Un ristorante può ricevere prenotazioni in due modi di base. Un portale di prenotazione mostra i tuoi tavoli liberi all'interno di un'app marketplace e li conferma subito, in base alle regole di capienza impostate lì. Una richiesta di tavolo arriva invece dal tuo sito web, e il tuo staff la accetta o la rifiuta, di solito nel giro di pochi minuti. Funzionano entrambi. Risolvono problemi diversi, e molti ristoranti che cercano un'alternativa al proprio portale di prenotazione si stanno in realtà chiedendo quale dei due serva loro.
Questo articolo mette a confronto i due approcci in modo onesto e ti propone poche domande per decidere.
Cosa fa bene un portale di prenotazione
I portali sono prima di tutto marketplace e solo in secondo luogo sistemi di prenotazione. I loro punti di forza:
- Nuovi ospiti ti trovano. Le persone sfogliano l'app, filtrano per zona e cucina e scoprono ristoranti che non conoscevano. Per un locale appena aperto o in una zona turistica, questa visibilità può valere molto.
- Conferma immediata. L'ospite sceglie un orario e riceve la conferma senza attendere.
- Regole di capienza. Definisci dimensioni dei tavoli, durata dei turni e coperti per fascia oraria; il sistema riempie la sala.
- Recensioni e programmi fedeltà all'interno dell'app.
Il prezzo è di solito doppio: una commissione (per ospite prenotato, un canone mensile o entrambi, a seconda del portale e del contratto; verifica il listino aggiornato) e il rapporto con il cliente. L'ospite ha prenotato "tramite l'app", spesso ne riceve poi il marketing e la volta successiva potrebbe prenotare dal ristorante accanto, dalla stessa schermata.
Cosa fa bene una richiesta di tavolo
Una richiesta è un modulo di prenotazione sul tuo sito, con il tuo design e le tue regole:
- L'ospite è il tuo ospite. Ti ha trovato, ha prenotato sul tuo sito e i suoi dati restano a te.
- Decidi tu su ogni prenotazione. Un tavolo da otto in un sabato pieno, un gruppo che vuole la terrazza, un cliente che conosci: il tuo staff valuta prima di dire sì.
- Nessuna commissione per ospite a terzi sulle prenotazioni che arrivano dal tuo sito.
- Spazio per richieste particolari. Un campo note, una zona preferita, un compleanno.
Il compromesso è che l'ospite attende la tua risposta e nessun nuovo cliente ti scopre tramite un marketplace. Inoltre la richiesta funziona solo se qualcuno risponde in fretta: una richiesta lasciata in sospeso per tre ore è un tavolo perso.
Cinque domande per decidere
- Da dove arrivano oggi i tuoi ospiti? Se la maggior parte ti conosce già, perché passa davanti, torna o arriva dal tuo sito e dai social, un modulo di richiesta sul sito li intercetta senza intermediari. Se dipendi dalla scoperta, un portale porta persone che altrimenti non raggiungeresti.
- Quanto è pieno il locale nelle ore di punta? Una sala che si riempie da sola ogni venerdì ha bisogno più di regole di capienza che di visibilità. Una sala con tavoli vuoti il martedì ha bisogno più di visibilità che di regole.
- Qualcuno può rispondere entro pochi minuti durante l'orario di apertura? Se sì, le richieste risultano quasi rapide quanto la prenotazione immediata. Se nessuno controlla le notifiche, usa da qualche parte la prenotazione immediata.
- Quanto sono grandi i tuoi tavoli e gruppi? Gruppi numerosi o misti, sale riservate e menu fissi si gestiscono meglio come richieste.
- Quanto ti costa un no-show? Inserisci i tuoi numeri nel calcolatore del costo dei no-show e confronta quella cifra con quanto costerebbe un portale per le stesse prenotazioni.
Molti ristoranti combinano le due soluzioni: un portale per farsi scoprire e per alcuni tavoli, e il proprio sito per i clienti abituali, i gruppi e chi li conosce già. A quel punto conta avere un unico luogo in cui confluiscono tutte le prenotazioni, così nessun tavolo viene venduto due volte.
Cosa fa funzionare le richieste nella pratica
- Mostra gli orari di apertura reali, con pranzo e cena come fasce separate e i giorni speciali.
- Imposta online un preavviso minimo e un numero massimo di persone, così nessuno chiede un tavolo da dodici tra venti minuti.
- Ricevi notifiche immediate sul telefono, non un'email a fine giornata.
- Conferma o rifiuta indicando un motivo, così l'ospite sa come stanno le cose.
- Dai all'ospite la possibilità di disdire, così ricevi la disdetta invece di ritrovarti con un tavolo vuoto.
- Pianifica la sala giorno per giorno, così vedi quali tavoli sono occupati prima di confermare.
Come Restaurant Hub gestisce le richieste di tavolo
In Restaurant Hub, l'app per menu e prenotazioni di KIMISUITE, gli ospiti prenotano tramite un widget Table Booking sul tuo sito, creato con Widget Creator. Ogni prenotazione arriva come richiesta che il tuo staff approva o rifiuta, con un motivo inviato all'ospite. Restaurant Hub non accetta prenotazioni in automatico in base alla capienza: è sempre il ristorante a confermare.
Cosa puoi impostare e vedere:
- Regole di prenotazione: preavviso minimo, numero massimo di ospiti per prenotazione online e griglia oraria; il server verifica orari di apertura, giorni di chiusura, preavviso e dimensione del gruppo prima di accettare una richiesta
- Orari di apertura con due fasce orarie per giorno della settimana e orari speciali o giorni di chiusura per data
- Sale e tavoli, per esempio sala interna e terrazza, e una piantina giornaliera con tavoli liberi e occupati
- Avvisi immediati su Telegram per ogni nuova richiesta e per le disdette degli ospiti, ogni membro dello staff nella propria chat
- Un link per l'ospite nell'email di conferma per visualizzare o disdire la prenotazione o salvarla nel proprio calendario; quando un ospite disdice, il ristorante riceve un'email
- Prenotazioni manuali per quelle telefoniche, liste stampabili e segnaposto pieghevoli per ogni prenotazione
Maggiori dettagli sulla funzione in prenotazione tavoli per ristoranti e sui prezzi senza commissioni per coperto in prenotazioni senza commissioni per coperto.
