Novogodišnje žurke: kontrolna lista za planiranje za objekte

Ova kontrolna lista za planiranje novogodišnjih žurki namenjena je objektima: hotelu, restoranu ili event prostoru koji u decembru prodaje zajedničke žurke. Tih večeri više firmi i grupa rezerviše mesta na istoj žurci: večera od tri jela, piće dobrodošlice, DJ i igranka do kasno. Takve večeri mogu da popune desetak petaka i subota zaredom i donose više pitanja, izmena menija i faktura nego bilo koji drugi mesec.

Lista prati sezonu od prvog koraka planiranja do poslednje večeri i obuhvata ono što organizator iz firme na drugoj strani očekuje od vas, jer ta osoba odlučuje gde će njen tim ići sledeće godine. Kasno počinjete? Niže u tekstu postoji verzija za četiri nedelje.

Zajedničke žurke ili ekskluzivni zakup?

Većina objekata nudi dva proizvoda, a oni se planiraju različito:

• Zajedničke žurke. Vi određujete datume, meni i cenu po osobi. Grupe iz različitih firmi rezervišu mesta, od nekoliko kolega do celog odeljenja, i sede za svojim ili zajedničkim stolovima.
• Ekskluzivni zakup. Jedna firma uzima celu salu za jedno veče. To je obično ugovor sa minimalnom potrošnjom, a ne prodaja ulaznica.

Ostatak ove liste odnosi se na zajedničke žurke.

Tri do četiri meseca ranije: postavite sezonu

• Izaberite datume. Obično svaki petak i subota od kraja novembra do pred praznike, plus nekoliko četvrtaka kada je potražnja velika.
• Odredite kapacitet po večeri. Brojite mesta sa stolovima raspoređenim za žurku, a ne po uobičajenom rasporedu restorana.
• Definišite paket. Piće dobrodošlice, tri jela sa izborom glavnog jela, kafa, DJ do tačno određenog vremena. Zapišite i šta nije uključeno.
• Odredite cenu po osobi. Pogledajte sledeći odeljak.
• Napišite uslove. Avans ili puna uplata, rok za konačan broj gostiju i izbor menija, šta se dešava kada se grupa smanji. Objavite ih pre prve rezervacije.

U aplikaciji Event Ticket Hub, aplikaciji za prodaju ulaznica u okviru KIMISUITE-a, cela sezona je jedan događaj sa nedeljnim nizom datuma (do 120). Svaka večer ima svoj broj mesta, svoju listu gostiju i svoje podatke o prodaji.

Cena po osobi: izračunajte je za svako veče

Svaka žurka ima fiksne troškove (DJ, dodatno osoblje, dekoracija) i troškove po gostu (hrana, piće dobrodošlice). Primer za jedno veče:

• Fiksni troškovi 900 EUR, hrana i piće 32 EUR po gostu, 120 mesta
• Planirate da prodate 75 % mesta, odnosno 90 gostiju
• 900 / 90 = 10 EUR fiksnih troškova po gostu, plus 32 EUR: 42 EUR
• Uz pretpostavljenu proviziju za plaćanje od 3 %, cena na pragu rentabilnosti je 42 / 0,97 = 43,30 EUR
• Za 600 EUR profita po večeri: 50,17 EUR
• Pri planiranoj ceni od 49 EUR, pokrivate troškove posle 58 gostiju

U ovom primeru nije uračunat PDV. Izračunajte svoje brojke u kalkulatoru cene ulaznica sa svojom provizijom za plaćanje i stopom PDV-a za ulaznice, a slabije večeri cenite posebno: četvrtak popunjen 50 % traži drugačiju cenu od rasprodate subote.

Tokom dvanaest večeri male naknade po ulaznici se saberu. Kalkulator naknada za ulaznice pokazuje koliko naknade za prodaju ulaznica koštaju tokom cele sezone.

