En 30-minuters veckosynk för sex personer, med en snittlön på 42 000 €, kostar cirka 70 € varje gång den hålls och ungefär 3 360 € över 48 arbetsveckor. I många småföretag finns en stor del av det mötet av en enda anledning: informationen teamet behöver ligger i nio olika verktyg, och mötet är platsen där den sätts ihop igen.
Det är den mindre synliga sidan av hur små team betalar för programvara. Den synliga sidan är prenumerationerna. Det här inlägget tittar på båda, med ett genomräknat exempel, och är ärligt om var en enda arbetsyta hjälper och var den inte gör det.
Hur mötessiffran beräknas
Siffran ovan kommer från möteskostnadskalkylatorn. Metoden är enkel:
| Indata | Värde |
|---|---|
| Deltagare | 6 |
| Genomsnittlig årslön | 42 000 € |
| Arbetstimmar per år | 1 800 (cirka 225 dagar à 8 timmar) |
| Timkostnad per person | 42 000 € / 1 800 = 23,33 € |
| Möteslängd | 30 minuter |
| Kostnad per möte | 6 × 0,5 h × 23,33 € = 70 € |
| Per år (48 veckor) | 3 360 € |
Detta räknar bara lön, inte det arbete som inte blir gjort medan folk sitter i mötet. Alla veckosynkar är förstås inte slöseri. Men om hälften av tiden går åt till att fråga "var finns den senaste versionen", "har kunden bekräftat" eller "vem har siffran", är den halvan en kostnad för fragmenterade verktyg.
Den typiska verktygsuppsättningen för ett sexpersonsföretag
Ta ett exempel: en liten inredningsstudio med sex personer. Genom åren har den samlat på sig ett verktyg per behov:
| Behov | Verktygstyp | Prismodell (typisk) |
|---|---|---|
| Kunder och fakturor | CRM- eller faktureringsprogram | Per användare |
| Onlinebokningar | Bokningsverktyg | Per användare eller per kalender |
| Projekt och uppgifter | Uppgiftstavla | Per användare |
| Videosamtal | Mötesprogram | Per värd eller per användare |
| E-postsignaturer | Signaturverktyg | Per användare |
| Delad kalender | Kalendertjänst | Ofta en del av ett e-postpaket |
| Delade kontakter | Adressbok | Ofta en del av ett e-postpaket |
| Anteckningar | Anteckningsapp | Gratis eller per användare |
| Att göra-listor | Att göra-app | Gratis eller per användare |
Nio verktyg, nio inloggningar, nio uppsättningar villkor och i de flesta fall nio förnyelsedatum.
Vad nio prenumerationer egentligen kostar
Själva prenumerationerna
Pris per användare multipliceras. Som illustration använder vi ett antagande, inte priset på någon verklig produkt: anta att fem av de nio verktygen är betalda och i snitt kostar 10 € per användare och månad, och att fyra körs på gratisplaner.
- 5 verktyg × 6 användare × 10 € = 300 € per månad, eller 3 600 € per år
- Anställ en sjunde person: 350 € per månad, utan någon ny funktion
Dina egna siffror kommer att skilja sig. Poängen är strukturen: varje verktyg som tar betalt per användare höjer räkningen vid varje nyanställning.
Kostnaderna som inte syns på någon faktura
- Administration. Nio fakturor i månaden betyder 108 kvitton per år att arkivera, kontrollera och bokföra.
- Onboarding och offboarding. En ny kollega behöver nio konton. Någon som slutar måste tas bort från nio verktyg, och det som glöms bort innehåller fortfarande kunddata.
- Dubblerad data. Samma kund finns i CRM:et, bokningsverktyget, uppgiftstavlan och någons telefon, var och en med ett lite annorlunda telefonnummer.
- Koordinering. Veckosynken som syr ihop allt, prissatt ovan till 3 360 € per år.
Alternativet: en arbetsyta, flera appar
I KIMISUITE är modellen annorlunda: arbetsytan är gratis, och du lägger till de appar du behöver i den. Faktureringen sker per arbetsyta, inte per användare, och 10 medlemmar ingår från den första betalda appen.
