تشترك اجتماعات الفريق القصيرة والمفيدة في ثلاثة أمور: جدول أعمال مكتوب بوقت محدد لكل بند، ونهاية واضحة، ومُخرَج يتولّى أحدهم تنفيذه. أما التخطيط الواقعي للـ Sprint فيضيف أمرًا رابعًا: أن يلتزم الفريق بما تقول الـ Sprints الأخيرة إنه قادر على إنجازه، مع مراعاة من هو متاح فعلًا، لا بما يأمل أن ينجزه.
لا تبدأ معظم الفرق باجتماعات طويلة، بل تنزلق إليها تدريجيًا: يتحوّل الـ Standup إلى تقرير حالة، وتُحلّ المشكلات وسط الحلقة بينما ينتظر ستة أشخاص، ويصبح التخطيط مفاوضةً يفوز فيها التقدير الأكثر تفاؤلًا. يستعرض هذا الدليل الحلول في أربع خطوات، باستخدام أربع أدوات مجانية على kimisuite.com، ولا تحتاج أيٌّ منها إلى حساب.
الخطوة 1: اكتب جدول الأعمال قبل إرسال الدعوة
يضم Meeting Agenda Generator ستة قوالب: Standup يومي، وSprint Retrospective، واجتماع عام للشركة، واجتماع فردي 1:1، ومكالمة استكشاف مبيعات، وانطلاق مشروع. تُدخل العنوان ومدة الاجتماع واسم الميسّر، ثم تنسخ النتيجة أو تنزّلها بصيغة Markdown.
يبدو قالب الـ Standup هكذا:
- الأمس: الإنجازات والعوائق (5 دقائق)
- اليوم: الأولويات (5 دقائق)
- العوائق والطلبات (5 دقائق)
- شيء واحد لا يعرفه أحد (جولة مدتها دقيقة واحدة)
أما قالب الـ Retrospective فمدته 42 دقيقة: تهيئة الأجواء (5)، وما نجح (10)، وما لم ينجح (10)، وبنود عمل ملموسة ولها مسؤول وموعد محدد (15)، وقياس سريع لمستوى الطاقة من 1 إلى 5 (2).
تفصيل يستحق المعرفة: أوقات الأقسام ثابتة في كل قالب. تظهر المدة التي تكتبها في الترويسة، لكن الأقسام لا يُعاد توزيعها تلقائيًا. فإذا كانت مدة الـ Retro لديك 30 دقيقة، فاختصر الأقسام يدويًا قبل إرسال الدعوة. وهذا التعديل هو بيت القصيد: أن تقرّر مسبقًا ما الذي سيحصل على وقت أقل.
الخطوة 2: لا تتجاوز بالـ Standup مدة 15 دقيقة
يصف دليل Scrum (إصدار نوفمبر 2020، scrumguides.org) الـ Daily Scrum بأنه "حدث مدته 15 دقيقة للمطوّرين"، يُعقد "في الوقت والمكان نفسيهما في كل يوم عمل من أيام الـ Sprint". والغرض منه فحص التقدّم نحو هدف الـ Sprint وتكييف الخطة للعمل القادم.
ويقول الدليل نفسه أيضًا إن المطوّرين "يمكنهم اختيار أي هيكل وأساليب يريدونها". فالأسئلة الثلاثة الكلاسيكية عادة وليست قاعدة. وإذا تحوّل سؤال "ماذا فعلت بالأمس؟" إلى سرد مملّ، فغيّر السؤال.
وهنا يفيدك Standup Question Generator، إذ يختار من 1 إلى 10 أسئلة عشوائية من أحد أربعة بنوك: كسر الجليد، والـ Retrospective، والأسئلة العميقة، والأسئلة الطريفة. افتتح الـ Standup بسؤال لكسر الجليد مرة في الأسبوع، أو اطرح في الـ Retrospective أسئلة مثل "أين أضعت أكبر قدر من الوقت؟" أو "ما الذي يجب أن نتوقف عن فعله؟".
