Процентът на разходите за труд е общият разход за персонал за даден период, разделен на приходите за същия период. Това е числото, което ви показва дали графикът ви на смените отговаря на продажбите. В тази статия ще разберете как да го изчислявате правилно, какво всъщност показват публикуваните бенчмаркове и как да го намалите, без гостите да чакат по-дълго.
Формулата, приложена правилно
Разходи за труд % = (брутни заплати + разходи на работодателя) / приходи x 100
Два детайла определят дали числото изобщо има смисъл:
- Разходите на работодателя трябва да са включени. Пенсионните и социалните осигуровки и данъците върху заплатите, които плащате отгоре на брутните заплати, са реален разход за труд. Ако ги изпуснете, процентът ви ще изглежда по-добре от банковата ви сметка.
- Заплатите и приходите трябва да обхващат един и същ период. Месец заплати срещу месец продажби, седмица срещу седмица.
Определете също веднъж какво се брои за труд и се придържайте към това: заедно с управителите на заплата и кухненския персонал, всяка седмица, по един и същ начин. Ако самите вие работите в заведението без заплата, процентът ви ще изглежда по-нисък от реалната цена за поддържането му.
Можете да приложите формулата с безплатния калкулатор за процент на разходите за труд. Въвеждате приходите, брутните заплати и процента на разходите на работодателя, а той показва общите разходи за труд, сумата на разходите на работодателя и процента на разходите за труд.
Какъв е здравословният процент на разходите за труд?
Няма едно-единствено правилно число. То зависи от стила на обслужване, от нивото на заплатите и осигуровките във вашата държава и от това доколко храната се приготвя от нулата или само се сглобява.
Бенчмарк с посочен източник и методология идва от САЩ. Изданието за 2025 г. на Restaurant Operations Data Abstract на National Restaurant Association обхваща анкета сред над 900 ресторантьори в САЩ за 2024 г. Заплатите и възнагражденията, включително придобивките, достигат следните медианни стойности:
| САЩ, данни за 2024 г. | Медианни разходи за труд като % от продажбите |
|---|---|
| Ресторанти с пълно обслужване, всички участници | 36.5% |
| Ресторанти с пълно обслужване с печалба преди данъци | 34.2% |
| Ресторанти с пълно обслужване на загуба | 42.9% |
| Заведения с ограничено обслужване, всички участници | 31.7% |
| Заведения с ограничено обслужване с печалба преди данъци | 30.0% |
| Заведения с ограничено обслужване на загуба | 34.1% |
Източник: National Restaurant Association, "Elevated labor costs had a significant impact on restaurant profitability in 2024", 8 октомври 2025 г.
Полезното тук е разликата. Ресторантите с пълно обслужване, които са на печалба, са с около 2 пункта под медианата, а тези на загуба – с над 6 пункта над нея. В бизнес с тесни маржове няколко пункта при разходите за труд често правят разликата.
Извън САЩ нивата на заплатите и осигуровките на работодателя се различават значително, затова приемайте тези данни като ориентир, а не като цел. Най-добрият бенчмарк е собственото ви число, проследявано всяка седмица и сравнявано със същата седмица на миналата година.
Калкулаторът оценява резултата ви спрямо фиксирани диапазони: под 25% – отличен, от 25 до 30% – здравословен, от 30 до 35% – за наблюдение, 35% и повече – извън безопасния диапазон. Тези диапазони са амбициозна цел. Медианата за печелившите ресторанти с пълно обслужване в САЩ по-горе, 34.2%, попада в диапазона за наблюдение, така че приемайте оценката като подсказка, а не като присъда.
Пример с изчисления
Един ресторант има следния месец:
- приходи: 60,000 EUR
- брутни заплати: 16,000 EUR
- разходи на работодателя: 20% от заплатите (примерна стойност; използвайте своята от последното изчисляване на заплатите)
Калкулаторът показва разходи на работодателя от 3,200 EUR, общи разходи за труд от 19,200 EUR и процент на разходите за труд от 32.0%.
Ето две промени, нито една от които не засяга обслужването в натоварените часове:
- Премахнете 30 часа празен ход. В графика имаше двама души от 15:00 до 17:00 в спокойните делнични дни, когато беше достатъчен един. При примерна ставка от 14 EUR на час това са 420 EUR по-малко за заплати. Общите разходи за труд падат до 18,696 EUR, а процентът – до 31.2%.
- Напълнете спокойна вечер. Оферта във вторник носи 2,500 EUR повече приходи на месец със същия екип на смяна. При първоначалните заплати разходите за труд стават 30.7%.
