En tom bokningstid kostar dig hela värdet av bokningen som borde ha fyllt den: vid 40 bokningar i veckan, ett snitt på 80 € och en andel uteblivna besök på 10 % blir det 320 € i veckan och 16 640 € per år i intäkter som aldrig kommer in.
De flesta ägare vet att uteblivna besök är irriterande. Få har någonsin satt en siffra på dem, eftersom ett enskilt missat besök aldrig ser dyrt ut. Det är en lucka en eftermiddag. Kostnaden blir synlig först när du multiplicerar den med veckorna på ett år.
Det här inlägget gör den multiplikationen steg för steg, anger antagandena bakom den och tittar sedan på vad som faktiskt får siffran att sjunka.
Beräkningen, steg för steg
Kalkylatorn för uteblivna besök använder fyra indata och en enkel kedja av multiplikationer. Här är den med sina standardvärden, som beskriver en typisk liten mottagning eller studio:
| Indata | Exempelvärde |
|---|---|
| Bokningar per vecka | 40 |
| Genomsnittligt bokningsvärde | 80 € |
| Andel uteblivna besök | 10 % |
| Realistisk minskning med påminnelser | 50 % |
Och resultaten:
| Resultat | Formel | Exempel |
|---|---|---|
| Förlust per vecka | 40 × 80 € × 10 % | 320 € |
| Förlust per månad | 320 € × 4,33 | 1 385,60 € |
| Förlust per år | 320 € × 52 | 16 640 € |
| Möjligt att återvinna | 16 640 € × 50 % | 8 320 € |
Fyra uteblivna besök i veckan. Det är hela indatan. Det känns inte som ett problem någon enskild dag, vilket är precis därför det överlever i åratal.
Antagandena bakom siffrorna
Varje beräkning har antaganden. Det här är de som är värda att känna till:
- Intäkt, inte vinst. Kalkylatorn räknar bokningsvärdet du inte fick in. Vad det betyder för din marginal diskuteras nedan.
- En månad är 4,33 veckor. Det är 52 veckor delat med 12, så månadssiffran är ett genomsnitt, inte en kalendermånad.
- 52 arbetsveckor. Om du stänger fyra veckor om året, multiplicera med 48 i stället. Med exempelvärdena blir det 15 360 €.
- En konstant andel. Verkliga uteblivandefrekvenser varierar med säsong, veckodag och hur långt i förväg folk bokar. De 10 % är ett genomsnitt över allt detta.
- Minskningen är en uppskattning. De 50 % på sista raden är ett indata du väljer, inte ett löfte. Kalkylatorn föreslår ett intervall på 30 till 60 % för automatiska påminnelser. Använd den lägre siffran om du vill ha en siffra du kan försvara.
Hur känslig siffran är
Årsförlusten skalas linjärt med varje indata. Fördubbla andelen, fördubbla förlusten. Den här tabellen behåller 40 bokningar i veckan och ändrar de andra två indata:
| Andel uteblivna | 50 € i snitt | 80 € i snitt | 120 € i snitt |
|---|---|---|---|
| 5 % | 5 200 € | 8 320 € | 12 480 € |
| 10 % | 10 400 € | 16 640 € | 24 960 € |
| 15 % | 15 600 € | 24 960 € | 37 440 € |
Två saker följer av den här tabellen. För det första känner en verksamhet med höga bokningsvärden även en låg andel: en klinik på 120 € och 5 % förlorar mer än en nagelstudio på 50 € och 10 %. För det andra är varje procentenhet du tar bort värd lika mycket, oavsett om du börjar på 15 % eller 6 %. Det finns ingen punkt där det slutar löna sig att minska uteblivna besök.
Varför förlorad intäkt är nära förlorad vinst
En rimlig invändning: om kunden inte kommer sparar du också något. Det stämmer, men mindre än folk förväntar sig. Titta på vad en bokad timme faktiskt består av:
| Kostnad för tiden | Betalas ändå när kunden inte dyker upp? |
|---|---|
| Hyra för rummet eller stolen | Ja |
| Lön till personen som var bokad | Ja, de var på jobbet |
| Förberedelser (iordningställt rum, utrustning redo) | Ja, det gjordes i förväg |
| Programvara, försäkring, el och vatten | Ja |
| Förbrukningsmaterial (olja, lack, engångsskydd) | Mestadels sparat |
För en tjänsteverksamhet är nästan alla kostnader fasta för dagen. Det enda ett uteblivet besök sparar är materialet som inte användes. Så för en massage på 80 € med kanske 3 € i olja och linne är den förlorade intäkten och den förlorade vinsten nästan samma siffra. Det är det obekväma: ett uteblivet besök slår oftast rakt igenom på resultatet.
Vad kalkylatorn utelämnar
Formeln är medvetet konservativ. Tre kostnader finns inte med i den:
Kunden du tackade nej till. En tid som var bokad kunde inte erbjudas någon annan. Om någon frågade efter torsdag klockan fyra och fick höra "fullbokat", förlorade du också den bokningen, och möjligen kunden.
