Novogodišnja gala večera: kako je restorani i hoteli planiraju i prodaju

Novogodišnja gala večera je jedina noć koju restoran ili hotel prodaje kao kompletan paket: mesto za stolom, fiksni meni, piće, muzika i odbrojavanje u ponoć, sve po jednoj ceni plaćenoj unapred. Planirajte je kao mali događaj, a ne kao užurbanu subotu: nekoliko odluka koje donesete sada odlučuje o tome da li će sala 31. decembra biti puna i da li će ta noć doneti zaradu.

Evo ih redosledom kojim su vam potrebne, uz konkretan primer obračuna cene. Ako ovo čitate krajem oktobra ili u novembru, još ima vremena; vremenski plan se računa unazad od same noći.

Prvo odlučite o formatu

Većina objekata se opredeli za jedan od tri formata:

• Samo večera. Dugačak fiksni meni, kući posle ponoći. Jednostavno za organizaciju, ograničeno brojem mesta.
• Večera i ples. Gala večera, zatim se stolovi pomere, a bend ili DJ svira do kasno. Uobičajen izbor za hotele i veće restorane.
• Večera i ulaznice samo za žurku. Gosti na večeri sedaju prvi; od otprilike 22:30 ili 23 h stiže druga grupa samo na žurku. Tako se sala ponovo popuni kada kuhinja završi.

Format određuje vrste ulaznica: ulaznica za večeru i kasnija ulaznica za žurku su dva proizvoda sa dve cene, pa se niko ne pojavi u 20 h sa ulaznicom za žurku.

Izračunajte koliko mesto mora da košta

Gala ulaznica nosi dve vrste troškova:

• Fiksni troškovi za tu noć: bend ili DJ, dekoracija i cveće, dodatno osoblje, obezbeđenje, penušavo vino u ponoć.
• Troškovi po gostu: meni, paket pića, piće dobrodošlice, kasna užina.

Primer za salu sa 20 stolova po deset mesta. Fiksni troškovi iznose 4.500 EUR (bend 2.000, DJ posle ponoći 600, dekoracija 700, dodatno osoblje 1.200). Hrana i piće koštaju 60 EUR po gostu. Planirate da prodate 90 % od 200 mesta, odnosno 180 gostiju, uz 3 % naknade za plaćanje.

• Svaki gost pokriva 4.500 / 180 = 25 EUR fiksnih troškova plus 60 EUR za hranu i piće: 85 EUR.
• Posle 3 % naknade za plaćanje ostaje vam 97 centi od svakog evra, pa je cena na pragu rentabilnosti 85 / 0,97 = 87,63 EUR.
• Ako želite da vam noć donese 3.000 EUR, cena raste na 104,81 EUR.
• Uz planiranu cenu od 120 EUR, troškove pokrivate posle 80 ulaznica, odnosno 40 % sale.

PDV je ovde izostavljen kako bi računica ostala pregledna. U kalkulatoru cene ulaznica za događaje dodajte stopu PDV-a koja važi za vaše ulaznice (pitajte svog poreskog savetnika) i stvarnu naknadu za plaćanje, i rezultat će se prilagoditi.

U najskupljoj noći u godini za ulaznice, procentualna naknada po ulaznici boli više nego inače; kalkulator naknada za ulaznice pokazuje koliko naknade iznose za vaš broj gostiju.

Mesta ili celi stolovi?

Novogodišnju noć rezervišu parovi i grupe prijatelja, a malo ko želi da deli sto za deset osoba sa nepoznatima. Tri opcije:

1. Prodaja po mestu. Najfleksibilnije, ali na kraju imate stolove sa po tri, četiri i tri osobe koje morate da kombinujete.
2. Prodaja celih stolova. Lako za planiranje, ali par ne može da rezerviše.
3. Oboje, uz minimum. Veliki stolovi se prodaju celi ili po mestu uz minimalan broj mesta po rezervaciji, a nekoliko stolova za dvoje ostaje u planu za parove.