الخطوة 3: قدّر حجم القصص قبل التخطيط
يصبح التخطيط أسرع حين تكون القصص مقدّرة الحجم مسبقًا. يُعدّ Story Point Estimator نسخة فردية من Planning Poker. تختار متتالية فيبوناتشي (1، 2، 3، 5، 8، 13، 21، 40، 100) أو مقاسات القمصان (من XS إلى XXL، إضافة إلى "?")، ثم تكتب القصة وتختار بطاقة وتحدد مستوى ثقتك: منخفض أو متوسط أو مرتفع. تُضاف التقديرات إلى قائمة متجددة مع مجموع النقاط.
الجزء المفيد حقًا هو الإرشاد أسفل كل بطاقة. فالبطاقة 13 تعرض "كبيرة · قسّمها قبل الالتزام بها"، والبطاقة 21 "كبيرة جدًا · قسّمها إلى قصص أصغر"، أما "?" فتعني أنك تحتاج إلى مزيد من المعلومات قبل التقدير. وإذا وجدت نفسك تختار 13 أو أكثر، فالقصة ليست جاهزة للـ Sprint.
التقديرات الفردية مجرد نقطة انطلاق. ولا يزال على الفريق مناقشتها، لأن الشخص وحده يغفل عمّا يعرفه الآخرون.
الخطوة 4: توقّع حجم الـ Sprint بناءً على سرعة فريقك
لا يذكر دليل Scrum السرعة (Velocity) ولا الـ Story Points، لكنه يقول إنه كلما عرف المطوّرون أكثر عن "أدائهم السابق، وطاقتهم القادمة، وتعريف الإنجاز (Definition of Done) لديهم، زادت ثقتهم في توقعات الـ Sprint". والسرعة، أي عدد النقاط التي أنجزها الفريق في كل Sprint، إحدى الطرق الشائعة لقياس ذلك.
يأخذ Sprint Velocity Calculator آخر ثلاثة Sprints لديك وطاقتك للـ Sprint التالي بالنسبة المئوية، ويعرض:
- المتوسط للـ Sprints الثلاثة
- الاتجاه: صاعد إذا زاد الـ Sprint الأخير بأكثر من 10 بالمئة عن الذي قبله، وهابط إذا قلّ عنه بأكثر من 10 بالمئة، وإلا فهو مستقر
- التوقّع: المتوسط مضروبًا في طاقتك
- عدد الـ Sprints اللازمة لإنجاز 50 نقطة وفق ذلك التوقّع
مثال تطبيقي
أنجز فريق من خمسة أشخاص 24 و31 و27 نقطة في آخر ثلاثة Sprints. وسيكون أحدهم في إجازة طوال الـ Sprint القادم، لذا فالطاقة 80 بالمئة.
- المتوسط: (24 + 31 + 27) / 3 = 27.3 نقطة
- الاتجاه: 27 أقل من 31 بأكثر من 10 بالمئة، لذا تعرض الحاسبة "اتجاه هابط — تحقّق من العوائق"
- التوقّع: 27.3 x 0.8 = 21.8 نقطة
- عدد الـ Sprints لإنجاز 50 نقطة: 50 / 21.8 = 2.3، تُقرّب إلى 3
خذ الآن القصص المقدّرة من الخطوة 3: 8 و5 و5 و3 و2 نقاط، بمجموع 23. وهذا أكثر من التوقّع البالغ 21.8. فالخطة الصادقة هي 8 + 5 + 5 + 3 = 21 نقطة، على أن تكون القصة ذات النقطتين أول ما يُسحب إذا أنهى الفريق عمله مبكرًا.
يقارن الاتجاه بين آخر Sprintين فقط، لذا يكفي Sprint واحد صعب لإظهار اتجاه "هابط". اسأل في الـ Retrospective عمّا اعترض طريقكم قبل أن تعدّه مشكلة. ولا تقارن السرعة بين الفرق أبدًا: فالنقاط تعني شيئًا مختلفًا لدى كل فريق.