Arbetet runt luckan. Någon ringer den uteblivna kunden, väntar tio minuter för att vara säker, flyttar fram nästa besök om möjligt och uppdaterar journalen. En hektisk dag är det femton minuter ingen planerade.
Den sena avbokningen. En avbokning två timmar före besöket är, för ditt schema, nästan samma sak som ett uteblivet besök: tiden är för nära för att fyllas. Många verksamheter räknar dessa separat och underskattar då problemet. Om du vill ha en realistisk siffra, lägg till sena avbokningar i andelen uteblivna besök innan du anger den.
Var uteblivna besök kommer ifrån
Den goda nyheten är att uteblivna besök inte är slumpmässiga. De kommer från en kort lista orsaker, och var och en har en matchande åtgärd:
| Orsak | Så ser det ut | Vad som hjälper |
|---|---|---|
| Kunden glömde | Bokade för tre veckor sedan, tänkte aldrig på det igen | En skriftlig bekräftelse och en påminnelse |
| Bokade per telefon, inget skriftligt | Tiden fanns bara i kundens minne | Bekräftelse via e-post för varje bokning, även telefonbokningar |
| Bokade för långt i förväg | Planerna ändrades, det kändes pinsamt att avboka | Ett bokningsfönster som begränsar hur långt i förväg folk kan boka |
| Bokade för sent för att planera | Samma dag, sedan kom något emellan | En minimitid före ett besök |
| Otydliga regler | Kunden visste inte att ett missat besök spelar roll | En synlig avbokningspolicy som kunden godkänner före bokningen |
| Inget på spel | Fritt att boka, fritt att hoppa över | Förskottsbetalning eller deposition för långa eller dyra tjänster |
Lägg märke till att de flesta åtgärderna handlar om information, inte påtryckning. En kund som vet när, var och under vilka villkor de förväntas dyka upp tenderar att komma mer tillförlitligt än en som bokade på impuls för tre veckor sedan.
Mät din verkliga andel först
Innan du ändrar något, ta reda på din faktiska siffra. Det låter självklart, men i många verksamheter registreras ett uteblivet besök som "avbokat", eller inte alls, och andelen är en känsla snarare än en siffra.
En enkel regel löser detta: varje besök slutar i ett av tre tillstånd. Genomfört, avbokat eller uteblivet. Inget lämnas öppet. Efter fyra veckor har du en andel du kan lägga in i kalkylatorn, och efter den första förändringen kan du se om den rörde sig.
Om din andel visar sig vara 3 % är ditt problem litet och din tid gör bättre nytta någon annanstans. Om den är 12 % berättar tabellen ovan vad det är värt att åtgärda den.
Hur Service Manager hanterar uteblivna besök
I Service Manager är ett uteblivet besök en status, inte en anteckning. Från bokningslistan eller själva bokningen markerar du ett besök som genomfört, uteblivet eller avbokat med ett klick. Dashboarden räknar dessa till en uteblivandefrekvens för idag, de senaste 7 dagarna eller de senaste 30 dagarna, bredvid bokningar, förväntade intäkter och nya kontakter. Det ger dig siffran kalkylatorn behöver, utan ett kalkylblad.
Orsakerna från tabellen ovan motsvaras av inställningar du redan har:
- Skriftlig bekräftelse. Service Manager skickar e-post vid sex tillfällen: bokning skapad, bekräftad, avbokad, genomförd, ombokad och markerad som utebliven. Det finns en version för kunden och en för ditt kontor, och kunderna får språket de bokade på. Du skriver texten själv, med platshållare för datum, tid, tjänst och bokningsnummer.
- Tydliga regler. En avbokningspolicy är länkad på bokningssidan, och när villkor och integritetspolicy är påslagna kryssar kunden i båda innan bokningen går igenom.
- Rimliga gränser. En minimitid och ett bokningsfönster avgör hur kortsiktigt och hur långt i förväg kunder kan boka online.
- En andra titt. Med autobekräftelse avstängd kommer nya onlinebokningar in som förfrågningar och väntar på dashboarden tills du bekräftar dem.
- Pengar på spel. För långa eller dyra tjänster låter betalningstillägg kunder betala online när de bokar, via Stripe. Betala vid ankomst är fortfarande ett alternativ.
Om du fortfarande funderar på hur tjänster, rum och arbetstider passar ihop täcker vår guide till onlinebokning av besök grunderna.
Börja med din egen siffra
Lägg in dina bokningar, ditt genomsnittliga värde och din ärliga andel uteblivna besök i kalkylatorn. Om årssiffran är större än vad du betalar för programvaran som skulle hjälpa dig att minska den, är beslutet enkelt.
Du kan konfigurera Service Manager i din arbetsyta och följa din uteblivandefrekvens från första veckan. Säg upp när som helst · Ingen bindningstid · 14 dagar gratis.