U Event Ticket Hub, aplikaciji za prodaju ulaznica u okviru KIMISUITE, salu crtate pomoću šablona za restoran sa okruglim ili kvadratnim stolovima. Za svaki sto odlučujete da li se prodaje po mestu, kao ceo sto ili oboje, uz minimalnu rezervaciju, a gosti sami biraju sto u planu. Više o crtanju sale pročitajte u tekstu rezervisana mesta onlajn.

Izbor menija i posebni zahtevi u ishrani

Fiksni meni za 180 gostiju zahteva tačne brojke. Prikupite ih prilikom rezervacije, a ne telefonom krajem decembra:

• jedno obavezno pitanje po ulaznici o alergijama i načinu ishrane
• pitanje sa izborom ako nudite izbor glavnog jela
• jasan rok nakon kog je meni konačan

U Event Ticket Hub pitanja pri rezervaciji mogu da se postave po porudžbini ili po ulaznici i da budu obavezna. Odgovori se prikazuju u porudžbini i na spisku gostiju, koji štampate ili izvozite u Excel za kuhinju.

Paket pića ili parking mesto mogu da se dodaju kao dodatak tokom rezervacije. Dodaci se nikada ne prodaju zasebno, tako da niko ne ostane sa parkingom, a bez večere.

Vremenski plan koji i dalje funkcioniše

• Osam do deset nedelja ranije: odredite format i cenu, nacrtajte salu, otvorite prodaju. Ako ima vremena za cenu za ranu rezervaciju, dajte toj ulaznici poseban period prodaje kako bi redovna cena automatski stupila na snagu, ili neka cena poraste nakon određenog broja prodatih ulaznica.
• Šest do osam nedelja ranije: prvo obavestite stalne goste. Vaučer kod može da otključa skrivenu ulaznicu koju vide samo oni ili gosti vašeg hotela.
• Tri nedelje ranije: zatvorite izbor menija, pošaljite kuhinji brojke, isplanirajte osoblje.
• Poslednja nedelja: telefonske rezervacije unosite ručno. Event Ticket Hub vam omogućava da sami kreirate porudžbinu, označenu kao plaćenu ili sa otvorenim plaćanjem, a ulaznice odmah stižu imejlom.
• 31. decembar: prijavljujte goste telefonima, prodajte poslednje ulaznice za žurku na ulazu.

Plaćanje i otkazivanja

Sa Event Ticket Hub gosti plaćaju preko vašeg Stripe, PayPal ili Bankart naloga ili uplatom na račun, tako da novac ide direktno na vaš račun. KIMISUITE ne naplaćuje naknadu po ulaznici. Ako dodate sopstvenu naknadu za rezervaciju, ona je uvek uključena u cenu koju gosti vide.

Firme koje rezervišu sto unose podatke o firmi za račun prilikom plaćanja. Ako plaćaju uplatom na račun, vaši bankovni podaci se šalju uz rezervaciju, a mesta ostaju zadržana do roka za plaćanje.

Unesite pravila otkazivanja u uslove pre nego što otvorite prodaju, uključujući i to da li se imena na ulaznicama mogu menjati. Kod personalizovanih ulaznica gosti sami menjaju ime do roka koji odredite. Ako se sve rasproda, lista čekanja nudi vraćene ulaznice onima koji su tražili da budu obavešteni, redosledom prijavljivanja.

Za hotele: večera sa noćenjem

Gosti često traže gala večeru sa noćenjem. Noćenje ostaje u vašem hotelskom sistemu; večera se i dalje može prodavati kao ulaznica. Jedno čisto rešenje je skrivena ulaznica za večeru koja se otvara samo uz vaučer kod koji dajete gostima koji su rezervisali sobu. Tako imate jedan plan stolova i jedan spisak za kuhinju za sve.

Sama noć

Event Ticket Hub skener proverava potpisane QR kodove čak i kada Wi-Fi zakaže, a blagajna prodaje poslednje ulaznice za žurku za gotovinu ili karticu i zatvara smenu Z izveštajem. Više u vodiču za blagajnu.

Kontrolna lista

• Format i vrste ulaznica određeni, cena proverena u kalkulatoru
• Sala nacrtana: po mestu, ceo sto ili oboje
• Pitanja o alergijama i meniju obavezna po ulaznici
• Uslovi objavljeni, rok za meni određen
• Telefoni za ulaz povezani dan ranije