Двете заедно дават 29.9%. Ничие заплащане не е намалено, а екипът в петък и събота остава точно същият.
Как да намалите разходите за труд, без да жертвате обслужването
1. Планирайте спрямо гостите, а не по навик
Прегледайте броя гости или продажбите по часове за последните четири до осем седмици от вашата POS система или списъка с резервации. Изкушаващо е да копирате графика от миналия месец. Разминатите начални часове, например един сервитьор от 17:00 и втори от 18:30, често спестяват часове, без никой да се чувства претоварен в пиковия момент.
2. Пазете пика, съкращавайте периодите около него
Часовете, които ви струват скъпо, рядко са пълните. Това са бавният час след обяд, ранната вечер преди първите маси и дългото затваряне. Преместете подготовката, инвентаризацията и основното почистване в тези часове, за да са хората на смяна продуктивни, или приключвайте някои смени по-рано.
3. Обучавайте персонала за няколко позиции
Сервитьор, който може да поеме бара, или готвач, който може да покрива две позиции, ви позволява да планирате персонала спрямо реалния брой гости, а не спрямо най-лошия сценарий за всяка позиция.
4. Съкратете времето, което не е обслужване
Телефонни обаждания за резервации, пренаписване на дъската с менюто, ръчно въвеждане на промените в цените в печатното меню и на уебсайта: това е платено време, което гостите никога не виждат. Резервациите, които пристигат като заявки в един списък, и менюто, което променяте на едно място, връщат това време в салона.
5. Увеличете приходите в същите смени
Разходите за труд са съотношение. Запълването на спокойните смени с екипа, на който вече плащате, ги намалява също толкова сигурно, колкото съкращаването на часове. Преди да похарчите пари за кампания, проверете дали ще се изплати с калкулатора за ROI от ресторантски маркетинг, който отчита както първото, така и повторните посещения.
6. Следете и основните разходи (prime cost)
Основните разходи са разходите за храна плюс разходите за труд и двете се движат заедно. Меню, което изисква много подготовка, може да има ниски разходи за храна и високи разходи за труд. Проверете ястията с калкулатора за разходи за храна, преди да решите кое ястие да популяризирате.
7. Проверявайте числото всяка седмица
Разходите за труд растат постепенно: една допълнителна смяна тук, един час извънреден труд там. Седмичната проверка улавя отклонение от 1 пункт, преди да се превърне в цяло тримесечие.
Какво да не правите: да намалявате почасовото заплащане или да работите с недостиг на хора в пика. И двете спестяват пари за няколко седмици, а след това ви струват персонал, отзиви и редовни гости.
Как помага KIMISUITE
Restaurant Hub поема част от това време извън обслужването. Въвеждате всяко ястие веднъж и същите данни захранват QR менюто, печатното меню като PDF и уиджета с менюто на уебсайта ви, така че промяната на цена е една промяна вместо три. Гостите могат да заявят маса чрез уиджет за резервации на уебсайта ви. Заявката попада в един списък с резервации, където я одобрявате или отказвате с едно кликване, виждате вечерта върху план на масите и можете да получавате съобщение в Telegram за всяка нова резервация. Научете повече за резервациите на маси и защо менюто, въведено веднъж, спестява работа.
За планиране на смени и отчитане на работното време KIMISUITE разработва HRM Hub с шаблони за смени, график на смените и отчитане на влизане и излизане. В момента приложението е обявено като очаквано скоро.
Често задавани въпроси
Трябва ли бакшишите да се включват в разходите за труд?
Ако бакшишите отиват директно от гостите при персонала, не ги включвайте нито в приходите, нито в разходите за труд. Ако бакшишите или таксата за обслужване минават през ведомостта за заплати, попитайте счетоводителя си как се третират във вашата държава. Каквото и да изберете, прилагайте го по един и същ начин всяка седмица.
Винаги ли по-ниският процент на разходите за труд е по-добър?
Не. Много ниското число може да означава, че гостите чакат, персоналът прегаря и напуска или че самите вие работите неплатени смени. Стремете се към стабилно число, което отговаря на стила ви на обслужване и все пак носи печалба.
Какъв процент на разходите на работодателя да въведа?
Този от собствената ви ведомост за заплати: пенсионните и социалните осигуровки и данъците върху заплатите за сметка на работодателя като дял от брутните заплати. Той варира според държавата и договора, затова го вземете от последното изчисляване на заплатите или попитайте счетоводителя си.