Dva do tri meseca ranije: otvorite prodaju

• Cena za ranu rezervaciju. Dajte joj period prodaje koji se završava na datum koji vi izaberete, tako da se redovna cena uključi sama.
• Ograničenje po porudžbini. Postavite maksimum po porudžbini kako jedna firma ne bi zauzela sva mesta u najposećeniju subotu.
• Pitanje o meniju za svakog gosta. Obavezno pitanje sa izborom vaših predjela i glavnih jela pretvara se u tačne brojke po večeri. Dodajte i drugo pitanje za alergije i posebne režime ishrane.
• Uplata na račun. Mnoge firme plaćaju preko računa. Kada je ova opcija uključena, vaši bankovni podaci stižu uz rezervaciju, a mesta ostaju rezervisana do roka za uplatu.
• Podaci o firmi. Organizatori pri plaćanju unose naziv firme, adresu i PIB, pa je faktura ispravna iz prvog pokušaja.
• Prvo vaši stari klijenti. Pošaljite mejl prošlogodišnjim organizatorima pre nego što počnete sa oglašavanjem. Vaučer kod može da otključa skrivenu ulaznicu po ceni za ranu rezervaciju samo za njih.

Šta organizatoru iz firme treba od vas

Zamislite osobu iz računovodstva ili HR-a kojoj je rečeno da „sredi novogodišnju žurku“. Njoj treba:

• Jedna cena po osobi koju može da unese u budžet, uz spisak onoga što je uključeno
• Jedna porudžbina za ceo tim, a ne 14 odvojenih uplata
• Faktura na ime firme
• Vreme da prikupi imena i izbor menija i jasan rok za konačan broj gostiju
• Potvrda koju može da prosledi kolegama

U aplikaciji Event Ticket Hub organizator rezerviše sva mesta u jednoj porudžbini i za svaku ulaznicu unosi izbor menija. Uz personalizovane ulaznice, imena mogu da se menjaju na stranici porudžbine do roka koji vi odredite, što pomaže kada se neko razboli. Organizator u svakom trenutku može ponovo da pronađe rezervaciju pomoću broja porudžbine i mejl adrese.

Mesec dana ranije: držite brojke pod kontrolom

• Pratite prodaju po večeri i slabije večeri gurajte u marketingu.
• Podsetite organizatore na rok za izbor menija.
• Predajte kuhinji prvi broj gostiju po večeri i planirajte osoblje prema stvarnim brojkama.
• Telefonske rezervacije unosite ručno: sami kreirate porudžbinu, plaćenu ili sa otvorenom uplatom, a ulaznice se šalju mejlom.

Kasno počinjete: verzija za četiri nedelje

Ako je prva žurka udaljena samo nekoliko nedelja, svedite listu na ono što štiti samo veče:

1. Objavite datume, paket i jednu cenu po osobi. Preskočite cenu za ranu rezervaciju.
2. Pitanja o meniju i alergijama učinite obaveznim za svaku ulaznicu od prve rezervacije.
3. Rok za izbor menija postavite desetak dana pre svake večeri i navedite ga u uslovima.
4. Lično pozovite prošlogodišnje organizatore i unesite njihove rezervacije kao ručne porudžbine.
5. Povežite telefone za ulaz pre prve večeri.

Same žurke

• Pre svake večeri: odštampajte listu gostiju sa ulaznicama i izborom menija ili je izvezite u Excel za raspored sedenja.
• Na ulazu: grupe stižu u razmaku od par minuta. Vaš tim skenira ulaznice telefonom, pretražuje po imenu kada neko zaboravi svoju i odjednom čekira celu grupu.
• Posle svake večeri: izveštaj o prodaji po datumu prikazuje bruto prodaju, povraćaje novca i check-in, pa znate koje večeri vredi ponoviti.

Januar: planirajte sledeću godinu

• Zabeležite koje su večeri prve rasprodate, a za koje su bili potrebni popusti.
• Pitajte nekoliko organizatora šta im je olakšalo ili otežalo rezervaciju.
• Sačuvajte njihove kontakt podatke za mejling sledeće godine. Ako je Contacts deo vašeg radnog prostora, kupci iz aplikacije Event Ticket Hub tamo stižu bez duplikata.

Kontrolna lista ukratko

• Datumi, kapacitet, paket i cena po večeri utvrđeni
• Uslovi sa avansom, rokom i izmenama objavljeni
• Ograničenje po porudžbini postavljeno, pitanja o meniju i alergijama obavezna za svaku ulaznicu
• Uplata na račun i podaci o firmi pri plaćanju uključeni
• Prošlogodišnji organizatori kontaktirani prvi
• Lista gostiju po večeri odštampana za kuhinju i salu
• Telefoni za ulaz povezani, pretraga gostiju spremna