أين يأتي دور KIMISUITE
تعمل الأدوات بشكل مستقل. لكن إذا أردت الاجتماعات ولوحة الـ Sprint في مكان واحد، فإن تطبيقين من KIMISUITE يغطيان الخطوات السابقة.
Meeting Hub يدير اجتماعات فيديو ينضم إليها الضيوف عبر المتصفح برابط. وعند جدولة اجتماع، يمكنك لصق جدول الأعمال في وصفه. وخلال المكالمة، تضم قائمة الأدوات مؤقّتًا (1 أو 5 أو 10 أو 15 أو 30 دقيقة أو مدة مخصصة) يراه الجميع ويتحوّل إلى اللون الأحمر عند 0:00. كما يساعد استطلاع بخيارين أو أكثر فريق الـ Retro على تحديد الإجراء الذي يبدأ به. وبعد الاجتماع، يمكن تنزيل النص المكتوب للاجتماع في جميع الخطط، وفي خطتي Pro وEnterprise يعرض ملخص بالذكاء الاصطناعي بنود العمل مع المسؤول والموعد، إلى جانب القرارات المتخذة.
Task Hub يحتضن الـ Sprint نفسه. ينشئ قالب Engineering Sprint فيه القوائم والتصنيفات وبطاقات نموذجية للوحة جديدة. وفي خطة Grow وما فوقها، يمكنك إضافة حقول مخصصة مثل حقل رقمي، وتحديد الاعتماديات، لتعرض البطاقة ما تعيقه أو ما يعيقها. وفي خطة Business، يستطيع AI Task تحويل ملخص اجتماع منتهٍ في Meeting Hub ونصّه المكتوب إلى بطاقات مقترحة تراجعها قبل إنشائها. تعرّف على المزيد في Task Hub: من ملاحظة صوتية إلى لوحة مهام.
يعمل التطبيقان ضمن مساحة عمل KIMISUITE نفسها، ويُحتسب السعر لكل مساحة عمل لا لكل مستخدم. ولمعرفة ما يعنيه ذلك لفريقك، اطّلع على التسعير لكل مساحة عمل لا لكل مستخدم. ويأتي كل تطبيق مع فترة تجريبية مدتها 14 يومًا.
الأسئلة الشائعة
ماذا لو استمر الـ Standup لدينا في تجاوز 15 دقيقة؟
أخرِج حل المشكلات منه. فحين يحتاج موضوع ما إلى أكثر من دقيقة، سمِّه، وحدّد الشخصين اللذين يحتاجان إلى مناقشته، ودعهما يجتمعان مباشرة بعد الـ Standup.
هل علينا استخدام أسئلة الـ Standup الثلاثة؟
لا. يتيح دليل Scrum لعام 2020 للمطوّرين اختيار الهيكل، ما دام الاجتماع يفحص التقدّم نحو هدف الـ Sprint ويكيّف الخطة. وطرح سؤال مختلف كل أسبوع يمنع الجولة من التحوّل إلى تقرير.
كم Sprint أحتاج لحساب السرعة؟
يستخدم Sprint Velocity Calculator آخر ثلاثة Sprints. فالعدد الأقل يعطي متوسطًا متذبذبًا، والـ Sprints القديمة جدًا تصف فريقًا ربما تغيّر منذ ذلك الحين.
ما الطاقة التي يجب إدخالها عندما يغيب أحدهم عن جزء من الـ Sprint؟
قدّر نسبة أيام عمل الفريق المتاحة فعلًا. ففي فريق من خمسة أشخاص، غياب شخص واحد طوال الـ Sprint يعني 80 بالمئة. وغياب شخص واحد ثلاثة أيام من Sprint مدته عشرة أيام يعني 47 من أصل 50 يوم عمل، أي نحو 94 بالمئة.