För inredningsstudion ser samma behov ut så här (per september 2026, EUR per månad, ingångsplaner):
| Behov | KIMISUITE-app | Från |
|---|---|---|
| Kunder och fakturor | CRM Business Hub | 29,90 € |
| Onlinebokningar | Service Manager | 9,90 € |
| Projekt och uppgifter | Task Hub | 8,90 € |
| Videosamtal | Meeting Hub | 9,90 € |
| E-postsignaturer | Email Signature | 4,90 € |
| Delad kalender | Calendar | gratis |
| Delade kontakter | Contacts | gratis |
| Anteckningar | Notes | gratis |
| Att göra-listor | ToDo | gratis |
| Totalt för 6 personer | från 63,50 € |
Den sjunde, åttonde och tionde anställda kostar inget extra. Från den elfte medlemmen lägger arbetsytan till nivån Grow (upp till 20 medlemmar) från 11,90 € per månad, en gång för hela arbetsytan och inte en gång per app.
Utöver priset är den praktiska skillnaden att apparna delar en arbetsyta: en inloggning, en teamlista, ett ställe där ägaren bestämmer vilka appar som är aktiva. Uppgifter med en deadline från ToDo visas i kalendern, och den delade adressboken når varje telefon via CardDAV. Vi beskrev de fyra gratisapparna i den kostnadsfria kärnan i varje arbetsyta.
Där jämförelsen är mindre tydlig
En rättvis jämförelse måste inkludera de fall där en uppsättning enskilda verktyg, eller en annan typ av paket, passar bättre.
- Du betalar redan för ett e-postpaket. Om ditt kontorspaket innehåller kalender, kontakter och videosamtal kostar de raderna dig inget extra idag. De kostnadsfria KIMISUITE-apparna sparar dig inga pengar där. Jämförelsen handlar då om de återstående specialistverktygen.
- Ingångsplaner har gränser. Priserna ovan är ingångsplanerna. Om du behöver funktioner från en större plan går app-priset upp, oberoende av teamstorlek.
- Ett specialistverktyg kan vara djupare. En produkt som bara gör en sak, till exempel bara videomöten eller bara projekthantering, kan erbjuda mer inom just det området. Om en funktion står i centrum för din verksamhet, testa den noga.
- Allt-i-ett till fast pris. Vissa produkter paketerar många funktioner till ett fast pris. Om du verkligen använder alla kan det vara enklare att budgetera än att lägga till appar en efter en. KIMISUITE fungerar tvärtom: du betalar bara för de appar du använder, vilket passar team som behöver fyra eller fem funktioner, inte alla.
- Byte har en kostnad. Att flytta kunder, öppna fakturor och bokningar tar tid. Planera det; gör det inte mitt i din mest hektiska månad.
- Mycket små team. En enskild person som använder ett eller två verktyg med låga per-användarpriser kan betala mindre än en apps ingångsplan.
En enda arbetsyta är inte automatiskt billigare. Den tenderar att löna sig när teamet växer, när flera personer behöver verklig åtkomst och när samma kunddata annars skulle finnas i flera verktyg.
Så bestämmer du för ditt eget företag
En timme med ett kalkylblad räcker:
- Lista varje verktyg du betalar för, inklusive de någon betalar för privat.
- Notera prismodellen för varje: per användare, per värd, fast, gratisplan.
- Räkna verkliga användare per verktyg, inte köpta licenser.
- Markera överlapp: var finns samma kund, kontakt eller bokning två gånger?
- Prissätt koordineringen: lägg in din veckosynk i möteskostnadskalkylatorn.
- Bygg alternativet: vilka appar skulle täcka samma behov, och på vilken plan?
- Lägg till bytet: hur många timmar skulle flytten ta, och när är en lugn månad?
Om resultatet är jämnt är den avgörande faktorn oftast inte priset utan antalet ställen ditt team måste titta på.
Räkna med dina egna siffror
De aktuella priserna för varje app och medlemsnivåerna finns på KIMISUITEs prissida, i din valuta. Gratisapparna finns där från start, och varje betald app har en testperiod: Säg upp när som helst · Ingen bindningstid · 14 dagar gratis.
