίνα μια πρώτη καταμέτρηση ανά βραδιά και προγραμματίστε το προσωπικό με βάση τους πραγματικούς αριθμούς.
• Καταχωρίστε χειροκίνητα τις τηλεφωνικές κρατήσεις: δημιουργείτε εσείς την παραγγελία, εξοφλημένη ή με εκκρεμή πληρωμή, και τα εισιτήρια αποστέλλονται με email.

Ξεκινάτε αργά: η εκδοχή τεσσάρων εβδομάδων

Αν η πρώτη βραδιά πάρτι απέχει μόνο λίγες εβδομάδες, περιορίστε τη λίστα σε ό,τι προστατεύει τη βραδιά:

1. Δημοσιεύστε τις ημερομηνίες, το πακέτο και μία τιμή ανά άτομο. Παραλείψτε την τιμή early booking.
2. Κάντε τις ερωτήσεις μενού και αλλεργιών υποχρεωτικές ανά εισιτήριο από την πρώτη κράτηση.
3. Ορίστε την προθεσμία για το μενού περίπου δέκα ημέρες πριν από κάθε βραδιά και συμπεριλάβετέ τη στους όρους σας.
4. Τηλεφωνήστε εσείς στους περσινούς υπεύθυνους οργάνωσης και καταχωρίστε τις κρατήσεις τους ως χειροκίνητες παραγγελίες.
5. Συνδέστε τα κινητά της εισόδου πριν από την πρώτη βραδιά.

Οι βραδιές του πάρτι

• Πριν από κάθε βραδιά: εκτυπώστε τη λίστα συμμετεχόντων με τα εισιτήρια και τις επιλογές μενού ή εξαγάγετέ τη σε Excel για το πλάνο των τραπεζιών.
• Στην είσοδο: οι παρέες φτάνουν με λίγα λεπτά διαφορά. Η ομάδα σας σκανάρει τα εισιτήρια με τα κινητά της, κάνει αναζήτηση με το όνομα όταν κάποιος ξέχασε το δικό του και κάνει check-in σε ολόκληρη την παρέα με μία κίνηση.
• Μετά από κάθε βραδιά: η αναφορά πωλήσεων ανά ημερομηνία δείχνει ακαθάριστες πωλήσεις, επιστροφές χρημάτων και check-ins, ώστε να ξέρετε ποιες βραδιές αξίζει να επαναλάβετε.

Ιανουάριος: σχεδιάστε την επόμενη χρονιά

• Σημειώστε ποιες βραδιές έγιναν πρώτες sold out και ποιες χρειάστηκαν εκπτώσεις.
• Ρωτήστε μερικούς υπεύθυνους οργάνωσης τι έκανε την κράτηση εύκολη ή δύσκολη.
• Κρατήστε τα στοιχεία επικοινωνίας τους για τα μηνύματα της επόμενης χρονιάς. Αν οι Επαφές (Contacts) είναι στο workspace σας, οι αγοραστές από το Event Ticket Hub καταχωρίζονται εκεί χωρίς διπλοεγγραφές.

Η λίστα με μια ματιά

• Ημερομηνίες, χωρητικότητα, πακέτο και τιμή ανά βραδιά οριστικοποιημένα
• Όροι με προκαταβολή, προθεσμία και αλλαγές δημοσιευμένοι
• Όριο παραγγελίας ορισμένο, ερωτήσεις μενού και αλλεργιών υποχρεωτικές ανά εισιτήριο
• Τραπεζική μεταφορά και εταιρικά στοιχεία στο checkout ενεργοποιημένα
• Οι περσινοί υπεύθυνοι οργάνωσης ενημερωμένοι πρώτοι
• Λίστα συμμετεχόντων ανά βραδιά εκτυπωμένη για κουζίνα και σάλα
• Κινητά εισόδου συνδεδεμένα, αναζήτηση καλεσμένων έτοιμη

Συχνές ερωτήσεις

Τι πρέπει να περιλαμβάνει μια λίστα οργάνωσης χριστουγεννιάτικων πάρτι για έναν χώρο;
Ημερομηνίες και χωρητικότητα, μία τιμή ανά άτομο, γραπτούς όρους με προθεσμία για τον τελικό αριθμό ατόμων, ερωτήσεις μενού και αλλεργιών ανά καλεσμένο, τιμολόγηση για εταιρείες και ένα πλάνο για την είσοδο. Η παραπάνω λίστα ακολουθεί αυτή τη σειρά.

Να ζητήσω προκαταβολή ή εξόφληση;
Αυτό ανήκει στους όρους σας. Η εξόφληση κατά την κράτηση είναι το πιο απλό στη διαχείριση. Αν δέχεστε τραπεζική μεταφορά, οι θέσεις παραμένουν δεσμευμένες μέχρι τη λήξη της προθεσμίας πληρωμής.

Πώς συγκεντρώνω τις επιλογές μενού για μια παρέα 20 ατόμων;
Θέστε μια υποχρεωτική ερώτηση επιλογής ανά εισιτήριο. Ο υπεύθυνος οργάνωσης τη συμπληρώνει για κάθε συνάδελφο και εσείς παίρνετε ακριβείς αριθμούς ανά βραδιά αντί για ένα προωθημένο υπολογιστικό φύλλο.

Μπορεί μία εταιρεία να κλείσει ολόκληρη τη βραδιά;
Ναι, αλλά η αποκλειστική ενοικίαση είναι συνήθως ξεχωριστή συμφωνία. Αν οι εργαζόμενοί της πρέπει να επιλέξουν μόνοι τους το μενού, δημιουργήστε ξεχωριστή εκδήλωση που κοινοποιείται μόνο μέσω συνδέσμου.

Το KIMISUITE δεν παίρνει χρέωση ανά εισιτήριο, και η χρέωση γίνεται ανά workspace, όχι ανά χρήστη. Χρησιμοποιήστε τη δοκιμαστική περίοδο 14 ημερών για να ανεβάσετε online τις πρώτες βραδιές πάρτι και να δοκιμάσετε μόνοι σας μια κράτηση.

Πουλήστε τις χριστουγεννιάτικες βραδιές σας με το Event Ticket Hub